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Was nützt mir ein Öffentlicher Kontakte-Ordner mit Datenbankanbindung?
Wo finde ich den Öffentlichen Ordner Kontakte-OrdnerDer Ordner Mitarbeiter liegt in Outlook im Öffentlichen Ordner wie in der Ordnerliste wie abgebildet:
Wie kann ich schnell auf den Ordner zugreifen?Wer nicht immer durch die ganze Hierarchie der Ordnerliste durchklicken möchte, kann den Ordner zu seinen Favoriten hinzufügen, indem er den Ordner mit der linken Maustaste anklickt, diese gedrückt hält und dann auf den Öffentlichen Ordner Favoriten zieht (Drag & Drop).
Wer lieber mit der Outlook-Leiste arbeitet, kann sich auf dieser eine Verknüpfung anlegen, indem er ebenfalls per Drag & Drop den Ordner Mitarbeiter von Favoriten auf die Outlook-Leiste zieht. Wie finde ich schnell einen Kontakt?Um schnell einen Kontakt zu finden, braucht man nur in der Ansicht "Adresskarten" die Anfangsbuchstaben des Nachnamens einzugeben. Outlook springt dann automatisch zu der ersten passende Kontaktkarte. Um beispielsweise "Renke Holert" zu finden, tippt man einfach "hol":
Wie kann ich auf den Ordner zugreifen, wenn ich mit dem Notebook unterwegs bin?Outlook kann jeden Öffentlichen Ordner, für den ein Verweis im Ordner Favoriten existiert automatisch mit dem Offline-Ordner synchronisieren. Hierzu braucht man nur mit der rechten Maustaste auf den Ordner mitarbeiter zu klicken, im Kontextmenü Eigenschaften auszuwählen. Im dann erscheinenden Dialog wechselt man auf das Register Synchronisierung und aktiviert im Optionsfeld Im Online- und Offlinebetrieb. Dass ein Ordner offline zur Verfügung steht, erkennt man an den zwei blauen Pfeilen, auf dem Ordnericon.
Nähere Informationen zum Offline-Betrieb gibt's im Outlook-Tutorial. Wie kann ich mir die Kontakte passend für meinen Filofax ausdrucken?Wenn Du noch zur aussterbenden Spezies der Papierbenutzer gehörst, die statt eines Palm-sized PCs oder Palm Pilots lieber ein FiloFax mit sich herumtragen, dann kannst Du über das Menü Ansicht - Drucken - Seite einrichten im Format aller gängigen Zeitplaner wie z.B. time/system, success, Chronoplan, Billfold oder Franklin die Adressen aller Mitarbeiter ausdrucken.
Wie kann ich die Adressen mit meinem PalmPilot oder Palm-sized PC sychronisieren?Mit der Synchronisationssoftware IntelliSync von PumaTech lassen sich Öffentliche Ordner mit dem PalmPilot synchronisieren. Die dem dem PalmPilot beiliegende Software PocketMirror kann dies nicht. Es gibt jedoch einen Workaround: Jeder Kontakt in dem Ordner Mitarbeiter ist mit einer speziellen Kategorie versehen. Sie können nun einfach alle Kontaktkarten mit der Maus markieren und in Ihren Kontakte Ordner im Postfach ziehen. Von da aus geht's dann mit der nächsten Synchronisation automatisch zum PalmPilot. Zwar können die Daten nicht automatisch mehr in Ihrem Kontakteordner im Postfach aktualisiert werden, aber Sie können über die Kategorie einfach die Adressen von Zeit zu Zeit dort löschen und dann erneut in den Ordner kopieren. Dieser Vorgang dauert bei ca. 500 Mitarbeitern nur ca. zwei Minuten. Wie generell eine Synchronisation zwischen Outlook und PalmPilot bzw. Palm-sized PC hergestellt werden kann, steht im Outlook-Tutorial Schön und gut. Aber wie kann ich Listen drucken?Um die Kontaktinformationen nicht als Karten, sondern als Liste anzuzeigen und zu drucken, kann man in eine der Standardlistenansichten wechseln, z.B. Telefonliste über Ansicht - Aktuelle Ansicht oder über die entsprechende Drop-down-Listbox in der Symbolleiste Erweitert:
In der Abbildung sind andere Spalten gezeigt, als in der Standardansicht. Die Spalten lassen sich festlegen über die Feldauswahl, die über den zweite Schaltfläche von rechts in der Symbolleiste Erweitert ausgewählt werden kann, oder über das Menü Ansicht - Aktuelle Ansicht - Spalten formatieren... (Mehr Informationen hierzu im Outlook-Tutorial). Die Adressen können beliebig nach nach jeder beliebiger Spalte (=Feld) gefiltert oder sortiert werden. Zum Sortieren klickt man einfach auf die entsprechende Spaltenüberschrift. Der dann erscheinende Pfeil zeigt die Sortierrichtung (aufsteigend oder absteigend). In der Abbildung wird nach Ort aufsteigend sortiert:
Wer kann meinen Öffentlichen Kontakte-Ordner an meine vorhandene Software anbinden?Mehr Infos auf Anfrage hier.
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© 1997-2007 Renke Holert
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