Outlook und Unerwünschte E-Mails (Spam)

Umgang mit unerwünschten E-Mails

Sobald man seine eigene E-Mail-Adresse auch nur eine andere Person weitergibt, besteht die Gefahr, dass man unerwünschte E-Mails erhält. Das Problem steigert sich stark, sobald man seine E-Mail-Adresse z.B. im Internet veröffentlicht.

Damit entsteht das Problem, dass jeder E-Mail-Nutzer täglich zwischen erwünschten und unerwünschten E-Mails sortieren muss. Aufgrund der starken Zunahme von offensichtlich unseriösen E-Mails entsteht durch das Sortieren jeden Tag ein großer Zeitaufwand zudem besteht die Gefahr, dass man gewünschte E-Mails nicht mehr wiederfindet. Hieraus besteht der Bedarf, die sogenannten Spam-E-Mails automatisiert zu filtern.

Grundsätzlich entsteht nun das Problem, dass die Filter auch E-Mails herausfiltern, die erwünscht waren, sodass weiterhin manuelle Nacharbeit erforderlich ist.

Microsoft Outlook Junk-E-Mail Ordner

Der Outlook Junk-E-Mail Ordner ist hierfür ein Beispiel, der seit Outlook 2003 verfügbar ist. E-Mails, die aufgrund der recht ausgefeilten Logik des Filter für unerwünscht empfunden werden, verschiebt Outlook automatisch in den Junk-E-Mail Ordner.

Microsoft veröffentlicht in regelmäßigen Abständen Aktualisierungen für den Junk-E-Mail-Filter, sodass sich die Qualität der Filterung kontinuierlich verbessert.

Exchange Server Intelligent Message Filtering (IMF)

Das Pendant zur client-seitigen Filterung ist der IMF. Hierbei wird die Verschiebung bereits auf dem Exchange Server vorgenommen, was inbesondere für Anwender ein Vorteil ist, die kein Outlook 2003 Client verwenden, z.B. mobile Benutzer von Pocket PCs.

Der IMF aktualisiert sich ebenfalls automatisch, sodass die Qualität der Filterung sich kontinuierlich verbessert. IMF kann auf der ersten Stufe so  konfiguriert werden, dass E-Mails in den Outlook-Junk-E-Mail verschoben werden soll. Zudem kann auf einer zweiten Stufe festgelegt werden, dass E-Mail zurückgewiesen/gelöscht oder arch werden.

NoSpam Proxy

Prinzipiell bleibt dabei das Problem, dass das manuelle Nacharbeit erforderlich ist. Eigene Erfahrungen mit beiden zuvorgenannten Filtern zeigen, dass beim Heraufsetzen der Zurückweisungsrate viele erwünschte E-Mails, wie z.B. Zusagen zu Besprechungsanfragen an den Absender zurückgeschickt werden, was unnötige Mehrarbeit generiert. Das Herabsetzen der Zurückweisungsrate wiederum führt dazu, dass sehr viel Spam zusammen mit erwünschten E-Mails im Junk-E-Mail landet, sodass die tägliche Durchsicht des Ordners erforderlich bleibt.

Ein sehr interessanter Ansatz ist der NoSpamProxy. Dieser arbeitet auch nach dem Zurückweisungsprinzip, lässt sich jedoch viel feiner justieren, sodass das Ergebnis besser ausfällt. Zudem ist er unabhängig von E-Mail Client und Server.

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