Microsoft Outlook Aufgaben

Das Aufgabenmanagement in Outlook geht über das Führen einer Aufgabenliste hinaus. Aufgaben können delegiert und leicht überwacht werden.

Aufgabenliste führen

Entsprechend einem Filofax können in Outlook Aufgabenlisten geführt werden. Zusätzlich lassen sich Filter verwenden, um zum Beispiel nur unerledigte Aufgaben zu zeigen. Über die Sortierfunktion kann nach jedem beliebigen Feld wie Fälligkeitsdatum oder Priorität sortiert werden.

Wiedervorlage

Über die Erinnerungsfunktion können Aufgaben auf Wiedervorlage gelegt werden, damit sie nicht vergessen werden.

Aufgaben delegieren (Aufgabenanfrage verschicken)

In Outlook angelegte Aufgaben lassen sich delegieren. So kann eine Aufgabe wie eine E-Mail delegiert werden. Der Empfänger kann dann entscheiden, ob er sie übernehmen oder ablehnen möchte. Übernimmt er die Aufgabe, so wird sie in seine Aufgabenliste übertragen. Auf Wunsch wird bei Veränderung des Status automatisch ein Report an den Delegierenden übermittelt (vgl. Aufgabenoptionen).

Aufgaben überwachen

Wurde beim Delegieren die Option "Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern" aktiviert, so bleibt eine Kopie der Aufgaben in der Aufgabenliste des Delegierenden. Diese wird bei Änderungen automatisch aktualisiert, d.h. sie wird z.B. ebenfalls abgehakt, wenn die übertragene Aufgabe erledigt ist (vgl. Aufgabenoptionen).

Integration in Microsoft Project

Wenn die Projektleiter Ihre Projekte mit Microsoft Project planen, dann können über die Teammanagementfunktionen von Project automatisch Ressourcenanfragen generiert werden und an Projektmitarbeiter verschickt werden. Nimmt ein Projektmitarbeiter einen angefragten Vorgang an, so wird er automatisch in die Aufgabenliste in Outlook übernommen.

Hinweis: Diese Funktion wird in den neueren Versionen von Microsoft Project nicht mehr von Microsoft unterstützt, stattdessen lässt sich das Add-On Allocatus für diesen Zweck einsetzen.