Microsoft Office Project Professional und Project Server 2007

Produktübersicht

Renke Holert (Buchautor und MVP, www.holert.com)

Voraussetzung für den Einsatz von Project Server ist, dass jeder Projektleiter über eine Version von Microsoft Office Project Professional verfügt (vgl. auch Produktübersicht Project Standard). Project Server wendet sich nicht nur an Projektleiter, sondern stellt jedem Projektbeteiligten genau die Informationen und Rückmeldemöglichkeiten zur Verfügung, die er im Rahmen seiner Mitarbeit am Projekt benötigt. Zu diesem Projektbeteiligten gehören neben dem Projektleiter u.a. Projektmitarbeiter, Ressourcenmanager und Führungskräfte.

Project Professional und Project Server stellen damit die mehrplatzfähige Netzwerkversion der gemeinhin als MS Project bekannten Projektmanagementlösung dar. Der Project Server ist das zentrale Element der Lösung, worauf die Projektleiter mit Project Professional und alle anderen Projektbeteiligten über die Weboberfläche des Project Web Access zugreifen. Der Server dient dabei u.a. zur zentralen Datenhaltung, der Vereinheitlichung der Programmfunktionen und der Steuerung des Zugriffs. Da der Server alle Daten zentral in seinen Datenbanken speichert, entfällt die Verwendung von lokalen mpp-Dateien. Es existiert auf den Arbeitsplätzen der Projektleiter nur noch eine im Hintergrund synchronisierte Kopie der Projektpläne, sodass die Projektpläne auch bei fehlender Verbindung zum Server zur Verfügung stehen. Der Server sorgt dafür, dass für jeden Projektplan die gleichen Standards gelten, z.B. können Ansichten oder Felder zentral definiert werden. Auch stellt der Server sicher, dass jeder nur das sieht, was für ihn relevant ist und im Rahmen des Sicherheitskonzeptes freigegeben wurde.

Im Nachfolgenden werden wir die Project Professional und Project Server bestehende Lösung zum unternehmensweiten Projektmanagement (Enterprise Project Management = EPM) nur als Project Server bezeichnen. Zur Microsoft EPM Lösung gehört auch der Project Portfolio Server. Diese ist nicht Gegenstand dieses Artikels, sondern wird in einer separaten Produktübersicht in diesem Buch beschrieben. Der Project Server zielt auf das Management eines gesamten Projektbereiches ab, d.h. es können nicht nur einzelne Projekte mit seiner Hilfe u.a. geplant und gesteuert werden, sondern alle Projekte eines Bereichs (vgl. Abbildung oben), alle nicht projektbezogenen Aktivitäten, wie z.B. Wartungsaufgaben und auch alle Abwesenheiten. Dadurch eignet er sich auch für das projektübergreifende Ressourcenmanagement sowie das Portfolio- und Programmmanagement inkl. dem Management von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten.

Project Server kann bei der Beantwortung der gleichen Fragen helfen wie die Standard Version (vgl. auch Produktüberblick Project) und darüber hinaus:

• Welche Arbeiten sind nötig, um die Ziele des Projektportfolios, -programms oder einzelnen Projektes zu erreichen?
• Wann brauchen wir welche Ressourcen?
• Schaffen wir alle geforderten Arbeiten mit den gegebenen Ressourcen? Wenn nicht, welche Projekte sind davon betroffen?
• Wie groß ist die Auslastung in welchen Bereichen? Welche Kompetenzen bzw. Kapazitäten fehlen?
• Wann können die einzelnen Projekte mit den gegebenen Ressourcen fertiggestellt werden?
• Welcher Istaufwand ist bereits angefallen? Wie viel hiervon ist verrechenbar? Wie groß ist das Restbudget?
• Was sind die voraussichtlichen Gesamtkosten für das Projektportfolio, -programm oder ein einzelnes Projekt?
• Wie groß ist der Deckungsbeitrag für eine bestimmte Periode für das Unternehmen oder den Bereich?

Die Fähigkeit, diese Fragen mit ausreichender Qualität beantworten zu können, ist im heutigen Wirtschaftsleben einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren. Nur dann ist bei häufigen Änderungen der Anforderungen an Unternehmen und ihren Leistungen, bei gleichzeitig hoher Komplexität und hohen Investitionskosten eine profitable Wertschöpfung möglich. In vielen Fällen betrifft dies nicht nur den Projektbereich eines Unternehmens, sondern auch alle anderen Bereiche, da die Projektarbeit in vielen Fällen die Grundlage für die Leistungserstellung schafft, z.B. durch Entwicklung von neuen Produkten im Rahmen von Entwicklungsprojekten.

Letztlich geht es um die Aufgabe, die Projektarbeit besser planbar und steuerbar zu machen, um u.a. die Risiken zu minimieren. Der wesentliche Beitrag hierfür resultiert in erste Linie aus kompetenten Projektmanagern. Diese werden diese Aufgabe jedoch nur dann erfolgreich lösen können, wenn ihnen das hierfür nötige Instrumentarium, bestehend aus einer ausgereiften Methodik und Software, zur Verfügung steht. Project Server ist methodisch neutral, d.h. es kann z.B. zum Projektmanagement nach PMI, Prince 2 oder IPMA/GPM eingesetzt werden. Wir verwenden hier die Begrifflichkeit des Project Management Institutes (PMI), da dieses der weltweit bedeutendste Standard ist. Im Abschnitt Microsoft Office Project Server - im Detail stellen wir exemplarisch die Umsetzung einiger der nach diesem Standard definierten Prozesse mit Project Server dar.

Project Server ist Bestandteil des Microsoft Office Systems und setzt auf den Windows SharePoint Services auf. Er stellt dabei einen zusätzlichen Dienst für SharePoint bereit, wie es auch der SharePoint Server mit seinen Diensten, wie z.B. Excel Services, Search Services, etc. macht. Das bedeutet auch, dass Project Server in eine bestehende SharePoint Server Farm installiert werden kann und sich dann nahtlos integriert. Die Integration besteht neben der Verwendung derselben Infrastruktur auch darin, dass für jedes Projekt ein SharePoint Arbeitsbereich erstellt wird. Dieser erlaubt u.a. die Ablage von Dokumenten mit Bezug auf Projektvorgänge, das Management von offenen Punkten und Risiken. Für die Auswertung setzt der Project Server auf die Analysis Services des SQL Servers, sodass projekt- und ressourcenübergreifende Auswertungen mit Excel PivotCharts und PivotTables einfach möglich sind (siehe Abbildung oben).

Wie auch bei Project Standard zeichnet sich der Project Server durch eine Vielzahl von Programmierschnittstellen aus, die Drittanbietern die Schaffung von Lösungen, z.B. für die Integration in andere IT-Systeme, erleichtern. Stellvertretend seien hier die Integration in andere Anwendungen, wie z.B. Lotus Notes, Microsoft Exchange Server oder Windows Mobile, genannt.

Office Project Server – im Detail

Wie im vorangehenden Abschnitt beschrieben, eignet sich Project Server z.B. für das Projektmanagement auf Basis der Methodik des Project Management Institutes (PMI). Das PMI beschreibt in seinem Project Management Body of Knowledge zu jeder Prozessgruppe eine Vielzahl von Projektmanagementprozessen. Nachfolgend beschreiben wir exemplarisch die Umsetzung einiger Prozesse für die Rollen Projektleiter (vgl. Produktüberblick von Project in diesem Buch), Projektmitarbeiter, Ressourcenmanager und Führungskräfte mit Project Server. Eine ausführliche Darstellung der wichtigsten Prozesse finden Sie in unserem Buch (s.u.).

Projektleiter

Durch die zentrale Speicherung der Ressourcen im Project Server kann der Projektleiter aus diesem Ressourcenpool das Projektteam zusammenstellen. Hierbei kann der Projektleiter z.B. die Qualifikation der Ressourcen und deren Verfügbarkeit erkennen. Die Verfügbarkeit ergibt sich aus der Gesamtarbeitszeit abzüglich der Abwesenheitszeiten, der nicht projektbezogenen Zeiten und der bereits verplanten Zeiten in anderen Projekten (vgl. Abbildung unten)

Falls in dem Projekt des Projektleiters Vorleistungen aus anderen Projekten benötigt werden und/oder Leistungen für andere Projekte erstellt werden, können diese Abhängigkeiten in den jeweiligen Projektplänen hinterlegt werden (siehe Abbildung unten). Auf diese Art und Weise können Abweichungen schnell erkannt werden. Dabei macht die Software nur auf die Abweichungen aufmerksam, nimmt jedoch keine eigenständigen Änderungen vor (Soft Link).

Der Projektleiter kann zu jedem Vorgang ein oder mehrere Dokumente hinterlegen, z.B. für die Dokumentation der Ergebnisse eines Vorgangs. So können alle Projektbeteiligten auf einfache Art und Weise auf einen zentralen Ort zugreifen, der auch die Versionierung automatisch übernimmt (vgl. Abbildungen unten).

Projektmitarbeiter

Ohne eine Version von Project zu benötigen, erhalten Projektmitarbeiter über den Project Web Access Zugriff auf den aktuellen Projektplan. Die Abbildung unten zeigt zudem in der Indikatorspalte den Hinweis auf ein verknüpftes Dokument. Entsprechend der Berechtigungen sehen die Projektmitarbeiter so z.B. die Termine, jedoch keine Kosten.

Neben dem Projektplan erhalten die Projektmitarbeiter zudem eine personalisierte Ansicht, in der alle aktuellen Vorgängen aus allen Projekten angezeigt werden, an denen diese mitarbeiten (vgl. Abbildung unten). Über diese Ansicht können die Projektmitarbeiter auch aktuellen Fortschritt zurückmelden, sodass der Projektleiter diese automatisiert oder teilautomatisiert in den Projektplan übernehmen kann. Der Project Server berechnet dann entsprechend der logischen Struktur des Projektplans-, evtl. verknüpfte Vorgänge automatisch neu und aktualisiert ggf. nach manuellem Eingriff des Projektleiters die Projektstatusberichte.

Neben der an den Projektleiter gerichteten Fortschrittserfassung verfügt der Project Web Access zudem über eine Aufwandserfassung, gewissermaßen einem Stundenzettel, der z.B. an den Ressourcenmanager geschickt werden kann. Dieser kann diesen dann genehmigen und z.B. als Grundlage für die Rechnungsprüfung an die Buchhaltung weiterleiten (vgl. Abbildung unten).

Ressourcenmanager

Der Ressourcenmanager kann durch zentrale Auswertungen stets ermitteln, wie die Ressourcen ausgelastet sind. Dies schafft die Grundlage, um schnell auf Änderungen zu reagieren, z.B. Umplanung wg. Verzögerungen bei der Projektarbeit oder Abwesenheit durch Krankheit, neue Projekte etc. Somit kann der Ressourcenmanager aktiv auf die Projektleiter zugehen, um ihnen Umplanungen zu empfehlen und ggf. aktiv den Ressourcenpool anzupassen.

Wenn im Project Server die Qualifikationen der Ressourcen hinterlegt werden, unterstützt der Project Server den Ressourcenmanager zudem bei der Analyse des Ressourcenpools, um geeignete freie und qualifizierte Ressourcen auch standortübergreifend zu ermitteln. So kann der Ressourcenbedarf einfach mit dem Ressourcenangebot verglichen werden und z.B. durch Qualifizierungs- und Rekrutierungsmaßnahmen aneinander angeglichen werden.

Führungskräfte

Führungskräfte benötigen für ihre Arbeit einen Überblick über die Grenzen eines einzelnen Projektes hinaus. Im Projekt Web Access finden sie eine zusammenfassende Darstellung aller Projekte z.B. gruppiert nach Programmen oder Portfolios. Das Multiprojektmanagement wird dabei durch integrierte Verfahren zu Abweichungsanalyse vereinfacht. Z.B. können durch Ampelindikatoren Abweichungen bezüglich der Termine und Kosten auf grafische Art und Weise visualisiert werden (vgl. Abbildung am Anfang des Artikels). Zu jedem Zeitpunkt kann die Führungskraft dann in einem Drill-down den zugehörigen Projektplan anzeigen, um etwaige Abweichungen tiefergehend zu analysieren (vgl. Abbildung unten).

Numerische und grafische Berichte können nach individuellen Bedürfnissen leicht angepasst und die Werte beliebig aggregiert werden. So können beispielsweise die Ressourcenauslastung, Abweichung des geplanten und aktuellen Aufwands, kumulierte Gesamtkosten über alle Projekte (vgl. Abbildung unten), Aufwand über alle Projekte und Ressourcen oder nur Teile hiervon berechnet werden. Ebenso lassen sich diese Auswertungen nach Bereichen oder Perioden wie z.B. dem Quartal eines Geschäftsjahrs abgrenzen.

Gerade für Führungskräfte kann der Portfolio Server die Auswahl und Steuerung von Projekten in Abstimmung mit den Unternehmenszielen noch weiter standardisieren und vereinfachen. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Produktüberblick zum Portfolio Server in diesem Buch und in unserem Buch (s.u.).

Office Project Server – Literaturhinweise

Microsoft Office Project 2007 – Das Profibuch

von Renke Holert, Verlag: Microsoft Press, ISBN 9783866454101