Neues zum Projektmanagement mit Microsoft 365: Microsoft Project, Planner, Teams und Power BI

Microsoft bereitet derzeit das Rollout eines Updates für Microsoft Teams vor. Aktuell werden bei Videokonferenzen in Teams maximal vier Videos auf dem Bildschirm übertragen und zwar von den Teilnehmer, die als letztes gesprochen haben. Die Möglichkeit, parallel mehr als vier Bilder bei einer Videokonferenz in Microsoft Teams anzuzeigen, bestand bisher nicht. Natürlich wäre es optimal, alle Teilnehmer der Videokonferenz gleichzeitig sehen zu können. Besonders für den Sprecher, sind die  Reaktionen aller Teilnehmer interessant, unabhängig davon, ob diese zuletzt gesprochen haben oder nicht. 

Mit dem neuen Update für Microsoft Teams besteht diese Möglichkeit nun. Das Update soll Ende April veröffentlicht werden und es ermöglichen, während einer Videokonferenz bei Microsoft Teams bis zu neun Personen gleichzeitig auf dem Bildschirm anzuzeigen. Diesem Update sollen weitere folgen, durch die die gleichzeitige Übertragung von mehr als neun Personen möglich werden soll. 

Viele Unternehmen klagen über eine interne Kommunikation, die immer unübersichtlicher wird. Dieser Zustand resultiert zum einem aus der zunehmenden Digitalisierung der Organisationsabläufe und der Unternehmenskommunikation. Zum anderen ensteht dieses "Durcheinander" durch die parallele Nutzung verschiedener Medien, wie etwa Telefon, E-Mails und WhatsApp. Wichtige Daten finden sich an verschiedenen Stellen wieder, man verliert den Überblick und im schlimmsten Fall gehen wichtige Informationen in der alltäglichen Informationsflut unter. Aufgrund dieser Verhältnisse, stellen sich einige Unternehmen folgende Fragen: 

• Wie sieht der Idealzustand für mein Unternehmen aus?
• Wie viel effektiver kann ich arbeiten, wenn alle wichtigen Informationen zentral abliegen und schnell wiedergefunden werden können?
• Wie einfach wird mein Arbeitsalltag, wenn die gesamte Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern jederzeit nachvollziehbar ist?
• Welche Qualitätssteigerungen sind in meinem Unternehmen möglich, wenn alle Prozesse, durch Digitalisierung, einheitlich und sauber strukturiert sind?

Diese Ziele erreichen sie durch eine digitale Kommunikationsplattform, die individuell auf das eigene Unternehmen angepasst ist und alle wichtigen Unternehmensbereiche abdeckt. Eine der beliebtesten davon ist Microsoft Teams. Als langjähriger Microsoft Gold Partner bieten wir individuell angepasste Lösungen zum reibungslosen Kommunikations- und Organisationsablauf auf Basis der innnovativen Kommunikationsplattform Microsoft Team an.

Unsere Leistungen beinhalten:

• Einen Online Starter-Workshop, wo wir Ihren genauen Bedarf und Ihre Engpässe in der digitalen Unternehmenskommunikation gemeinsam herausarbeiten
• Die Installation und Konfiguration von Microsoft Teams und Microsoft Office 365, so dass Sie die technische Basis für Ihre digitale Kommunikationsplattform erhalten
• Adoption-Workshops, in denen wir die Arbeits- und Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen auf Microsoft Teams einstellen und Ihre Mitarbeiter schulen
• Eine laufende Betreuung Ihrer Teams Kommunikationsplattform, so dass Sie kontinuierlich für neue Funktionen und Bedienungsweisen geschult werden 
• Eine Hotline, die Ihnen bei allen Fragen und Problemen weiterhilft

Zudem haben Sie bei uns die Möglichkeit der Zusatzprogrammierungen, mit denen Sie Ihre Microsoft Teams Kommunikationsplattform individuell auf Ihr Unternehmen ausrichten und weiterentwickeln können. So können z.B. vorhandene Anwendungsprogramme in Microsoft Teams eingebunden oder vollständig neue Funktionen bereitgestellt werden.

Möchten Sie das Potenzial einer solchen individuellen Microsoft Teams Kommunikationsplattform für Ihr Unternehmen voll ausschöpfen? Dann nehmen Sie jetzt direkt mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne rund um Microsoft Teams.



Der Coronavirus hat unser aller Arbeitsalltag gehörig durcheinander gebracht. Viele, die nicht ans Homeoffice gewöhnt sind, finden sich plötzlich jeden Tag am heimischen Schreibtisch wieder. Wie strukturieren wir jetzt am besten unseren Tag? Wie bleiben wir von zu Hause aus produktiv? Welche kleineren und größeren Fallen lauern bei der Arbeit vom heimischen Schreibtisch?

Wir arbeiten bei uns im Unternehmen schon seit vielen Jahren mit einem hohen Anteil an Homeoffice und wollen mit diesem Blogpost einige unserer Best-Practices, die wir über die Zeit herausgefunden haben, an Sie weitergeben.

Ihr neuer Arbeitsplatz

Am Anfang ist es erstmal egal, an welchem Ort in Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus Sie Ihr Lager aufschlagen. Gerade zu Anfang der Homeoffice-Zeit ist es sinnvoll "einfach mal loszulegen", anstatt viel Zeit mit der Suche nach dem perfekten Platz und dem Aufräumen zu verbringen. Damit vermeiden Sie ein schlechtes Gewissen darüber, heute noch gar nichts geschafft zu haben. Wenn Sie sich an das Arbeiten im Homeoffice gewöhnen und in absehbarer Zeit nicht wieder an Ihren angestammten Platz im Büro zurückkehren werden, empfiehlt es sich dennoch, in eine gewisse Ausrüstung zu investieren.

Sie erleichtern sich das Leben definitiv durch gute Hard- und Software. Hardwareseitig bietet sich u.a. ein zweiter Bildschirm, ein bequemer und rückenfreundlicher Stuhl, eine Maus und vielleicht sogar eine ergonomische Tastatur an. Daneben kann Ihnen Software wie Microsoft Teams, Microsoft Planner und das neue Microsoft Project for the Web helfen, die Projektarbeit und andere Tätigkeiten im Team weiterhin effektiv durchzuführen. Alle vorgenannten Produkte gehören zu Office 365 und können kostenlos bzw. liquiditätsschonend sofort eingesetzt werden. Über diesen Link können Sie ohne Verpflichtungen starten.

Konzentration aufrecht erhalten

Im Homeoffice lauern selbstverständlich gänzlich andere Ablenkungsgefahren wie im Büro, besonders wenn Sie Kinder haben, die momentan nicht zur Schule oder in die Kita dürfen. Wenn Ihr Job es erlaubt, suchen Sie sich Zeitfenster für die Arbeit, in denen Sie davon ausgehen können, möglichst wenig von außen gestört zu werden, also z.B. früh morgens oder abends. Trennen Sie "Zeit für Privates" von "Zeit für Arbeit" so gut es geht und kommunizieren Sie klar, dass Sie während der Arbeit nicht gestört werden möchten. Das mag für Freunde und Familie erstmal unverständlich klingen, weil Sie ja "zu Hause sind". Erklären Sie in einem solchen Fall, dass Sie gerne ungestört arbeiten möchten und Sie im Büro auch nicht ständig erreichbar wären.

Für Ruhe sorgen

Ihr Nachbar nutzt die Zeit während der Corona-Krise, um zu Hause ein neues Instrument zu erlernen? Im Haus gegenüber wird renoviert? Rasenmäherlärm vor Ihrem Fenster lässt Sie Ihre eigenen Gedanken nicht hören und Ihre Kinder haben entdeckt, dass man Disneyfilme jetzt streamen kann? Besorgen Sie sich Ohrstöpsel oder Noice-Cancelling-Kopfhörer. Letztere haben den Vorteil, dass Sie sogar noch Ihre präferierte Musik zum Arbeiten hören können.

Soziale Kontakte pflegen

Sie vermissen den Umgang mit Kollegen im Büro? Im Jahr 2020 müssen Sie im Homeoffice nicht einsam sein, sondern können mit Ihrem Team selbstverständlich online in Kontakt bleiben. Nehmen Sie sich zwischendurch die Zeit sich, etwa in vereinbarten "Kaffeepausen", auszutauschen. Erzählen Sie Anderen von Ihren kleinen Erfolgen oder Misserfolgen beim Meistern der ungewohnten Situation. Hervorragend geeignet ist dafür die kostenlose Version von Microsoft Teams.

Nicht nur in Pausen, auch während der Arbeit ist es wichtig, mit Ihren Kollegen effektiv im Team zusammenzuarbeiten, selbst wenn Sie räumlich getrennt voneinander sind. Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie Interesse an weitergehender Beratung haben, wie Sie auch in verteilten Teams effektiv arbeiten können.

Wir arbeiten schon seit vielen Jahren, sowohl mit unseren Kunden als auch untereinander, online zusammen. Die technische Basis ist dabei Office 365 und zwar unter anderem Microsoft Project und Microsoft Teams. 

Bedingt durch die Corona-Krise stellen derzeit zahlreiche Unternehmen auf Homeoffice um und Webmeetings bzw. Videokonferenzen sind gefragt wie nie. Sollte ihr Unternehmen bisher keine Möglichkeit gefunden haben, persönliche Treffen durch Webmeetings bzw. Videokonferenzen zu ersetzen, können Sie aktuell auf ein besonderes Angebot von Microsoft zurückgreifen: Bis ins Jahr 2021 kann Microsoft Teams kostenlos genutzt werden. Mehr Infos zu diesem Angebot erfahren Sie unter folgendem Link: 

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/05/our-commitment-to-customers-during-covid-19/

Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie können persönliche Treffen leicht und kosteneffizient durch Webmeetings ersetzen und leisten gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz. Mehr Infos dazu können Sie hier nachlesen. Bildungseinrichtungen erhalten Office 365 inkl. Microsoft Teams sogar dauerhaft kostenlos. 

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Power BI ist Microsofts Self-Service BI Lösung und eignet sich gut für das Projektcontrolling. Das Berichtswerkzeug bietet Ihnen viele Möglichkeiten zur Auswertung und Visualisierung der Projektdaten. Wenn Sie Project Online verwenden, bietet Ihnen Microsoft Standardberichte an, auf die Sie als Einstieg zurückgreifen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Project Web App für Microsoft Power BI installieren und verwenden.

Öffnen Sie dazu die Power BI Web-Oberfläche unter https://app.powerbi.com

Microsoft Project-App installieren und verwenden

Apps werden in Microsoft Power BI dazu verwendet, um zu bestimmten Diensten Verbindungen herzustellen. Es werden aus den Daten eine Reihe von Power BI Berichten erstellt. Sie können auch eigene Apps in Ihrem Unternehmen bereitstellen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie die App für Microsoft Project zu Power BI hinzufügen und verwenden.

Klicken Sie zuerst unten links auf die Schaltfläche Daten abrufen. Dann klicken Sie im Bereich Inhalt ermitteln im Feld Dienste auf die Schaltfläche Abrufen.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Apps für Power BI. Suchen Sie nach Project web. Klicken Sie bei der App Microsoft Project Web App auf Jetzt holen.

Geben Sie im nächsten Dialogfeld Ihre PWA-Url ein. In unserem Fall https://holert.sharepoint.com/sites/demo. Darunter geben Sie ein, welche Sprache diese PWA hat. In unserem Fall 3 für Deutsch. Melden Sie sich mit Ihrer Authentifizierungsmethode an und betätigen Sie die Schaltfläche Anmelden.

Die App wird nun hinzugefügt. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Hamburger-Menü-Symbol und wählen Sie unter Berichte den Eintrag Microsoft Project Web App aus. Nun öffnen sich die Berichte, die von der App bereitgestellt werden.

Portfolioberichte

Die Startseite bildet das Portfolio Dashboard. Links sehen Sie auf sieben Kacheln projektübergreifende Informationen. Die Anzahl der Projekte in Project Online, die gesamten Projektkosten und Projektkostenvarianz, die gesamte verplante Arbeit und Varianz der Arbeit zu den Basisplänen sowie die Anzahl der Risiken und Probleme. Im Balkendiagramm Projects by Governance Phase sehen Sie eine Übersicht, wie viele Projekte sich in den einzelnen Workflow-Phase befinden. Das Diagramm Projects by Type gibt einen Überblick über die Anzahl Projekte der verschiedenen Projekttypen.

In der grünen Leiste finden Sie bei jedem Report Filtermöglichkeiten nach Abteilung (Department), Projekttyp (Project Type), Projektbesitzer (Project Owner) und Workflow-Phase (Governance Phase).

Klicken Sie oben links auf Seiten und sehen Sie sich die einzelnen Berichte, die die App beinhaltet genauer an. Der nächste Bericht von oben ist die Portfolio Timeline. Sie bildet die Projekte auf einer verstellbaren Zeitachse übereinander ab.

Als nächstes betrachten wir den Bericht Portfolio Costs. Er stellt eine Übersicht über die Kosten aller Projekte dar und wie diese von den Kosten der ursprünglich gespeicherten Basispläne abweichen. Die Projektliste unten auf der Seite ist gegliedert nach solchen Projekten, für die noch kein Basisplan gespeichert wurde und solche, die den Basisplan zu mehr als 20% übersteigen. Oben mittig sehen Sie die Projekte nach Kosten absteigend sortiert und rechts daneben sehen Sie auf einem Tacho, wie viele Ist-Kosten bereits angefallen sind und wie hohe Kosten Sie nach aktuellem Forecast erwarten. Der schwarze Strich symbolisiert dabei die, in den Basisplänen angenommenen, Kosten.

Der nächste Bericht heißt Portfolio Milestones. Er listet abgeschlossene und anstehende Meilensteine der letzten und nächsten 30 Tage auf. Rechts neben den Tabellen sind die Daten der abgeschlossenen und insgesamt geplanten Meilensteine jeweils noch mit einem Donut-Diagramm visualisiert.

Die zu Ihren Projekten erfassten Risiken behalten Sie mit dem Bericht Portfolio Risks im Blick. Dieser beinhaltet eine Tabelle, die alle Risiken mit ihren Kenndaten auflistet und in der oberen Hälfte drei Diagramme. Links oben ein Donut, der visualisiert wie viele Risiken es pro Kategorie gibt. Mittig ein Balkendiagramm, das die erfassten Kosten und Auswirkungen (=Kosten mal Wahrscheinlichkeit) gegenüberstellt. Rechts noch ein Tortendiagramm, das zeigt in wessen Projekten sich Risiken befinden.

Sehr ähnlich zum Risikobericht ist der letzte Porfolio Bericht Portfolio Issues, der die erfassten Probleme wiedergibt, aufgebaut. Unten eine Tabelle aller Probleme mit den dazu erfassten Metadaten; oben drei Diagramme, die die Verteilung nach Kategorie, Status und Projektbesitzer visualisieren.

Ressourcenberichte

Kommen wir nun zu den Ressourcen Berichten, die in der App enthalten sind. Der erste, Resource Availibility, beinhaltet verschiedene Visulisierungen zu Ressourcenauslastung und -kapazität. Oben sind ein klassisches Ressourcen Histogramm und ein Balkendiagramm zu den verbleibenden Verfügbarkeiten, jeweils gruppiert nach Ressourcen Gruppe, zu sehen. Die untere Bildhälfte füllt eine Ressourcen Heatmap, die auf Engpässe einzelner Ressourcen in den Monaten des aktuellen Jahres und eventuell verfügbare Kapazitäten aufmerksam macht.

Der zweite Ressourcen Bericht namens Resource Overview ist eine generelle Übersicht über die in Project vorhandenen Ressourcen. Er enthält eine Liste der Ressourcen und Diagramme um zu visualisieren, wie viele den Gruppen, Abteilungen und RSP-Werten zugeteilt wurden.

Die App beinhaltet außerdem einen Bericht zu den vorhandenen Ressourcenzuweisungen. Resource Assignments visualisiert einerseits je Ressource, zu welchen Vorgängen diese zugewiesen ist, mit Filtermöglichkeit auf einzelne oder mehrere Ressourcen. Andererseits beinhaltet er zwei Donut-Diagramme, die eine Drilldown Möglichkeit anbieten. Auf oberer Ebene visualisieren Sie die Arbeit pro Ressourcengruppe und Projekttyp. Sie können dann per Drilldown heruntergebrochen werden auf die Ressourcen einer Gruppe und die Projekte eines Typs.

Statt eines Drilldowns auf einen Wert kann auch das gesamte Diagramm eine Ebene granularer gestellt werden und zeigt dann Arbeit je Ressource und Projekt über alle Ressourcen und Projekte an. Im Screenshot zeigt das linke Diagramm die Arbeit heruntergebrochen auf alle Ressourcen; beim rechten wurde ein Drilldown auf Tiefbauprojekte ausgeführt.

Ganz rechts oben befindet sich außerdem ein Balkendiagramm, das Ist- und Restarbeit nach Projekttypen gruppiert wiedergibt.

Auch ein Bericht, der Details zu einzelnen Ressourcen anzeigt, ist verfügbar. Im Bericht Resource Details wählen Sie eine Ressource aus und erhalten eine detaillierte Übersicht über alle relevanten Informationen, wie Auslastung und Kapazität über die Zeit, Kosten, Projekte in denen die Ressource eingesetzt wird sowie geplante, Ist- und Restarbeit.

Der letzte Ressourcen Bericht befasst sicht mit dem bekannten und erwarteten Ressourcenbedarf. Die grüne Linie zeigt den bekannten Ressourcenbedarf, die graue Fläche dagegen einen mathematisch errechneten erwarteten Ressourcenbedarf.

Projektberichte

Zuletzt stellt Microsofts App noch zwei Berichte zur Verfügung, die sich auf den Stand einzelner Projekte beziehen. Es bietet sich an, sie z.B. als Grundlage für Meetings zum Projektsachstand zu verwenden.

Der erste der beiden Berichte heißt Project Status und gibt eine Übersicht über die Kennzahlen, Arbeit und Meilensteine eines Projekts. Auch der Projektfortschritt und erfasste Risiken und Probleme werden gezeigt. Welches Projekt gezeigt wird, wählen Sie oben rechts über das Dropdown Menü Project aus.

Der letzte in der App enthaltene Bericht ist der Project Risks & Issues. Auch hier wählen Sie bitte wieder oben rechts das Projekt aus, zu dem Sie die Daten betrachten möchten. Dieser Bericht bietet wieder Drilldown Möglichkeiten an. Wie diese funktionieren, haben wir bereits weiter oben im Abschnitt Ressourcenberichte beschrieben.

Sie erhalten hier eine Auflistung aller Probleme und Risiken in einem Projekt und Visualisierungen der Probleme nach Besitzer, Prioriät, Kategorie und Status. Zu den Risiken gibt es eine Risikomatrix und Visualisierungen nach Kategorie, Besitzer und Status.

Fazit

Microsoft hat mit der Power BI App Project Web App eine umfangreiche Sammlung an Power BI Berichten für Project Online Nutzer vorgelegt. Sie beinhaltet sowohl Berichte zum Portfolio, den Ressourcen, als auch zu einzelnen Projekten. Aus unserer Sicht ist sie damit ein schöner und schneller Einstieg in das Projektcontrolling mit Power BI.

Möchten Sie mehr zum Thema Berichte und Projektcontrolling erfahren? Renke Holerts Buch Microsoft Project 2019 beinhaltet ausführliche Informationen, sowohl zum Reporting und Controlling mit Microsoft Power BI, aber auch mit anderen Technologien und Tools wie Excel oder SQL Server Reporting Services.