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Teammanagement mit Microsoft Office Project

Kann man Ressourcenanfragen und Statusabfragen auf eine Ressource begrenzen, wenn einem Vorgang mehr als eine Ressource zugeordnet ist?

Nein. Auch dies ist ein Grund, weshalb man nicht mehr als eine Ressourcen einem Vorgang zuordnen sollte.

WEB-BASIERTES TEAMMANAGEMENT mit Project Server

Was kann ich mit Project Server machen?

Sowohl der Project Central Server als auch der Project Server stellen u.a. eine Weboberfläche (Project Web Access) für die Betrachtung von Projektplänen und die Zeiterfassung bereit. Der Project Server kann darüber hinaus noch viele weitere Ressourcen- und Multiprojektauswertungen darstellen, Dokumente verwalten und Listen offener Punkte, wie z.B. Bugtracking-Listen führen. Mehr Infos hier.

Mit welchem Browser kann man auf den Project Web Access zugreifen?

Der Project Web Access benötigt ActiveX-Controls. Aus diesem Grund kann man nur von einem Windows Rechner mit Internet Explorer 4.01 oder höher auf Project Central zugreifen. Der Web Access von Project Server erfordert den Internet Explorer 5.0, 6.0 oder 7.0. Der Zugriff mit Firefox und/oder von anderen Plattformen wie z.B. Macintosh oder Unix ist nicht möglich.

Was ist beim Einsatz des Internet Explorers 7.0 (IE 7.0) in Verbindung mit dem Project Web Access (PWA) zu beachten?

Normalerweise gehört der Project Server zu der Zone der Vertrauenswürdigen Sites, u.A. um z.B. Projektpläne vom PWA nach Excel exportieren zu können (Raster nach Excel exportieren), oder um mit Project Professional auf den Project Server zugreifen zu können.

Beim Internet Explorer 7.0 (IE 7.0) funktioniert jedoch die automatische Anmeldung mit dem Windows Konto nicht mehr und auch der Export nach Excel ist nicht mehr möglich. Sie können die alte Funktion wiederherstellen, indem Sie die Optionen Automatische Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort und ActiveX-Steuerelemente initialisieren und ausführen, die nicht als "sicher für Skripting markiert sind" für die Zone Vertrauenswürdigen Sites wieder aktivieren.

Braucht man für Project Server separate Lizenzen?

Ja und Nein. Benutzer von Project benötigen keine zusätzliche Lizenz. Benutzer, die nicht über Project verfügen, benötigen eine separate Client Zugriffslizenz (CAL). Diese ist jedoch erheblich günstiger als diejenige von Project.

Was muss ich machen, damit ich eine Ressource im Feld "Zuständig" für eine Dokument oder ein Problem auswählen kann?

Die Ressource muss Ressource des Projektteams sein, sie muss mindestens einem Vorgang zugeordnet sein. Zudem muss für sie im Ressourcenpool ein dem Project Server bekanntes Windows-Konto angegeben sein. Die muss bei der Veröffentlichung des Projektplans existieren oder die Konten müssen nachträglich synchronisiert werden.

Wie kann ich Vorgänge in der Arbeitszeittabelle mit Angabe des Wochentages darstellen?

Solange der angezeigte Zeitbereich kürzer als eine Woche ist, werden die Anfangsbuchstaben des Werktages (Mo, Di, ...) automatisch angezeigt.

Nach dem Projektaktualisierungen von Project Web Access nach Project vom Projektleiter übernommen worden sind, werden automatisch alle von eventuellen Terminverschiebungen betroffenen Ressourcen über die Änderung benachrichtigt. Wie kann man das verhindern?

In Project Server 2002/3 erscheint ein Dialog, der nachfragt, ob die Datei gespeichert werden soll. Verneint man dieses, so wird bis zum nächsten Speichern die Benachrichtigung verschoben.

Wie können Teammitglieder ihren Fortschritt zu einem Vorgang in Prozent zurückmelden und Ihre Arbeitszeit, die sie tatsächlich dafür gebraucht haben?

Standardmäßig ist diese Rückmeldeart nicht vorgesehen, lässt sich jedoch leicht mit etwas Anpassung lösen. Zu beachten ist, dass das Feld % Abgeschlossen bei werkseitiger Konfiguration indirekt mit dem Feld Aktuelle Arbeitverbunden ist, d.h. wenn ein Teammitglied Aktuelle Arbeit erfasst (Ist-Arbeit), dann reduziert der Project Web Access (PWA) standardmäßig die Verbleibende Arbeit (Rest-Arbeit) und damit auch das Feld % Abgeschlossen.

Aus diesem Grund empfiehlt es ich statt des Feldes % Abgeschlossen bzw. des Feldes % Arbeit Abgeschlossen das Feld Physisch % Abgeschlossen zu verwenden, da dieses Feld nicht berechnet wird.

Wie kann man Vorgänge von Project in Outlook als Termine darstellen?

In MS Project Web Access 2002 geht dies nicht. Der Project Web Access des Project Server oder neuer stellt jedoch ein COM-Add-In (Erweiterung für Outlook) bereit, das in der Lage ist Vorgänge vom Project Server auszulesen und auf Wunsch als Termin (2003/2007) oder Aufgabe (2007) in Outlook darzustellen.

Durch das COM-Add-In wird jedoch pro Vorgang nur ein Termin erstellt. D.h. die individuelle Arbeitszeit der Ressource wird nicht berücksichtigt und der Termin erstreckt sich ggf. als mehrtägiger Eintrag über freien Zeiten, wie z.B. Mittag, Abend, Wochenende und ggf. andere Termine.

Eine Darstellung und Berücksichtigung der exakten Arbeitszeiten ist nur mit der Schnittstelle Allocatus möglich.

Gibt es eine Möglichkeit mit dem COM-Add-In von Microsoft, die zugewiesenen Tasks im Kalender per Default zu verändern? Es geht um die "Erinnerung" und "Anzeigen als". Ich möchte diese Bereiche vom MSP2003-Server direkt vorgeben, also Erinnerung immer 1 Std. vorher und als "Gebucht" anzeigen.

Das Standard COM Add-In richtet sich bei den Erinnerungen nach den Standardeinstellungen von Outlook (Extras/Optionen/Standarderinnerung). Der Frei/Gebucht-Status (Anzeigen als) richtet sich nach der Einstellung des Add-Ins (Extras/Optionen/Project Web Access).

Zentral, also serverseitig, lassen sich diese Einstellungen nicht festlegen, zudem ist es nicht möglich, für die Project Vorgänge andere Erinnerungseinstellungen als für Standardtermin von Outlook zu definieren. Dies ist nur mit Allocatus möglich.

Geht das Rückmelden von Fortschritt z.B. bei der Ist-Zeiterfassung auch über Microsoft Outlook und wenn ja wie?

Über Project Central und Project Web Access bietet keine Rückmeldemöglichkeit über Microsoft Outlook. Im Project Web Access 2003, werden beide Methoden zur Fortschrittsberichterstattung über Outlook unterstützt. Hierzu auf einem Outlook-Terminformular ein zusätzliches Registerblatt bereitgestellt, das Eingabemöglichkeiten für die Rückmeldung bereitstellt.

Bei der prozentuale Fortschrittsberichterstattung erscheint auf dem Registerblatt ein zusätzliches Feld für die Eingabe des Fortschritts und der Rest-Arbeit, die über eine Schaltfläche zu Project übermittelt werden können.

Bei der Fortschrittsberichterstattung über Ist-Arbeit und Rest-Arbeit wird auf dem Registerblatt der Ausschnitt aus der Arbeitszeittabelle über einen Internet-Explorer-Steuerelement angezeigt, das dann wiederum die Rückmeldemöglichkeit bietet.

Die eigentliche Lage des Termins wird von dem COM-Add-In nicht interpretiert und dient damit nicht der Rückmeldung, dies ist nur mit der Schnittstelle Allocatus möglich.

Wie kann man Lotus Notes/Domino mit MS Project synchronisieren?

Zu Lotus Notes gibt es keine Standardschnittstelle von Microsoft. Allocatus kann jedoch MS Project Vorgänge als Termine oder Aufgaben in Lotus Notes eintragen und auf dem aktuellen Stand halten.

Funktioniert die E-Mail-Benachrichtung des Microsoft Project Servers aus mit Lotus Notes?

Ja, der Project Server verschickt E-Mails im Text-Formate per SMTP problemlos auch über den Lotus Domino Server, sodass diese korrekt in Lotus Notes als Memo dargestellt werden.

E-Mail-BENACHRICHTIGUNGEN DES MICROSOFT PROJECT SERVERS

Bei welchen Ereignisse kann der Microsoft Project Server automatische E-Mails versenden?

U.a. kann der Project Server E-Mails zu folgenden Anlässen versenden

• Zuweisung eines neuen Vorgangs
• Änderungen eines eigenen Vorgangs
• Beginn eines Vorgangs (ggf. bestimmte von Anzahl von Tagen zuvor)
• Ende (Fälligkeit) eines Vorgang (ggf. bestimmte von Anzahl von Tagen zuvor und danach)

Daneben kann man sich Benachrichtigungen über Vorgangslisten und Statusberichte sowie sich über den Status von Vorgängen unterstellter Ressourcen (nach RSP) informieren lassen.

E-MAIL-BASIERTES TEAMMANAGEMENT

Das E-Mail basiertes Teammanagement kann nur alternativ zur Verwendung des Project Server verwendet werden. Aufgrund der herausragenden Bedeutung des Project Server sollte man dieses Technologie nicht mehr einsetzen. Zudem verschickt auch der Microsoft Project Server Benachrichtigungs-E-Mails und bietet ab der Version 2003 rudimentäre Integration zu Outlook. Aus diesem Grund ist das klassische E-Mail basierte Teammanagement ab Project 2003 nicht mehr enthalten.

Was sind Ressourcenanfragen und welche Software benötige ich, um diese anzuzeigen?

Um Ressourcenanfragen (das sind die E-Mail-Anhänge mit der Endung .MXM) öffnen zu können, benötigt man das Arbeitsgruppen-Messaging von Project. Um dieses zu installieren, brauchen Sie nicht Project selbst, sondern nur die Datei WGSetup.exe zu installieren, die auf der Project CD enthalten ist.

Nach der Installation des Arbeitsgruppen-Messaging, werden die MXM-Anhänge automatisch als Formular geöffnet, wie nachfolgend dargestellt.

Wenn Sie eine solche Anfrage bekommen, wählen Sie im Feld Annehmen? aus, ob Sie den Termin wahrnehmen können oder nicht. Bitte schicken dieses Formular unbedingt an den Absender (in der Regel den Projektleiter) zurück, damit in dem entsprechenden Projektplan automatisch der Anfragestatus aktualisiert wird. Übrigens, wenn Sie den Vorgang angenommen haben, wird dieser automatisch in der Outlook-Aufgabenliste eingetragen. Auf diese Weise haben Sie immer einen Überblick über Ihre Projektaktivitäten, also:

• Ja/Nein auswählen und Kommentarfeld ausfüllen
• Bitte das Dokument nicht löschen, sondern antworten.

Wie werden angenommene Ressourcenanfragen in der Outlook dargestellt?

Outlook trägt die angenommenen Vorgänge als Aufgaben ein. Die Projektname wird im Feld Kategorien abgespeichert. Die übrigen Daten kann man den Feldern Beginn, Fällig, Gesamtaufwand, Ist-Aufwand entnehmen.

In der Abbildung sind die über Ansicht - Felder anzeigen... ausgewählten Felder Symbol, Erledigt, Beginn, Gesamtaufwand, Kategorie zu sehen. Das Feld Fällig enthält das Enddatum des jeweiligen Vorgangs.

Zudem ist die Aufgabenliste nach Kategorie gruppiert (Menü Ansicht - Gruppieren...).