Überwachung

Überwachung mit MS Project

Was bedeuten die Felder Kosten, Aktuelle Kosten, Verbleibende Kosten und Geplante Kosten?

Im deutschen Sprachgebrauch gelten folgende Entsprechungen:

(berechnete) Kosten = Gesamt-Kosten
Aktuelle Kosten     = Ist-Kosten
Verbleibende Kosten = Rest-Kosten
Geplante Kosten     = Plan-Kosten

Die Summe aus Ist- und geschätzten Rest-Kosten sind die voraussichtlichen Gesamt-Kosten

Warum stimmt die Summe in den Sammelvorgängen für Basisplanwerte nicht immer?

Microsoft Project kopiert beim Speichern eines Basisplans die Werte der berechneten Felder in die Basisplan Felder, also u.a. von Kosten in Geplante Kosten. Danach werden diese Felder nicht mehr berechnet, auch nicht auf Sammelvorgangsebene.

Wenn nun z.B. zum Zeitpunkt der Speicherung des Basisplans ein Sammelvorgang aus drei Vorgängen mit jeweils EUR 100 Kosten besteht, dann berechnet MS Project für den Sammelvorgang für das Feld Kosten EUR 300 und kopiert diesen Wert in das Feld Geplante Kosten auf Sammelvorgangsebene. Wird danach z.B. der Vorgang 3 gelöscht, so bleibt der Wert für Geplante Kosten auf EUR 300. Folgerichtig auch für Soll-Kosten (SKAA), die auf Basis des Felds Geplante Kosten berechnet werden.

Wie kann ich zu jeder Zeit des Projektes wissen, wie viel Geld wir verbraucht haben und wie viel wir noch zur Verfügung haben?

Zu Beginn der Realisierung einfach einen Basisplan speichern, dann steht das Projektbudget in der Projektstatistik unter Geplante Kosten. Nach Eingabe des Fortschritts steht das "verbrauchte Geld" unter Aktuelle Kosten (Ist-Kosten). Die Differenz ist dann das Restbudget. Dies lässt sich auch über eine Formel automatisch berechnen.

Ich bekomme täglich Statusreports, wo genau drin steht, wie viel Stunden für welchen Vorgang verwendet wurden. Wie kann ich den Fortschritt im Projektplan eintragen (nicht wie viel % fertig sind)?

Unter Extras - Überwachung - Vorgänge aktualisieren... oder über die Tabelle Überwachung in den Feldern: Aktuelle Dauer (Ist-Dauer) und Verbleibende Dauer (Rest-Dauer). Dieser Schritt lässt sich aber auch mit dem Teammanagement (E-Mail oder Web/Project Central) teilautomatisieren.

Ich möchte den Fortschritt der Dauer und der Arbeit unabhängig voneinander eingeben. Wie kann ich das tun?

Der zeitliche Fortschritt wird in Project durch das Feld % Abgeschlossen ausgedrückt. Der Prozentsatz berechnet sich aus dem Quotienten aus Verbleibende Dauer und (berechnete) Dauer, also

% Abgeschlossen = Verbleibende Dauer/Dauer

In der Standardeinstellung wird durch Änderung einer der Werte auch der Fortschritt der Arbeit proportional beeinflusst (Feld % Arbeit abgeschlossen), d.h. es wird angenommen, dass die Ressourcen entsprechend des zeitlichen Fortschritts des Vorgangs auch an dem Vorgang gearbeitet haben. Es wird somit gleichgesetzt:

% Abgeschlossen = % Arbeit abgeschlossen

Wenn Sie diese Automatik abschalten möchten, deaktivieren Sie unter Extras - Optionen - Berechnen die Option Aktualisierung des Vorgangsstatus aktualisiert den Ressourcenstatus. Es sind dann unterschiedliche Prozentwerte für die Felder % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen möglich. Das heißt aber auch, dass Sie bei der Überwachung jetzt vier Werte pro Vorgang aktualisieren müssen, und zwar

Aktuelle Dauer  + Verbleibende Dauer  = Dauer
Aktuelle Arbeit + Verbleibende Arbeit = Arbeit

Wie kann ich in der Ressourcenauswertung sehen, dass die Ist- größer als die Plan-Arbeit ist? Benutzt die Ansicht Ressource: Grafik immer das Feld Arbeit oder kann ich auch ein anderes benutzen?

Die Ist-Arbeit steht im Feld Aktuelle Arbeit, die Gesamt-Arbeit im Feld (berechnete) Arbeit und die Plan-Arbeit im Feld Geplante Arbeit. In der Ansicht Ressource: Grafik jedoch kann nur das Feld (berechnete) Arbeit angezeigt werden.

Mit Hilfe der Funktion Zeitskalendaten in Excel analysieren lässt sich jedoch ein solcher Vergleich durchführen.

Zudem kann man diese Informationen numerisch in der Ansicht Ressource: Einsatz z.B. wochenweise anzeigen:

Wie kann ich erkennen, wie groß die Leistungsabweichungen ist, also der Wert der Leistung, die in Terminverzug ist?

Die Leistungsabweichung (Schedule Variance) wird bezogen auf das Statusdatum (sofern nicht anders in der Projektinfo angegeben, das aktuelle Datum) in dem Feld PA (= Planabweichung) wie unten abgebildet angegeben.