Archivierung

AutoArchivierung

Prinzipiell hält Outlook seine Daten wie auch der Exchange-Client auf dem Exchange Server.  Da jedoch der Platz auf dem Server beschränkt ist, ist es notwendig, dass alte Elemente archiviert werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass Anwender auch ohne Kontakt zum Server arbeiten können. Aus diesem Grund lässt sich Outlook so konfigurieren, dass der Inhalt des Postfachs im Offline-Ordner gespiegelt wird.

Vom Postfach...

Das Postfach ist in der Strukturansicht mit dem Namen des Benutzers gekennzeichnet (hier: Renke Holert).

Über einen rechten Mausklick auf das Postfach- bzw. Outlook Heute-Symbol und können dessen Eigenschaften angezeigt werden.

Die Ordnergröße kann man über den gleichnamigen Button ermitteln.

Outlook zeigt dann die Größe jedes einzelnen Unterordners sowie die Gesamtgröße des Postfachs an.

...in den Persönlichen Ordner (PST)

Der persönliche Ordner, der in der Ordnerliste als "Ordner archivieren" zu sehen ist, dient der Archivierung alte Elemente und liegt lokal auf der Festplatte des Anwenders. Er wird  über das Menü Extras - Optionen - Dienste - Hinzufügen installiert.

Standardmäßig wird die Bezeichnung "Ordner archivieren" vorgeschlagen.

Über "AutoArchivierung alle ... Tage" lässt sich einstellen, wie oft Outlook nachschauen soll, ob Elemente archiviert werden müssen.

Welche Elemente wann archiviert werden sollen, lässt sich für jeden Ordner über den Eigenschaften-Dialog individuell festlegen (Klick mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner - Eigenschaften - AutoArchivierung). 

Hier ist das Register für den Posteingang dargestellt.