Ressourcenmanagement mit MS Project

Welcher Zusammenhang besteht zwischen den Feldern Arbeit, Einheiten und Dauer

Zuordnungen haben immer drei Parameter, und zwar die Arbeit, die geleistet wird, die Anzahl der zugeordneten (Ressourcen-) Einheiten und die Dauer, die sich daraus ergibt. Je nachdem welchen Parameter Sie ändern und welcher als fix über die Vorgangsart definiert ist, ändert sich der dritte. Nachdem Sie Ressourcen zugeordnet haben, berechnet Project die Größen immer entsprechend des physikalischen Zusammenhangs W = P * t nach der Formel 

Arbeit = (Ressourcen-)Einheiten * Dauer

Einfluss hierauf haben die Vorgangsart und die Leistungssteuerung. Die Vorgangsart legt fest, welche der Größen in dieser Formel als fix angenommen wird. Die Vorgangsart Feste Arbeit fixiert z.B. die Arbeit und ändert die Dauer, wenn Sie die Einheiten verändern. Die Leistungssteuerung wirkt sich nur aus, wenn Sie mehr als eine Ressource einem Vorgang zuordnen. Ist sie aktiviert wird unter der Prämisse, dass die Vorgangsart Feste Einheiten ist, die Arbeit bei der Zuordnung einer weiteren Ressourcen als konstant angenommen und die Dauer des Vorgangs entsprechend der Formel angepasst. Hieraus ergeben Sie theoretisch sechs verschiedene Verhaltensweisen.

Wichtig, dass Sie nach dem Zuordnen immer überprüfen, ob das, was Sie gerade getan haben, dem entspricht, was Sie wollten. In Project 2002 erscheint ein SmartTag, der dies nachfragt. Dies können Sie anhand der o.g. drei Parameter. Sollten Sie einmal durcheinander geraten, stecken Sie nicht den Kopf in den Sand und hegen Sie negative Gedanken über Microsoft, sondern entfernen Sie die Zuordnung der Ressourcen, stellen Sie die ursprüngliche Dauer wieder her und ordnen Sie die Ressourcen erneut zu.

Ist es möglich, einem bzw. mehreren Vorgängen alternative Ressourcen zuzuordnen?

Nein, es lassen sich Ressourcen nur manuell über den Dialog Ressourcen zuordnen und die Schaltfläche Ersetzen... gegeneinander austauschen. Die Information, welche Ressourcen alternativ in Frage kommen, kann man der Ansicht Ressource: Einsatz entnehmen.  

Wie kann man externe Ressourcen einplanen?

Wie werden Vorgänge und Ereignisse von Kunden eingeplant, die keine unternehmensinternen Ressourcen binden?

Wie können Mitarbeiter geführt werden, die gekündigt bzw. neu angefangen haben?

Eintritts- und Austrittsdatum können z.B. in einem benutzerdefinierten Ressourcen-Datumsfeld abgelegt werden. Passen Sie zudem die Verfügbarkeit im Dialog Informationen zur Ressource auf dem Register Allgemein entsprechend an.

Wie kann ich einstellen, dass Project eine Ressource als Halbtagskraft behandelt, die nur vormittags tätig ist?

Definieren Sie Montags bis Freitags nachmittags (13:00-17:00) im Ressourcenkalender als arbeitsfrei und reduzieren Sie die Max. Einheiten auf 50 %. 

Wie kann ich bestimmte Arbeitszeitkontigente von Ressourcen für einzelne Projekte festlegen.

Sofern Sie nicht mit einem Ressourcenpool bzw. Enterprise-Ressourcenpool arbeiten, können Sie für jedes Projekt einzelne Ressourcenkalender festlegen. So kann z.B. in Projekt 1 für die Ressource A als Arbeitzeit nur Montags und Dienstags eingegeben werden und in Projekt 2 für die Ressource A nur Mittwochs und Donnerstags.

Wenn Sie mit einem Ressourcenpool bzw. Enterprise-Ressourcenpool arbeiten, dann gibt es für eine Ressource immer nur einen Kalender. Sie können jedoch über Vorgangskalender den Einsatz der Ressource steuern. Legen Sie einen Basiskalender mit den entsprechenden Arbeitzeiten fest und weisen Sie diesen dann allen  Vorgängen der bestimmten Ressourcen zu.

Wie kann man eine Ressource zwei Vorgängen zeitgleich zuweisen und festlegen, dass der erste Vorgang nur vormittags und der zweite Vorgang nur nachmittags bearbeitet wird?

Legen Sie einen Basiskalender Vormittags mit einer Arbeitszeit von 8:00 bis 12:00 Uhr und einen Basiskalender Nachmittags mit einer Arbeitszeit von 13:00 bis 17:00 Uhr an. Weisen Sie über die Dialog Informationen zum Vorgang/Spezial dem ersten Vorgang den Kalender Vormittags und dem zweiten Vorgang den Kalender Nachmittags zu.

Wie kann es sein, dass ein Vorgang 1,5 Tage dauert, obwohl ihm nur 8 Stunden Arbeit zugeordnet wurden?

Dieser Effekt u.a. kann auftreten, wenn mehr als eine Ressource dem Vorgang zugeordnet sind.

Der Grund hierfür ist, dass hier eine Zuordnungsverzögerung von 0,5 Tagen bei der Ressource Kaleve, Thomas eingeben wurden.

Beabsichtigt der Projektleiter eigentlich, diese beiden Personen für 1,5 Tage mit dem Vorgang zu beschäftigen, so muss er zunächst die Zuordnungsverzögerung von 0,5 Tagen entfernen.

Damit die Formel Dauer = Arbeit/(Ressourcen-)Einheiten noch gilt, löst Project den Konflikt, indem die Differenzzeit von 0,5 Tagen als Vorgangsunterbrechung dargestellt wird (gepunktete Linie).

Als nächstes wählt man als Vorgangsart Feste Einheiten und erhöht im Anschluss daran die Dauer wieder auf 1,5 Tage.

Ich möchte mehrere Projekt mit denselben Personen planen. Nun möchte ich die Ressourcen in einer eigenständigen Datei (Ressourcenpool) speichern und auf diese von jedem Projekt aus zugreifen. Was muss ich tun?

1. Erstellen Sie ein leeres Projekt.
2. Wechseln Sie in die Ansicht Ressource: Tabelle und legen Sie alle Ressourcen an, die in Ihrem Pool enthalten sein sollen.
3. Speichern Sie diese Datei vorzugsweise auf einem Netzlaufwerk z.B. unter dem Namen Ressourcenpool
4. Öffnen Sie ein Projekt, das diese Ressourcen mitverwenden soll.
5. Wechseln Sie unter Extras - Ressourcen - Gemeinsame Ressourcennutzung... und wählen Sie in dem Kombinationsfeld ihren Ressourcenpool aus.

Jetzt stehen Ihnen in diesem Projekt alle Ressourcen aus dem Ressourcenpool zur Verfügung. Weitere Projekte können Sie auf die gleiche Art und Weise mit dem Ressourcenpool verknüpfen. Falls eine Ressourcen zeitgleich mehrfach verplant wurde, können Sie dies z.B.  in der Ansicht Ressource: Einsatz erkennen. Blenden Sie ggf. noch die Spalte Projekt ein, um zu erkennen, aus welchem Projekt die Überlastung resultiert. 

Wie kann ich erkennen, ob eine Ressource aus meiner Organisationseinheit (OE) überlastet ist oder noch Restkapazitäten hat? Wie kann ich ggf. diese Überlastungen ausgleichen?

Voraussetzung für eine Aussage zur Belastungssituation Ihrer Organisationseinheit ist, dass Sie entweder einen gemeinsamen Ressourcenpool oder den Project (Central) Server einsetzen. Fernen müssen alle Projekte und alle nicht projektbezogenen Tätigkeiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, interne Termine usw. in diese zentrale Datenbasis einfließen.

Wenn Sie einen zentralen Ressourcenpool (vgl. oben) einsetzen, dann können Sie in der Ansicht Ressource: Einsatz numerisch und in der Ansicht Ressource: Grafik grafisch die Auslastung der Ressourcen sehen (zu Darstellung grafischen Darstellung der Auslastung der gesamten OE vgl. unten).

Überlastungen können Sie jetzt dadurch ausgleichen, dass Sie manuell in den jeweiligen Projekten Umplanungen vornehmen oder einen automatischen Kapazitätsabgleich durchführen (Menü Extras - Kapazitätsabgleich). Bei diesem Kapazitätsabgleich werden nur Vorgänge verschoben, nicht aber überlastete Ressourcen durch verfügbare mit gleicher Qualifikation ersetzt. Die Aufgabe übernimmt der Ressourcenersetzungs-Assistent von Project Professional 2002.

Beim Einsatz von Project Central (Bestandteil von Project 2000) können Sie in den Zuordnungsansichten Auslastungen numerisch ablesen. Eine grafische Darstellung bietet Ihnen z.B. das Add-On Digidash für Project. Erst der Project Server 2002 zeigt auf die ähnliche Art und Weise die Auslastung grafisch an und bietet zudem noch einen projektübergreifenden qualifikationsbezogenen Kapazitätsabgleich.

Wie kann ich in der Ansicht Ressource: Grafik die Gesamt-Auslastung einer OE anstelle einer einzelnen Ressource grafisch darstellen?

Legen Sie unter Format - Balkenarten - Gefilterte Ressource sowohl unter Überlastete Ressourcen und Zugeteilte Ressourcen unter Anzeigen als die Option Balken fest und legen Sie unter Ressource bei den gleichen Optionen jeweils Keine fest, dann wird die Auslastung der aktuell ausgewählten Ressourcen angezeigt. Wenn Sie also z.B. einen Filter auf Gruppe "Abteilung 1" auswählen, dann wird die Gesamtauslastung als Kumulation der Einzelauslastungen dargestellt.

Ich kann mein Projekt nicht aktualisieren, weil der Ressourcenpool gesperrt ist. Kann ich feststellen, welcher Kollege den Ressourcenpool mit Schreib-/Leserecht geöffnet hat?

Beim Aktualisieren des Ressourcenpool bekommt man kein Nachricht, wer den Ressourcenpool gesperrt hat. Wenn man aber den Ressourcenpool schließt und danach versucht, diesen mit Schreib-/Leserecht zu öffnen, dann bekommt man den Namen des Bearbeiters angezeigt, wie unten abgebildet.

Ist es möglich in einem Outlook/Notes Gruppenkalender die Ferien zu erfassen und diese dann mit dem Project Server zu synchronisieren?

Im Standard nicht. Mit Allocatus ist dies jedoch möglich, und zwar reicht es einen Termin in Outlook anzulegen, der ein bestimmtes Schlüsselwort im Betreff enthält, z.B. Urlaub, sodass der Termin in das entsprechende Abwesenheitsprojekt im Project Server eingetragen wird.

Die Termine können in Outlook/Notes über die normale Funktion zur gemeinsamen Kalendernutzung oder über einen Gruppenterminkalender, wie z.B. Look eingetragen werden.
 

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