Grund für dieses Buch, Problemstellung und Zielsetzung

Zu Microsoft Project (MS Project) existieren auf dem Markt bereits eine Vielzahl von verschiedenen Büchern. Im Folgenden lesen Sie, warum wir dennoch ein neues Buch geschrieben haben und wie Ihnen dieses Profibuch helfen kann, Microsoft Project und seine Begleitprodukte erfolgreich im professionellen Umfeld einzusetzen.

Wir setzen MS Project seit vielen Jahren im Unternehmen selbst ein und begleiten Unternehmen bei der Einführung und dem Betrieb von Projektmanagementsystemen in betriebwirtschaftlicher und technischer Hinsicht. Hierbei stellten wir immer wieder fest, dass die vorhandene Literatur nicht alles abdeckt, was in der Praxis benötigt wird. Dieses Buch hat sich darum zum Ziel gesetzt, fehlendes zu ergänzen.

Was es schon gibt und was nicht

Auf dem Markt existieren ausschließlich Bücher, die sich an den Projektleiter wenden und diesem als Leitfaden durch das Programm dienen. In unterschiedlicher Ausprägung wird die Programmbedienung um eine allgemeine Einleitung in das Projektmanagement angereichert und es wird auf spezielle Problembereiche, wie den Einsatz der Funktionen zur Teamkommunikation, Multiprojekttechnik und die Zusammenarbeit mit anderen Office Programmen eingegangen. Je nach Konzept eignen sich diese Werke als Tutorium zum Selbstlernen bzw. als Seminarunterlage für eine Schulung oder dienen als Nachschlagewerk beim Einsatz von MS Project.

Neben der Literatur in Papierform existieren zahlreiche Quellen im Internet, wie z.B. das Resourcekit, das Software Development Kit, die Knowledge Base und die Newsgroups von Microsoft sowie zahlreiche Websites mit FAQ-Listen und sonstigen Informationen zu MS Project von anderen Organisationen und Einzelpersonen.

Daneben existiert viel Erfahrungswissen in den Köpfen der Anwender, Berater, Administratoren und Entwickler, das beim Einsatz von MS Project gewonnen und nirgendwo niedergeschrieben wurde.

Folgende Informationen gibt es derzeit nicht in kompakter Darstellung als Buch:

Eine zielgruppenorientierte Darstellung des Einsatzes von MS Project

• Eine Schritt für Schritt-Anleitung für andere Anwendergruppen, die neben dem Projektleiter am Einsatz des Projektmanagementsystems partizipieren. Das sind in erster Linie die Projektmitarbeiter, die als Ressourcen im Projekt eingeplant sind, die Ressourcenmanager, die verantwortlich dafür sind, dass die Ressourcen möglichst gut ausgelastet sind und die Führungskräfte, die dafür verantwortlich sind, das die Projekte im Kontext der übrigen Rahmenbedingungen profitabel durchgeführt werden.
   

• Ein Handbuch für Berater, die sicherstellen müssen, dass das Projektmanagementsystem im Unternehmen erfolgreich eingeführt wird. Das sind z.B. Mitarbeiter der eigenen Organisation, die die Einführung vorantreiben (interne Promotoren) oder Beratungsgesellschaften, die MS Project als externe Dienstleister implementieren und alle Zielgruppen vom Nutzen überzeugen und im Einsatz trainieren (externe Promotoren).
  
   

• Ein Wegweiser, der Administratoren und Help Desk-Mitarbeitern, die Informationen zur Verfügung stellt, wie MS Project in die übrige IT-Landschaft integriert und zuverlässig betrieben werden kann.
   

• Ein Programmierhandbuch für Entwickler, das hilft MS Project auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und Schnittstellen zu Fremdsystemen zu schaffen.

Daneben fehlten uns innerhalb der vorhandenen Werke eine Beschreibung folgende Aspekte oder zumindest Teile hiervon

• Aufgabenorientierte Darstellung im Stile "Das sind meine Aufgaben als Projektleiter, Projektmitarbeiter usw., und so löse ich sie mit MS Project."
   

• Methodische Fundierung durch allgemein akzeptierte Projektmanagementtechniken auf Basis des Standard des Project Management Institutes
   

• Eine Bewertung, welche Funktionen von MS Project und seinen Begleitprodukten, sich im Praxiseinsatz bis zu welcher Größenordnung bewährt haben und welche nicht.
   

• Bekannte Programmfehler und Wege, diese zu umschiffen.
   

• Häufige Bedienungsfehler und Vorschläge diese durch Training oder Programmanpassung zu vermeiden.
   

• Vollständige Integration der neueren Programmkomponenten wie z.B. der Microsoft Project Server in das Nutzungskonzept und nicht Darstellung als angehängter Sonderteil.
   

• Eine gesamtheitliche Betrachtung des standort- und unternehmensübergreifenden Einsatzes von MS Project
   

• Eine Aufteilung in kochrezeptartige Schritt-für-Schritt-Anleitungen (Tutorien) und Nachschlagebereiche (Referenzen), wo dies angemessen erscheint.
   

• Verweise auf weitere Informationsquellen, insbesondere ergänzende Bücher und Internet-Quellen

Ziel dieses Buches

Wir haben uns nun mit diesem Buch das Ziel gesetzt, ein Buch für die MS Project Versionen 2000 und 2002 zu schreiben, das die Anforderungen aus der Praxis erfüllt und diese Literatur-Lücke schließt.

Wenn wir vom Praxiseinsatz sprechen, dann haben wir eine Reihe von konkreten Unternehmen im Kopf, die wir bei unserer Arbeit kennen gelernt haben. Dies sind sowohl die Unternehmen, in denen wir selbst gearbeitet haben und arbeiten, als auch diejenigen, bei denen wir MS Project eingeführt haben und Unterstützung beim Betrieb leisten. Diese Unternehmen stammen aus unterschiedlichen Branchen und haben unterschiedliche Größen. Dennoch sind die Probleme, die mit einem Projektplanungssystem gelöst werden sollen in den Grundzügen immer gleich.

Der Projektleiter muss sicherstellen, dass das Projektziel innerhalb des gesteckten Qualitäts-, Zeit- und Kostenrahmens erreicht wird, sodass der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist. Aus Sicht der Unternehmensleitung müssen alle Projekte des Unternehmens so geleitet werden, dass erstens alle Kunden zufrieden sind und zweitens das Unternehmen profitabel arbeitet. Dies wird nur der Fall sein, wenn die verantwortlichen Ressourcenmanager dafür sorgen, dass die Auslastung möglichst hoch und gut verteilt ist. Und letztlich wird ein Projekt nur dann erfolgreich sein, wenn alle Projektbeteiligten (Stakeholder) frühzeitig in die Projektplanung involviert werden, stets über den Stand des Projektes und denen sich daraus für sie ableitenden Aufgaben informiert sind sowie die Voraussetzungen für ihre Aufgaben gegeben sind und sie einen angemessenen Zeitraum zur Verfügung haben, um diese Aufgaben zu erfüllen.

Hierzu müssen die Projektbeteiligten (Anwender) mit den richtigen Werkzeugen und dem Wissen über deren Einsatz in die Lage versetzt werden, diese Aufgaben erfüllen zu können. Diese Aufgabe haben die Dienstleister, das sind z.B. Berater, Administratoren und Entwickler. Dies können sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe sein.

Von diesem Ziel leiten sich folgende Teilziele ab:

• Konzentration auf das Wesentliche. MS Project wird oft als zu komplex wahrgenommen. Dies führt dazu, dass Neulinge sich im Wust der Funktionen verlieren, für sie nicht nachvollziehbare Ergebnisse erzielen und schließlich das Vertrauen in das Projektplanungssystem verlieren. Wir beschränken uns in den Tutorien auf die Darstellung der Kernprozesse und des Basiswissens. Wir geben Hinweise wie die Dienstleister durch Rightsizing MS Project so anpassen können und die Anwender so trainieren und coachen können, dass ein valides Projektmanagement auch in der Einführungsphase gewährleistet ist. Immer dort, wo man tiefer einsteigen kann, geben wir einen Hinweis auf andere Quellen. Dieses Buch bildet damit gewissermaßen eine Klammer um die vorhandene Literatur.
   

• Zielgruppenorientierte Darstellung. Nicht jeder muss und kann alles wissen. MS Project wird aber nur erfolgreich eingesetzt werden können, wenn alle Projektbeteiligten die Informationen bekommen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wir haben das Buch nach Nutzergruppen aufgeteilt. Die ersten vier Kapitel stellen MS Project aus Sicht der Anwender dar, die übrigen aus Sicht der Dienstleiter. Wir beschrieben die Kernprozesse aus Sicht der jeweiligen Zielgruppe und zeigen schrittweise, wie man die benötigten Informationen aus dem System zu Tage fördert (Anwender) oder was man tun muss, damit dies sichergestellt ist (Dienstleister).
   

• Einbettung in den Gesamtkontext. Projektmanagement ist niemals eine isolierte Einzeldisziplin im Unternehmen. Es bestehen enge Zusammenhänge mit dem Unternehmensmanagement. Das Tagesgeschäft und Abwesenheiten haben Einfluss auf das Projektmanagement und umgekehrt trägt die Projektarbeit zur Auslastung der Abteilungen bei. Wirtschaftlichkeitsanalysen durch das Unternehmenscontrolling durchspannen auch das Projektcontrolling und umgekehrt. Ebenso wenig wie die betriebswirtschaftlichen Aspekte des Projektmanagements isoliert im Unternehmen stehen, sind auch die technischen Aspekte eng mit der übrigen Infrastruktur verwurzelt. Ein vorhandenes System zur Erfassung der Ist-Zeiten muss genauso integriert werden, wie übrige Systeme wie z.B. Dokumentenmanagementsysteme, Groupware und CAD-Programme. Wir werden darum die Schnittstellen aufzeigen und Lösungsansätze beschreiben, Systemgrenzen zu überschreiten. Besonderes Gewicht werden wir auf die Integration in die Microsoft Welt legen. Als Stichpunkte seien hier nur Office- und BackOffice-Integration, Zentrale Administration über das Active Directory, Integration in Outlook, Ablage der Projektdokumentation auf dem SharePoint Portal Server, Betrieb auf Terminalserver oder Erweiterung durch COM-Add-Ins genannt.
   

• Praxiserprobte Lösungen. Grau ist alle Theorie und nicht alles was Microsoft verspricht, funktioniert auch in jeder Situation. Wir beschreiben nur Lösungen, die wir auch wirklich schon im Unternehmen eingesetzt haben. Wenn es Einschränkungen z.B. hinsichtlich der Menge oder Art der Projekte, Ressourcen gibt, dann erwähnen wir dies an den entsprechenden Stellen.

Zielgruppen und Vorgehen

Das Musterunternehmen

Wenn wir von Unternehmen und Projekten sprechen, dann haben wir ein mittelständisches Modellunternehmen mit mehreren Standorten im Kopf, das einen Teil seiner Wertschöpfung über Projekte beim Kunden betreibt. Das Projektmanagement ist in einer Matrixorganisation ausgeprägt. Der Einfachheit halber sollen dies Hausbau-Projekte sein, da sich hierunter jeder etwas vorstellen kann.

MS Project läuft in der Zentrale als gewöhnliche Client-Anwendung, die externen Standorte nutzen MS Project über den Terminalserver. Die Mitarbeiter und Kunden greifen über Intranet bzw. Extranet oder Internet auf MS Project Server zu. Das Unternehmen verwendet Windows 2000 als Betriebssystem auf Workstations und Servern. Die Projektpläne selbst werden im Dateisystem abgespeichert und liegen auf einer Netzwerkfreigabe. Alle Projekte sind mit einem zentralen Ressourcenpool verknüpft. MS Project Server läuft auf einem SQL Server. Als Groupware ist Outlook in Verbindung mit dem Exchange Server im Einsatz. Die Projektdokumentation wird auf einem SharePoint Portal Server abgelegt. Die Projektleiter haben alle Notebooks, viele Mitarbeiter besitzen einen PocketPC.

Dieses Unternehmen beschreibt den Maximalausbau und ist nur als ein Beispiel zu sehen. MS Project kann genauso in anderer Umgebung und bei Unternehmen mit andere Ausrichtung und Größe eingesetzt werden. Im Buch werden wir möglich Abweichungen, z.B. Speicherung der Projektpläne in der Datenbank und Ersatz des Standard-Ressourcenpools von MS Project durch andere Technologien und Schnittstellen zu anderen System in Hinweistexten und Fußnoten erwähnen.

Zielgruppen

Jeder der o.g. Projektbeteiligten ist eine Zielgruppe für dieses Buch. Zum einen die Gruppe der Anwender, die wir im Folgenden als Projektleiter, Projektmitarbeiter, Ressourcenmanager und Führungskräfte bezeichnen. Zum anderen die Gruppe der Dienstleister, die wir im Folgenden als Berater, Administratoren und Entwickler bezeichnen.

Nicht in jedem Unternehmen werden die Projektbeteiligten auch einzelne Personen sein, vielmehr werden bestimmte Menschen mehrere Rollen bekleiden. Aus diesem Grund werden wir ab jetzt nur noch von Rollen sprechen. Je nachdem in welche Rolle der Leser schlüpft, sind folgende Kapitel für ihn von Interesse.

MS Project für Anwender

In diesen vier Kapiteln wird das Basiswissen für Anwender in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst. Neulinge lesen hier, was sie für den sicheren Einsatz von MS Project an Wissen benötigen. Für Leser andere Bücher mit Erfahrungen in MS Project und insbesondere die Projektleiter eignen sich diese Kapitel als Repetitorium, um sich noch einmal die Kernprozesse zu vergegenwärtigen.

MS Project für Projektleiter

Der Projektleiter ist der Chef des Projekts. Der Projektplan ist sein Eigentum. Er muss Sorge tragen, dass das Projekt innerhalb der gesteckten Ziele zum Abschluss gebracht wird. In diesem Kapitel erfährt er, wie er den Projektplan anlegt, die Vorgänge eingibt, diese strukturiert, Ressourcen einplant und diese hiervon informiert und ihre Rückmeldungen in den Plan einpflegt. Ein weiterer Abschnitt beschäftigt sich damit, wie er aus diesen Informationen, Reports wie z.B. Projektstatusberichte generiert.

MS Project für Projektmitarbeiter

Projektmitarbeiter sind die wichtigsten Ressourcen im Projekt. Sie werden je nach Qualifikation (Skill) angefragt, ob sie bestimmt Aufgaben übernehmen können und wie groß Ihr Aufwand hierfür ist. Wenn Sie einen Vorgang annehmen, dann wird dieser in ihre Aufgabenliste bzw. Arbeitszeittabelle übertragen. Über MS Project Server können Sie sich einen Überblick über das verschaffen, was vor ihren Aufgaben im Projekt abläuft und wofür sie die Voraussetzungen liefern. Während und zum Abschluss ihrer Aufgaben melden sie diese Ist- und Rest-Aufwände an den Projektleiter zurück.

MS Project für Ressourcenmanager

Ressourcenmanager sind verantwortlich für die Mitarbeiter- und Maschinendisposition. Sie sind die Projektleiter für die nicht projektbezogenen Tätigkeiten, wie z.B. Wartungsarbeiten, interne Termine und Abwesenheiten. Sie müssen sicherstellen, dass die Ressourcen ausgelastet sind. Die Skills Ihrer Ressourcen bei den Projektleitern vermarkten und ggf. mit Qualifizierungsmaßnahmen, diese an die Bedürfnisse anpassen. Sie müssen Ein- und Umplanungen überwachen und Ressourcenkonflikte, z.B. infolge von Überplanung oder plötzlicher Abwesenheit z.B. durch Krankheit auflösen.

MS Project für Führungskräfte

Die Führungskräfte aus der Unternehmensleitung oder ein Derivat hiervon wie z.B. der Projekt- oder Lenkungsausschuss, müssen sicherstellen, dass das gesamte Projektportfolio profitabel ist. Sie legen die Rahmenbedingungen für das Projektmanagement fest. Sie priorisieren Projekte und fällen Entscheidungen bei Ressourcenkonflikten, die die Ressourcenmanager nicht klären können. Sie sorgen für die Integration des Projektmanagements in das Finanz-, Personal- und Marketingmanagement. Teilaspekte hiervon werden auch als Finanz- oder Budgetplanung bezeichnet. Sie erwarten von Ihren Projektleitern eine frühzeitige Information über Planabweichungen und Vorschläge zur Gegensteuerung sowie allgemeine Projektstatusinformationen über die Zielerreichung.

MS Project für Projektmanagementdienstleister

Die übrigen Kapitel wenden sich an diejenigen, die die o.g. Anwender bei Ihrer Arbeit technisch und organisatorisch unterstützen. Die können wie eingangs schon erwähnt sowohl interne als auch externe Dienstleister sein. Auch hier werden in der Praxis oft einige Rollen von ein und derselben Person wahrgenommen.

MS Project für Berater

Berater sind all diejenigen, die den Einsatz von Projektmanagementtechniken- und werkzeugen im Unternehmen vorantreiben, sei es als Verkäufer der Lösung (Promotor), Trainer, Coach, Organisator o.v.a.m. Oft erfüllen Sie eine Vielzahl von Einmalaufgaben, wie z.B. die Durchführung von Präsentationen oder die Erstellung von Projekthandbüchern und -vorlagen. Sie stellen auch die Schnittstelle zum Lenkungsausschuss, der Geschäftsleitung und dem Betriebsrat. In diesem Kapitel finden die Personen das Material, um MS Project erfolgreich im Unternehmen zu implementieren, u.a. auch viele Checkliste oder auch Übungsaufgaben für die Durchführung von Schulungen.

MS Project für Administratoren

Die Administratoren sind für den zuverlässigen Betrieb der IT im Unternehmen verantwortlich. Im First-Level-Support steht Ihnen oft Help-Desk-Mitarbeiter zur Seite, um einfachere Probleme der Anwender zu lösen. Sie sind verantwortlich, dass sich MS Project nahtlos in die vorhandene Infrastruktur integriert, sie leiten Maßnahmen zur Anpassung dieser Infrastruktur. Für den Betrieb von MS Project und der von MS Project benutzten Systeme, wie z.B. den Terminalserver, Active Directory, SQL Server, Internet Information Server sind sie verantwortlich, genauso wie für die Vorbeugung von Störungen und ggf. deren Beseitigung. In dem Kapitel erfahren Sie wie die Installation von MS Project durchgeführt wird und wie MS Project gewartet wird. Dazu gehört auch die Administration der Grundeinstellungen von MS Project über Administrative Vorlagen wie auch die Administration der MS Project Server Datenbank und des MS Project Servers selbst.

MS Project für Entwickler

Entwickler (Enterprise Developers) sorgen als Systemintegrationen für die Schaffung von Schnittstellen zwischen der vorhandenen IT-Infrastruktur. Zudem passen Sie die Standardsoftware MS Project, MS Project Server an die Spezifika ihres Unternehmens an. In diesem Kapitel lesen sie in Form eines Tutoriums, wie die einzelnen Komponenten von MS Project mit VBA erweitert werden können. Das Kapitel wird komplettiert mit einer Referenz als Nachschlagewerk und vielen Beispielanwendungen, deren Code von unserer Website heruntergeladen werden kann.

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