 Aufgaben
Das Aufgabenmanagement in Outlook geht über das Führen
einer Aufgabenliste hinaus. Aufgaben können delegiert und leicht überwacht werden.
Entsprechend einem Filofax können in Outlook
Aufgabenlisten geführt werden. Zusätzlich lassen sich Filter verwenden, um zum
Beispiel nur unerledigte Aufgaben zu zeigen. Über die Sortierfunktion kann nach jedem
beliebigen Feld wie Fälligkeitsdatum oder Priorität sortiert werden.
Über die Erinnerungsfunktion können Aufgaben auf Wiedervorlage gelegt werden, damit
sie nicht vergessen werden.
In Outlook angelegte Aufgaben lassen sich delegieren. So kann eine Aufgabe wie eine
E-Mail delegiert werden. Der Empfänger kann dann entscheiden, ob er sie übernehmen oder
ablehnen möchte. Übernimmt er die Aufgabe, so wird sie in seine Aufgabenliste
übertragen. Auf Wunsch wird bei Veränderung des Status automatisch ein Report an den
Delegierenden übermittelt (vgl. Aufgabenoptionen).
Wurde beim Delegieren die Option "Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner
Aufgabenliste speichern" aktiviert, so bleibt eine Kopie der Aufgaben in der
Aufgabenliste des Delegierenden. Diese wird bei Änderungen automatisch aktualisiert, d.h.
sie wird z.B. ebenfalls abgehakt, wenn die übertragene Aufgabe erledigt ist (vgl. Aufgabenoptionen).
Integration in Microsoft Project
Wenn die Projektleiter Ihre Projekte mit Microsoft
Project planen, dann können über die Teammanagementfunktionen von Project automatisch
Ressourcenanfragen generiert werden und an Projektmitarbeiter verschickt
werden. Nimmt ein Projektmitarbeiter einen angefragten Vorgang an, so wird er
automatisch in die Aufgabenliste in Outlook übernommen.
Hinweis: Diese Funktion wird in den neueren Versionen von Microsoft Project
nicht mehr von Microsoft unterstützt, stattdessen lässt sich das Add-On
Allocatus für diesen
Zweck einsetzen.
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