Wo ist Herr Müller? - Gruppenterminplanung mit Microsoft Outlook

Manchmal ist der einzige Weg, um wichtige Aufgaben zu lösen, alle Beteiligten zu einem Zeitpunkt an einen Tisch zu bringen. Aber solange Sie keinen sechsten Sinn haben, kennen Sie nicht die Terminkalender Ihrer Kollegen. Und gerade wenn Sie einen Termin gefunden haben, dann ändert sich irgendetwas. So fangen Sie von Neuem und von Neuem an, bis Sie schließlich das Treffen festgenagelt haben. Vielleicht brauchen Sie eine netzwerkbasierte elektronische Terminplanungslösung, mit der Sie alle Kalender online einsehen können, in Echtzeit, sodass Sie weniger Zeit für Koordination brauchen und mehr Zeit haben, wichtige Dinge zu erledigen.

An diese Lösung haben Sie besondere Ansprüche. Sie soll einfach zu bedienen sein, sich nahtlos in Ihre gewohnte Office Umgebung integrieren und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Schließlich sollen sich die Kosten in einem angemessenen Rahmen bewegen.

Ich skizziere Ihnen im folgenden, wie eine Lösung mit Microsoft Outlook und dem Microsoft Exchange Server aussieht, die diese Kriterien erfüllt.

Sie sind Organisator einer Besprechung. Sie tragen in das spezielle E-Mail-Formular "Besprechungsanfrage" alle Teilnehmer ein. Outlook sucht für Sie den nächsten freien Termin, an dem alle Teilnehmer Zeit haben, und schickt an diese automatisch per E-Mail Einladungen. Diese so angefragten Teilnehmer können dann entscheiden, ob sie den Termin annehmen und automatisch in ihren Kalender übertragen lassen oder ob sie ihn ablehnen. Sie bekommen die Ergebnisse automatisch übermittelt und haben so immer einen Überblick über die aktuellen Stand der Zu- und Absagen. Sollte eine Verschiebung der Besprechung notwendig sein, so können Sie wiederum auf Knopfdruck den nächsten freien Termin ermitteln, an dem alle Teilnehmer Zeit haben, und diese per Knopfdruck hiervon benachrichtigen lassen. Der Termin wird im Falle der Zusage dann automatisch in deren Kalendern verschoben.

Die Groupware Outlook ist neben der Terminplanung auch ein E-Mail-Client sowie eine Adress- und Aufgabenverwaltung. Sie wird standardmäßig mit Microsoft Office ausgeliefert und integriert sich nahtlos in die übrigen Anwendungen. Z.B. können Adressen einfach nach Word übernommen werden und Terminanfragen von Microsoft Project können z.B. mit Allocatus automatisch in Outlook eingetragen werden. Ihre Kollegen werden die Software gerne verwenden, da sie übersichtlich gestaltet ist und sich einfach bedienen lässt. Zudem ist es sehr wahrscheinlich, dass bereits jetzt viele Outlook auch privat für den Versand und Empfang von Internet-E-Mails verwenden, sodass sich die Schulungskosten in Grenzen halten.

Im Bereich der Terminplanung bringt Outlook in Verbindung mit dem Exchange Server im Unternehmen viele Vorteile. Ressourcenverantwortliche Personen bekommen leicht einen Überblick über alle Aktivitäten. Über eine ausgefeilte Rechteverwaltung kann genau festgelegt werden, wer welchen Kalender einsehen darf. Private Termine können besonders geschützt werden. Auch weitere Ressourcen wie Räume, Beamer und Autos können leicht verwaltet werden. Outlook stellt die Grundlage für die Beantwortung von Fragen wie Was machen Ihre Mitarbeiter heute?, Wer ist nächste Woche in Urlaub?, Wer arbeitet in Projekt A? und Wie ist die Abteilung ausgelastet?

Da Outlook und der Exchange Server integrale Bestandteile von Microsoft Office bzw. BackOffice sind, setzen sie auf eine erweiterbare, zukunftsfähige Lösung. Zu Outlook gibt es eine Vielzahl von Erweiterungen, u.a. zur Synchronisation von Terminen mit Palm-sized- und Handheld-PCs wie z.B. 3Com PalmPilot oder Microsoft Pocket PC sowie Mobiltelefonen wie z.B. Nokia 6210. Ebenso lassen sich Telefonnummern mit fast allen aktuellen Mobiltelefonen abgleichen. Der Exchange Server ist die strategische Plattform von Microsoft für alle Kommunikationslösungen inkl. Workflow- und Dokumentenmanagement.

All dies bekommen Sie zu einem vergleichsweise günstigen Preis. Falls Sie das Office Paket bereits besitzen, haben Sie bereits eine Lizenz für Outlook miterworben, sodass hierfür keine zusätzlichen Kosten entstehen. Ebenso ist der Exchange Server bereits im BackOffice Server enthalten. Für kleine Unternehmen gibt es diesen auch als preisgünstige Alternative in Form des Microsoft Small Business Servers. Der Server liefert ihnen über die Terminplanung hinaus einen kompletten Windows Server für die gemeinsame Benutzung von Druckern, Dateiverzeichnissen, Internet-Zugang, elektronischem Faxversand- und empfang, Datenbank, Intranet sowie vielem anderen mehr.

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