Einleitung

Bereits vor Erscheinen der ersten Auflage des Microsoft Project-Profibuchs existierte auf dem Markt bereits eine Vielzahl von verschiedenen Büchern zu Microsoft Project. Im Folgenden lesen Sie, warum wir dennoch ein neues Buch geschrieben haben und wie Ihnen dieses Profibuch helfen kann, Microsoft Microsoft Project und seine Begleitprodukte erfolgreich im professionellen Umfeld einzusetzen.

Grund für dieses Buch, Problemstellung und Zielsetzung

Wir setzen Microsoft Microsoft Project seit vielen Jahren im Unternehmen selbst ein und begleiten Unternehmen bei der Einführung und dem Betrieb von Projektmanagementsystemen in betriebwirtschaftlicher und technischer Hinsicht. Hierbei stellten wir immer wieder fest, dass die vorhandene Literatur nicht alles abdeckt, was in der Praxis benötigt wird. Dieses Buch hat sich darum zum Ziel gesetzt, fehlendes zu ergänzen.

Was es schon gibt und was nicht

Auf dem deutschen Markt existieren ausschließlich Bücher, die sich in erster Linie an den Projektleiter wenden und diesem als Leitfaden durch das Programm dienen. In unterschiedlicher Ausprägung wird die Programmbedienung um eine allgemeine Einleitung in das Projektmanagement angereichert und es wird auf spezielle Problembereiche, wie den Einsatz der Funktionen zur Teamkommunikation, Multiprojekttechnik und die Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen eingegangen. Eventuell sind auch einzelne Kapitel dem Microsoft Project Web Access/Microsoft Project Server gewidmet. Je nach Konzept eignen sich diese Werke als Tutorium zum Selbstlernen bzw. als Seminarunterlage für eine Schulung oder dienen als Nachschlagewerk beim Einsatz von Microsoft Project.

Neben der Literatur in Papierform existieren zahlreiche Quellen im Internet, wie z.B. das Resource Kit, das Software Development Kit, die Knowledge Base und die Newsgroups von Microsoft sowie zahlreiche Websites mit FAQ-Listen und sonstigen Informationen zu Microsoft Project von anderen Organisationen und Einzelpersonen.

Daneben existiert viel Erfahrungswissen in den Köpfen der Anwender, Berater, Administratoren und Entwickler, das beim Einsatz von Microsoft Project gewonnen und nirgendwo niedergeschrieben wurde.

Folgende Informationen gibt es nach wie vor nicht in kompakter Darstellung als Buch:

• Eine zielgruppenorientierte Darstellung des Einsatzes von Microsoft Project
   
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für alle Anwendergruppen, auch die, die neben dem Projektleiter am Einsatz des Projektmanagementsystems partizipieren. Das sind in erster Linie Projektmitarbeiter, die als Ressourcen im Projekt eingeplant sind, Ressourcenmanager, die verantwortlich dafür sind, dass die Ressourcen möglichst gut ausgelastet sind, und Führungskräfte, die gewährleisten müssen, dass die Projekte im Kontext der übrigen Rahmenbedingungen profitabel durchgeführt werden.
   
• Ein Handbuch für Berater, die sicherstellen müssen, dass das Projektmanagementsystem im Unternehmen erfolgreich eingeführt wird. Das sind z.B. Mitarbeiter der eigenen Organisation, die die Einführung vorantreiben (interne Promotoren) oder Beratungsgesellschaften, die Microsoft Project als externe Dienstleister implementieren und alle Zielgruppen vom Nutzen überzeugen und im Einsatz trainieren (externe Promotoren).
   
• Ein Wegweiser, der Administratoren und Help Desk-Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung stellt, wie Microsoft Project in die übrige IT-Landschaft integriert und zuverlässig betrieben werden kann.
   
• Ein Programmierhandbuch für Entwickler, das hilft, Microsoft Project auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und Schnittstellen zu Fremdsystemen zu schaffen.

Daneben fehlten uns innerhalb der vorhandenen Werke eine Beschreibung folgende Aspekte (oder zumindest Teile hiervon), die wir mit vorliegendem Buch aufgreifen wollen:

• Aufgabenorientierte Darstellung im Stile »Das sind meine Aufgaben als Projektleiter, Projektmitarbeiter usw., und so löse ich sie mit Microsoft Project«.
   
• Methodische Fundierung durch allgemein akzeptierte Projektmanagementtechniken auf Basis des Standards des Microsoft Project Management Institutes (PMI).
   
• Eine Bewertung, welche Funktionen von Microsoft Project und seinen Begleitprodukten sich im Praxiseinsatz bis zu welcher Größenordnung bewährt haben und welche nicht.
   
• Bekannte Programmfehler und Wege, diese zu umschiffen.
   
• Häufige Bedienungsfehler und Vorschläge, diese durch Training oder Programmanpassung zu vermeiden.
   
• Vollständige Integration des Microsoft Project Servers und dessen Komponenten z.B. in Windows SharePoint Services, SQL Server Analysis Services in das Nutzungskonzept und nicht Darstellung als angehängter Sonderteil.
   
• Eine gesamtheitliche Betrachtung des standort- und unternehmensübergreifenden Einsatzes von Microsoft Project.
   
• Eine Aufteilung in kochrezeptartige Schritt-für-Schritt-Anleitungen (Tutorien) und Nachschlagebereiche (Referenzen), wo dies angemessen erscheint.
   
• Verweise auf weitere Informationsquellen, insbesondere ergänzende Bücher und Internet-Quellen.

Ziel dieses Buches

Wir haben uns mit der ersten Auflage dieses Buches das Ziel gesetzt, ein Buch für die Microsoft Project zu schreiben, das die Anforderungen aus der Praxis erfüllt und diese Literatur-Lücke schließt. Die große positive Marktresonanz hat uns nun darin bestärkt, dieses Ziel auch für die aktuelle Microsoft Project Version 2003 weiter zu verfolgen.

Naturgemäß kann ein Buch mit wirklichen Praxiserfahrungen nicht zeitgleich mit dem Erscheinen einer neuen Programmversion auf den Markt kommen. Aus diesem Grund haben wir uns mit der Veröffentlichung etwas Zeit gelassen. Wenn wir vom Praxiseinsatz sprechen, dann haben wir eine Reihe von konkreten Unternehmen im Kopf, die wir bei unserer Arbeit kennen gelernt haben. Dies sind sowohl die Unternehmen, in denen wir selbst gearbeitet haben und arbeiten, als auch diejenigen, bei denen wir Microsoft Project eingeführt haben und Unterstützung beim Betrieb leisten. Diese Unternehmen stammen aus unterschiedlichen Branchen und haben unterschiedliche Größen. Dennoch sind die Probleme, die mit einem Projektplanungssystem gelöst werden sollen, in den Grundzügen immer gleich.

Der Projektleiter muss sicherstellen, dass das Projektziel innerhalb des gesteckten Qualitäts-, Zeit- und Kostenrahmens erreicht wird, sodass der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist. Aus Sicht der Unternehmensleitung müssen alle Projekte des Unternehmens so geleitet werden, dass erstens alle Kunden zufrieden sind und zweitens das Unternehmen profitabel arbeitet. Dies wird nur der Fall sein, wenn die verantwortlichen Ressourcenmanager dafür sorgen, dass die Auslastung möglichst hoch und gut verteilt ist. Und letztlich wird ein Projekt nur dann erfolgreich sein, wenn alle Projektbeteiligten (Stakeholder) frühzeitig in die Projektplanung involviert werden, stets über den Stand des Projekts und den sich daraus für sie ableitenden Aufgaben informiert sind sowie die Voraussetzungen für ihre Aufgaben gegeben sind und sie einen angemessenen Zeitraum zur Verfügung haben, um diese Aufgaben zu erfüllen.

Hierzu müssen die Projektbeteiligten (Anwender) mit den richtigen Werkzeugen und dem Wissen über deren Einsatz in die Lage versetzt werden, diese Aufgaben erfüllen zu können. Den entsprechenden Auftrag haben Dienstleister zu erfüllen (das sind z.B. Berater, Administratoren und Entwickler). Diese können sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Beauftragte sein.

Von diesem Ziel leiten sich folgende Teilziele ab:

• Konzentration auf das Wesentliche: Microsoft Project wird oft als »zu komplex« wahrgenommen. Dies führt dazu, dass Neulinge sich »im Wust der Funktionen« verlieren, für sie nicht nachvollziehbare Ergebnisse erzielen und schließlich das Vertrauen in das Projektplanungssystem verlieren. Wir beschränken uns in den Tutorien daher auf die Darstellung der Kernprozesse und des Basiswissens. Ferner geben wir Hinweise, wie die Dienstleister durch Rightsizing Microsoft Project so anpassen und die Anwender so trainieren und coachen können, dass ein valides Projektmanagement auch in der Einführungsphase gewährleistet ist. Immer dort, wo man tiefer einsteigen kann, geben wir einen Hinweis auf andere Quellen. Dieses Buch bildet damit gewissermaßen eine Klammer um die bereits vorhandene Literatur
   
• Zielgruppenorientierte Darstellung: Nicht jeder muss und kann alles wissen. Microsoft Project wird aber nur erfolgreich eingesetzt werden können, wenn alle Projektbeteiligten die Informationen bekommen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wir haben das Buch daher nach Nutzergruppen aufgeteilt. Die ersten vier Kapitel stellen Microsoft Project aus Sicht der Anwender dar, die übrigen aus Sicht der Dienstleiter. Wir haben die Kernprozesse aus Sicht der jeweiligen Zielgruppe beschrieben und zeigen schrittweise, wie man die benötigten Informationen aus dem System zu Tage fördert (Anwender) oder was man tun muss, damit dies sichergestellt ist (Dienstleister).
   
• Einbettung in den Gesamtkontext: Projektmanagement ist niemals eine isolierte Einzeldisziplin im Unternehmen. Es bestehen vielmehr enge Zusammenhänge mit dem Unternehmensmanagement. Das Tagesgeschäft und die Abwesenheiten haben Einfluss auf das Projektmanagement; umgekehrt trägt die Projektarbeit zur Auslastung der Abteilungen bei. Wirtschaftlichkeitsanalysen durch das Unternehmenscontrolling durchspannen auch das Projektcontrolling und umgekehrt. Ebenso wenig wie die betriebswirtschaftlichen Aspekte des Projektmanagements isoliert im Unternehmen stehen, sind auch die technischen Aspekte eng mit der übrigen Infrastruktur verwurzelt. Ein vorhandenes System zur Erfassung der Ist-Zeiten muss ebenso integriert werden, wie übrige Systeme (z.B. Dokumentenmanagementsysteme, Groupware und CAD-Programme). Wir haben daher die Schnittstellen aufgezeigt und entsprechende Lösungsansätze beschrieben. Ein besonderes Gewicht wird auf der Integration in die Microsoft-Welt gelegt. Als Stichpunkte seien hier nur Integration in die anderen Anwendungen und Server des Office Systems inkl. Windows SharePoint Services und SharePoint Portal Server, zentrale Administration über das Active Directory, Integration in Outlook, Betrieb auf Terminalserver sowie Erweiterung durch COM-Add-Ins genannt.
   
• Vollständige Orientierung am Microsoft Project Server: Wir beziehen in jedem Kapitel das gesamte Projektmanagementsystem also sowohl die Anwendung Microsoft Project Professional in Verbindung mit dem Microsoft Project Server als auch der Microsoft Project Web Access des Microsoft Project Servers selbst in unsere Ausführungen ein.
   
• Praxiserprobte Lösungen: Grau ist alle Theorie und nicht alles was Microsoft verspricht, funktioniert auch in jeder Situation. Wir beschreiben nur Lösungen, die wir auch wirklich schon in Unternehmen eingesetzt haben. Wenn es Einschränkungen, z.B. hinsichtlich der Menge oder Art der Projekte/Ressourcen gibt, dann erwähnen wir dies an den entsprechenden Stellen.

Ziele für die zweite Auflage

Speziell für die Überarbeitung des Manuskripts für die Microsoft Project 2003 Version haben wir folgende ergänzende Ziele verfolgt und umgesetzt:

• Neue Erfahrungen. Seit Erscheinen der ersten Auflage ist mit der Drucklegung fast ein Jahr vergangen, in den wir wieder in zahlreichen Projekten zusammen mit unseren Kunden Erfahrungen beim Praxiseinsatz gesammelt haben. Hierbei haben wir unsere Konzepte kontinuierlich weiterentwickelt und in diese neueste Auflage einfließen lassen.
   
• Neue Funktionen. Microsoft Project 2003 und Microsoft Project Server 2003 bringen eine Reihe von Verbesserungen mit sich. Auffällige neue Funktionen und weniger auffällige Detailverbesserungen. Wir haben diese an den Stellen im Buch eingearbeitet, wo diese Verbesserungen bringen.
   
• Anpassung an deutschen PMBOK Guide. Nach Drucklegung der letzten Ausgabe erschien die offizielle deutsche Übersetzung des Guide to the Microsoft Project Management Body of Knowledge vom Microsoft Project Management Institute. Wir haben unsere Übersetzungen an den neuen Standard angepasst.
   
• Neuerstellung Microsoft Project für Berater. Microsoft hat neue Ressourcen für die Implementierung herausgebracht. Wir haben dieses als Anlass genommen, das Kapitel 6 grundsätzlich neu zu strukturieren und die Konzepte von Microsoft mit unseren neueren Konzepten zu harmonisieren.
   
• Neuerstellung Microsoft Project für Trainer. Wir haben zudem das Trainingskonzept stärker in die Prinzipien der Personalentwicklung eingebettet. Darum haben wir ebenfalls das Kapitel 7 neu strukturiert.

Daneben haben wir Fehler beseitigt und eine Vielzahl von sonstige inhaltliche Verbesserungen vorgenommen, so z.B. deutlich mehr Verweise zwischen den einzelnen Kapiteln unter einander.

Im Vergleich zur vorherigen Auflage hat sich der Umfang nicht wesentlich verändert. Die liegt u.a. daran, dass das Vorgehen für bestimmte Aufgaben durch Verbesserungen in Microsoft Project 2003 jetzt einfacher gehen, als vorher und somit sich einige Beschreibungen verkürzt haben. Das Gesamtkonzept des Buches hat sich jedoch bewährt, sodass auch die grundsätzlichen Annahmen gleich geblieben sind.

Zielgruppen und Vorgehen

Das Musterunternehmen

Wenn wir von Unternehmen und Projekten sprechen, dann haben wir ein mittelständisches Modellunternehmen mit mehreren Standorten im Kopf, das einen Teil seiner Wertschöpfung über Projekte beim Kunden betreibt. Der Einfachheit halber sollen diese Hausbau-Projekte sein, da sich hierunter jeder etwas vorstellen kann.

Microsoft Project läuft in der Zentrale als gewöhnliche Client-Anwendung, die externen Standorte nutzen Microsoft Project über den Terminalserver. Die Mitarbeiter und Kunden greifen über Intranet bzw. Extranet oder Internet auf Microsoft Project Server zu. Alle Projektpläne werden in der Datenbank des Microsoft Project Servers abgespeichert und nur für die Offline-Bearbeitung als Datei ausgecheckt. Das Unternehmen verwendet Windows 2000/XP als Betriebssystem auf Workstations und Windows Server 200x auf den Servern. Microsoft Project Server läuft auf einer Vollversion des SQL Server 2000 inkl. Analysis Services. Als Groupware ist Outlook 200x in Verbindung mit dem Exchange Server 200x im Einsatz. Der Microsoft Project Web Access wird auch für die Projektdokumentation verwendet, die auf den Windows SharePoint Services basiert. Als Verzeichnisdienst ist Active Directory im Einsatz und es gibt einen SharePoint Portal Server u.a. für die unternehmensweite Volltextsuche. Alle Projektleiter verfügen über Notebooks, viele Mitarbeiter besitzen zusätzlich einen Pocket PC.

Dieses Unternehmen beschreibt den »Maximalausbau« und ist daher nur als Beispiel zu sehen. Microsoft Project kann natürlich auch in einer gänzlich anders strukturierten Umgebung wie auch bei Unternehmen mit anderer Ausrichtung und Größe eingesetzt werden. In diesem Buch werden wir mögliche Abweichungen in Hinweistexten und Fußnoten erwähnen.

Zielgruppen

Jeder der o.g. Projektbeteiligten stellt eine Zielgruppe dieses Buches dar. Zum einen haben wir die Gruppe der Anwender, die wir im Folgenden als Projektleiter, Projektmitarbeiter, Ressourcenmanager und Führungskräfte bezeichnen. Zum anderen gibt es die Gruppe der Dienstleister, die wir im Folgenden Berater, Administratoren und Entwickler nennen.

Nicht in jedem Unternehmen werden die Projektbeteiligten auch einzelne Personen sein, vielmehr ist es so, dass bestimmte Menschen mehrere Rollen bekleiden. Aus diesem Grund werden wir ab jetzt nur noch von diesen Rollen sprechen. Je nach dem, welche Rolle der Leser einnimmt, sind folgende Kapitel für ihn von unterschiedlichem Interesse.

Microsoft Project für Anwender

In den ersten vier Kapiteln wird das Basiswissen für Anwender in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst. Neulinge lesen hier, was sie für den sicheren Einsatz von Microsoft Project an Wissen benötigen. Für Leser andere Microsoft Project-Bücher, Nutzer mit fundierten Erfahrungen in Microsoft Project sowie insbesondere für Projektleiter, eignen sich diese Kapitel als Repetitorium, um sich noch einmal die Kernprozesse zu vergegenwärtigen.

Microsoft Project für Projektleiter

Der Projektleiter ist der Chef des Projekts. Der Projektplan ist sein Eigentum. Er muss dafür Sorge tragen, dass das Projekt innerhalb der gesteckten Ziele zum Abschluss gebracht wird. In diesem Kapitel erfährt er, wie er den Projektplan anlegt, die Vorgänge eingibt, diese strukturiert, Ressourcen einplant, diese informiert und ihre Rückmeldungen in den Plan einpflegt. Ein weiterer Abschnitt beschäftigt sich damit, wie der Projektleiter aus diesen Informationen Reports, wie z.B. Projektstatusberichte, generiert.

Microsoft Project für Projektmitarbeiter

Projektmitarbeiter sind die wichtigsten Ressourcen im Projekt. Sie werden je nach ihrer Qualifikation (Skill) angefragt (ob sie bestimmte Aufgaben übernehmen können und wie groß ihr Aufwand hierfür ist). Wenn sie einen Vorgang annehmen, wird dieser in ihre Vorgangsliste bzw. Arbeitszeittabelle übertragen. Über den Microsoft Project Web Access können sie sich einen Überblick über das verschaffen, was zeitlich vor ihren Vorgängen im Projekt abläuft und wofür sie die Voraussetzungen liefern müssen. Während und zum Abschluss ihrer Aufgaben melden sie ihren Ist- und Rest-Aufwand an den Projektleiter zurück.

Microsoft Project für Ressourcenmanager

Ressourcenmanager sind verantwortlich für die Mitarbeiter- und Maschinendisposition. Sie sind die Projektleiter für die nicht projektbezogenen Tätigkeiten, wie z.B. Wartungsarbeiten, interne Termine und Abwesenheiten. Sie müssen sicherstellen, dass die Ressourcen ausgelastet sind. Weiter müssen sie die Skills (Qualifikationen) ihrer Ressourcen bei den Projektleitern vermarkten und sie ggf. mit weiteren Qualifizierungsmaßnahmen an die Bedürfnisse des Projekts anpassen. Sie müssen Ein- und Umplanungen überwachen und Ressourcenkonflikte, z.B. infolge von Überplanung oder plötzlicher Abwesenheit durch Krankheit etc. auflösen.

Microsoft Project für Führungskräfte

Die Führungskräfte aus der Unternehmensleitung oder ein Derivat hiervon, wie z.B. der Projekt- oder Lenkungsausschuss, müssen sicherstellen, dass das gesamte Projektportfolio profitabel ist. Sie legen die Rahmenbedingungen für das Projektmanagement fest. Sie priorisieren Projekte und fällen Entscheidungen bei Ressourcenkonflikten, die die Ressourcenmanager nicht klären können. Sie sorgen für die Integration des Projektmanagements in das Finanz-, Personal- und Marketingmanagement. Teilaspekte hiervon werden auch als Finanz- oder Budgetplanung bezeichnet. Sie erwarten von Ihren Projektleitern eine frühzeitige Information über Planabweichungen und Vorschläge zur Gegensteuerung sowie allgemeine Projektstatusinformationen über die Zielerreichung.

Microsoft Project für Projektmanagementdienstleister

Die übrigen Kapitel wenden sich an diejenigen, die die o.g. Anwender bei Ihrer Arbeit technisch und organisatorisch unterstützen. Das können – wie eingangs erwähnt – sowohl interne als auch externe Dienstleister sein. Auch hier werden in der Praxis oft einige Rollen von ein und derselben Person wahrgenommen.

Microsoft Project für Berater und Trainer

Berater sind all diejenigen, die den Einsatz von Projektmanagementtechniken und entsprechenden -werkzeugen im Unternehmen vorantreiben, sei es als Verkäufer der Lösung (Promotor), als Trainer, Coach, Organisator oder in einer anderen Funktion. Oft erfüllen sie eine Vielzahl von »Einmalaufgaben«, wie z.B. die Durchführung von Präsentationen oder die Erstellung von Projekthandbüchern und -vorlagen. Sie stellen auch die Schnittstelle zum Lenkungsausschuss, der Geschäftsleitung und dem Betriebsrat. In diesem Kapitel finden diese Personen das Material, um Microsoft Project erfolgreich im Unternehmen zu implementieren, so u.a. Checklisten oder auch Übungsaufgaben für die Durchführung von Schulungen.

Microsoft Project für Administratoren

Die Administratoren sind für den zuverlässigen Betrieb der IT im Unternehmen verantwortlich. Im First-Level-Support stehen ihnen oft Helpdesk-Mitarbeiter zur Seite, um einfachere Probleme der Anwender zu lösen. Sie sind dafür verantwortlich, dass sich Microsoft Project nahtlos in die vorhandene Infrastruktur integriert. Ferner leiten sie eventuelle Maßnahmen zur Anpassung dieser Infrastruktur. Für den Betrieb von Microsoft Project und der von Microsoft Project benutzten Systeme (z.B. den Terminalserver, Active Directory, SQL Server, Internet Information Server) sind sie verantwortlich, genauso wie für die Vorbeugung von Störungen und ggf. deren Beseitigung. In diesem Kapitel erfahren sie, wie die Installation von Microsoft Project durchgeführt wird und wie Microsoft Project gewartet wird. Dazu gehört auch die Administration der Grundeinstellungen von Microsoft Project über administrative Vorlagen wie auch die Administration der Microsoft Microsoft Project Server Datenbank und des Microsoft Microsoft Project Server Servers mit all seinen Komponenten selbst.

Microsoft Microsoft Project für Entwickler

Entwickler (Enterprise Developers) sorgen als Systemintegratoren für die Schaffung von Schnittstellen zu der vorhandenen IT-Infrastruktur. Zudem passen Sie die Standardsoftware Microsoft Microsoft Project, Microsoft Microsoft Project Server an die Spezifikation ihres Unternehmens an. In diesem Kapitel lesen sie, wie die einzelnen Komponenten von Microsoft Microsoft Project mit VBA erweitert werden können (in Form eines Tutoriums). Das Kapitel wird komplettiert mit einer Referenz als Nachschlagewerk und vielen Beispielanwendungen, wobei die Codes auf der Buch-CD beiliegen.

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