Kalender

Kalender

Der Kalender von Outlook basiert auf den Funktionen von Schedule+ wurde jedoch wesentlich erweitert und benutzerfreundlicher gestaltet. Neu ist auch, dass die Termine wie E-Mails, Aufgaben usw. auch auf dem Exchange Server gespeichert werden, sodass sie von jedem beliebigen Arbeitsplatz entsprechend der zugeteilten Rechte eingesehen werden können.

Wochenansicht

Die Wochenansicht lässt sich in Outlook darstellen, indem man mit der Maus die zu zeigenden Tage (hier fünf) mit der Maus im Datumswähler markiert.

Besprechungsanfrage

Besprechungen sind Termine, an denen andere Personen beteiligt sind. Outlook unterstützt den Anwender bei deren Planung und Organisation.

Erhält eine zu einer Besprechung eingeladene Person eine Besprechungsanfrage, so kann sie sich den Termin in ihrem Kalender anzeigen lassen und dann per Schaltfläche zusagen oder ablehnen.

Tipp: Sie können Termine auch mit Microsoft Project an Ihre Mitarbeiter senden, ohne dass Sie selbst wie bei der Besprechungsanfrage für den Termin eingeplant werden. Weitere Infos unter http://www.allocatus.com

Autozeitwahl

Um gezielt einen Termin ins Auge zu fassen, an dem alle gewünschten Teilnehmer Zeit haben und Ressourcen, wie z.B. Beamer und Besprechungsraum, frei sind, kann Outlook auf Basis der auf dem Exchange Server abgelegten Kalender Terminvorschläge unterbreiten.

Absagen und Verschieben von Terminen

Um einen Termin abzusagen, löschen Sie diesen einfach aus dem Kalender. Wählen Sie im darauf erscheinenden Dialog fest, dass Sie die Teilnehmer hiervon benachrichtigen möchten.

Verwaltung von Besprechungsraum & Beamer

Outlook kann bei der Besprechungsplanung auch berücksichtigen, ob Teilnehmer zwingend erforderlich sind oder nur optional teilnehmen sollen.

Lesen Sie auch den Grundlagenartikel zur Gruppenterminplanung mit Outlook