Produktbeschreibung

Das Add-On Allocatus überträgt Vorgänge als Termine oder Aufgaben in den Kalender bzw. die Aufgabenliste von Outlook oder Lotus Notes. D.h. der Projektmitarbeiter braucht nicht auf Project Web Access zuzugreifen, sondern kann in seiner vertrauten Umgebung auf Planungsdaten aus Project zugreifen und durch Bearbeiten des Termins bzw. der Aufgabe den Fortschritt und Aufwand zurückmelden. Die Lösung integriert sich nahtlos in Project 2007 und Project Server 2007.

Plan erstellt, gedruckt und nicht mehr aktualisiert

Häufig werden Projektpläne in einer frühen Phase des Projektes detailliert ausgeplant, jedoch im Verlauf des Projektes nur unzureichend aktualisiert. Die Erfassung von Projektzeiten läuft in vielen Fällen nur auf Projektebene separat und somit unabhängig von der Fortschrittserfassung. Die Folge ist ein unzureichender Überblick über den Status des Projektes, da die Datenbasis für wirksame Überwachungsmethoden wie die Ermittlung des Fertigstellungswertes (Earned Value Management) fehlt.

Dadurch, dass der Fortschritt und der Aufwand nicht auf Vorgangsebene erfasst werden, wird der Projektverlauf nicht detailliert dokumentiert, wodurch Erfahrungswerte für die bessere Planung zukünftiger, ähnlich gelagerter Projekte verloren gehen.

Der aktuelle Stand der Planung wird häufig nicht zeitnah und aussagekräftig an die einzelnen Projektmitarbeiter in übersichtlicher Form verteilt. Dadurch werden Terminüberschneidungen mit anderen Projekten bzw. Abwesenheitszeiten spät erkannt. Der Effekt verstärkt sich, wenn das Projektgeschäft durch eine hohe Frequenz an Änderungen geprägt ist.

In Kombination mit unzureichenden Aktualisierungen reduziert sich die Qualität der Planungsinformationen, sodass die Akzeptanz des Planungssystems bei den Beteiligten sinkt. In der Folge arbeiten die Projektmitarbeiter u.U. die Vorgänge nicht mehr anhand der aktuellen Prioritäten ab.

Akzeptanz der Standardfunktionen weiter verbessern

Häufige Gründe hierfür sind neben ungeeigneter Planungsstrukturierung und unzureichender Projektverfolgung auch nicht ausreichend einfach zu bedienende Werkzeuge. Neben allen Vorteilen, die Project Web Access in den Bereichen Meine Aufgaben und Meine Arbeitszeittabellen mit sich bringt, erfordert die Benutzung stets den Aufruf des Internet Explorers. Zudem ist für den Projektmitarbeiter nur bedingt erkennbar, wofür er an einem konkreten Tag mit welchem Aufwand eingeplant ist. Es fehlt eine ausreichend aussagekräftige Darstellung der Vorgänge in der vertrauten Arbeitsumgebung z.B. des Kalenders von Lotus Notes bzw. Outlook.

Auch für die Rückmeldung ist der Aufruf des Internet Explorers mit der korrekten Adresse nötig. Es muss der passende Vorgang gesucht werden, was je nach Umfang der Beteiligung an verschiedenen Vorgängen und Projekten Zeit kostet. Nach der Eingabe von Ist- und Rest-Aufwand (Aktuelle bzw. Verbleibende Arbeit) erfordert die Überprüfung der Eingabe z.B. der Vergleich mit der Präsenzzeit weitere Kopfarbeit, bevor dann in einem oder mehreren Schritten die Rückmeldung an den Projektleiter und ggf. Arbeitszeittabellen-Manager abgeschickt werden kann.

Allocatus vereinfacht die Planung und Steuerung

Allocatus kann die Kommunikation zwischen den Projektleitern und Projektmitarbeitern in den Planungs- sowie Überwachungs- und Steuerungsprozessen deutlich vereinfachen. Allocatus kann gemäß Definition vom Project Management Institute (PMI) dabei u.a. die Prozesse Ressourcenbedarfsschätzung, Entwicklung des Terminplans, Informationsverteilung und Fortschrittsberichtswesen unterstützen.

Für die Ressourcenbedarfsschätzung auf Vorgangsebene (6.3 Activity Resource Estimating) wird als Eingangswert die Ressourcenverfügbarkeit (6.3.1.5 Resource Availability) benötigt. Diese wird durch die Verplanung in anderen Projekten sowie Abwesenheitszeiten und anderen nicht projektbezogenen Zeiten bestimmt. Mit Allocatus wird die Ressourcenverfügbarkeit in Project automatisch bei Änderung von bestehenden Terminen im Kalender angepasst. Zudem können neue eingetragene Termine u.a. bestehenden Vorgängen zugeordnet werden, sodass sich die Verfügbarkeit entsprechend reduziert.

Der Mitarbeiter kann nach Durchführung einer Bottom-up-Schätzung (6.3.2.5 Bottoum-up Estimating) das Ergebnis durch Anpassung der Termine im Kalender ausdrücken und somit den Ressourcenbedarf an den Projektleiter zurückmelden.

Durch die automatische Aktualisierung der Ressourcenkalender können im Prozess Entwicklung des Terminplans (6.5. Schedule Development) Überlastungen leicht erkannt und ausgeglichen werden.
Der Projektleiter kann im Prozesses Informationsverteilung (10.2 Information Distribution) durch Veröffentlichen des Projektplans alle Vorgänge als Termine oder Aufgaben in die Kalender bzw. die Aufgabenliste der Mitarbeiter eintragen. Die Projektmitarbeiter haben damit ohne eigenes Zutun immer Zugriff auf den aktuellen Stand der Planung, sei es auf dem PC oder einem mobilen Gerät.
Die Projektmitarbeiter liefern für den Prozess Fortschrittsberichtswesen (10.3 Performance Reporting) durch das Anpassen ihres Kalender bzw. ihrer Aufgabenliste die Informationen für die Zeiterfassung inkl. der Schätzung des Restaufwands. Neben dem Ist-Aufwand lässt sich aus diesen Informationen auch der Fortschritt ableiten, der dem Projektleiter z.B. durch die Berechung des Fertigstellungswertes (Earned Value Management) per Mausklick stets aktuelle Fortschrittsberichte (10.3.3.1 Performance Reports) liefert.

Funktionsweise von Allocatus

Allocatus trägt Vorgänge nach Veröffentlichung durch den Projektleiter in Form von ganztätigen Ereignissen als Termine entsprechend der in Project berechneten Arbeit oder als Aufgaben in Lotus Notes, Outlook oder direkt in das Postfach im Exchange Server ein. Änderungen durch den Mitarbeiter können verworfen werden, sodass der Mitarbeiter stets den Stand aus Project sieht und Änderungswünsche außerhalb des elektronischen Weges eskalieren muss. Im »WriteBack«-Modus werden Änderungen automatisch zurück nach Project übertragen, auf Wunsch nach Genehmigung durch den Projektleiter.

Abbildung 13.23: Rückmeldung von Ist-Aufwand im Outlook-Kalender

Wenn Vorgänge als Termine erstellt werden, erscheinen die Vorgänge im Kalender aufgeteilt nach der tatsächlich verplanten Arbeit (berechnete Arbeit aus Project), sodass der Mitarbeiter genau den Aufwand erkennen kann und somit Überplanungen leicht aufgedeckt werden können.

Abbildung 13.24: Rückmeldung von Rest-Aufwand im Outlook-Kalender

Löscht, verschiebt oder dupliziert der Mitarbeiter einen Termin, wird die Änderung entsprechen der Dauer des Termins und der Lage des Termins als Ist-Aufwand oder Rest-Aufwand nach Project übermittelt. Termine in der Vergangenheit (gestern oder früher) werden dabei als Ist-Aufwand (Aktuelle Arbeit) und Termine in der Zukunft (heute oder später) als Rest-Aufwand (Verbleibende Arbeit) zurück übermittelt. Da zusätzliche Termine durch Duplizierung leicht erzeugt werden können, ist eine manuelle Zuordnung zu Vorgängen aus Project in der Regel nicht erforderlich. Duplikate kann man in durch Kopieren und Einfügen oder in Outlook per Drag & Drop mit gedrückter (Strg)-Taste besonders schnell erzeugen. Darüber hinaus können auch neue Termine über eine zusätzliche Schaltfläche (Link to Project) manuell auf Vorgänge in Project gebucht werden.

Allocatus integriert sich nahtlos in Project. Bei Verwendung des Project Servers werden die Rückmeldungen in den Bereich Meine Aufgaben automatisch übertragen. Optional kann der Ist-Aufwand auch in die jeweilige Arbeitzeittabelle übertragen werden.

Termine und Aufgaben können in Outlook, im Outlook Web Access oder auf einem Pocket PC oder Smartphone eingesehen und bearbeitet werden. Gleiches gilt für Lotus Notes, dem zugehörigen Web Access und mobilen Geräten wie z.B. BlackBerry.

Architektur und Voraussetzungen von Allocatus

Der Kernbestandteil von Allocatus ist der Allocatus Server. Je nach Wunsch kann dieser Daten direkt zwischen Project Server und Exchange Server abgleichen. Ergänzend kann der Allocatus Client eingesetzt werden, der u.a. die Daten direkt mit Outlook oder Lotus Notes ebenfalls bidirektional austauscht.

Abbildung 13.25: Allocatus-Architektur

Bessere und schnellere Information mit weniger Aufwand

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Vorteile des Einsatzes von Allocatus für Lotus Notes und Outlook-Anwender sowie die Vorteile gegenüber dem Standard-Add-In von Project Server.

Bessere Information

• Jeder Projektbeteiligte sieht stets die aktuellen für ihn relevanten Termine in seinem Kalender
• Planung aus Project wird grafisch im Kalender visualisiert
• Änderungen werden protokolliert
• Termine sind auch auf mobilen Geräten wie z.B. Mobiltelefon, Pocket PC, PalmPilot, BlackBerry sichtbar
• Termine sind auch offline einsehbar, auch Zeiterfassung ist offline möglich
• Mitarbeitereinsatz auch über Outlook-Teamkalender aussagekräftig visualisierbar

Zeitersparnis

• Aufwand für manuelles Eintragen von Terminen in den Kalender entfällt
• Schneller Zugriff auf die geplanten Termine (Outlook besser als PWA)
• Planung wird automatisch zur Rückmeldung
• Ohnehin in Outlook geplante Abwesenheitszeiten können per Mausklick an den Projektleiter gesendet werden
• Änderungen können durch Anpassen, Löschen, Duplizieren von Terminen ausgedrückt werden
• Schnelle Plausibilitätsprüfung, ob die zurückgemeldete Zeit der Anwesenheit entspricht

Fehler werden vermieden

• Überlastung der Mitarbeiter durch Mehrfachverplanung von Projektleitern wird sofort sichtbar
• Bereits bei der Planung von Abwesenheitszeiten können Konflikte erkannt werden
• Fehler durch manuelle Übertragung werden vermieden

Kostenreduktion

• Kosten für Planung und Rückmeldung reduzieren sich aufgrund der Zeitersparnis
• Bessere Nutzung der vorhandenen Infrastruktur
• Geringerer Schulungsaufwand im Vergleich zum PWA

Vorteile für Outlook Anwender sind speziell gegenüber dem mitgelieferten Add-In des Project Servers u.a.:

• Vorgänge werden einheitlich dargestellt
• Termine werden aufgeteilt nach Arbeitszeiten
• Änderungen werden protokolliert
• Lage der Termine wird als Ist- bzw. Rest-Arbeit interpretiert
• Abwesenheitszeiten können aus Outlook geplant werden
• Vom Projektleiter gelöschte Vorgänge werden auch aus Outlook entfernt
• Gesamtsumme der Arbeit pro Tag erkennbar
• Terminüberschneidungen erkennbar
• Keine Client-Installation erforderlich bei Verwendung der Exchange-Option

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.holert.com/allocatus.

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