Öffentliche Ordner

Jeder von Ihnen kennt das Problem, dass er die täglichen Flut von E-Mails kaum noch bearbeiten kann. Besonders, wenn jemand für mehrere Tage nicht auf sein Postfach zugreifen konnte, läuft er Gefahr wichtige von weniger bedeutsamen Nachrichten kaum noch trennen zu können.

Insbesondere die Einrichtung von Verteilern führt dazu, dass jeder von uns E-Mails nur aufgrund seiner Mitgliedschaft in verschiedenen Arbeitsgruppen oder Funktionen erhält. Diese dienen oft nur der Kenntnisnahme oder der Archivierung. Viele von uns haben deshalb in ihrem persönlichen Ordner Unterverzeichnisse erstellt, in denen sie diese Korrespondenz ablegen. Zu der Lesezeit der E-Mail kommt noch der manuelle Verteilungsaufwand bei jedem Empfänger hinzu.

Wenn man von einem realistischen Posteingang von ca. 40 E-Mails pro Tag ausgeht, entstehen einem Unternehmen mit 300 Mitarbeitern mit einem durchschnittlichen Stundensatz von EUR 50,- und einer gemittelten Lesezeit von einer Minute pro Tag täglich Lesekosten in Höhe von EUR 10 000,-.

Ein Lösungsansatz hierzu sind Diskussionsgruppen, die von Microsoft Öffentliche Ordner genannt werden und im Internet unter der Bezeichnung Newsgroups sich großer Beliebtheit erfreuen. Diese können Sie auch Offline auf Ihrem Notebook nutzen. Wie das geht steht hier.

Neben der thematischen Sortierung durch den Absender entsteht durch die n:m Kommunikation weniger Mailverkehr, da im Gegensatz zu der 1:n Kommunikation eine Nachricht in einer Newsgroup nur einmal auf dem Server abgelegt ist und nicht in den persönlichen Postfächern aller Empfänger. Hierdurch wird sich die Frequenz der Mitteilung "Ihr Postfach hat die maximale Größe erreicht..." verringern. Zudem können längere Diskussionsfäden thematisch automatisch in sogenannten Threads sortiert und archiviert werden. Diese können je nach Wunsch auch für alle Mitarbeiter einsehbar sein.

Durch die Unterstützung der Internet-Standards durch unseren Exchange Server können zudem auch öffentliche Newsgroups in das Kommunikationssystem integriert werden. Als Start empfehlen wir Foren über Anwenderfragen zu Office Standardsoftware und Börsen für An- und Verkäufe.