Microsoft Planner: Einfaches, visuelles Aufgabenmanagement für Teams

Legen Sie in Ihrem Plan für jede Aufgabe eine Kanban Karte an, fügen Sie Details hinzu und organisieren Sie alle Karten, um leicht den Überblick zu behalten.

Jeder Plan hat seine eigene Pinnwand, auf der Sie einzelne Aufgaben in Gruppen zusammenfassen können. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben wie es für Sie am passendsten ist, z.B. nach zugewiesener Ressource oder Bearbeitungsstatus. Um die Zuordnung zu ändern, ziehen Sie eine Karte einfach mit der Maus in eine andere Kategorie.

Nutzen Sie die Aufgaben App z.B.für

  • ein Projektteam, das offene Punkte für ein Projekt verfolgen möchte (PMBOK)
  • ein Lean Portfolio Management Team, um alle Initiativen Ihres Unternehmens zu steuern (SAFe)
  • ein Team, das agil für ein Value Stream arbeitet und ein Backlog führt (SAFe).

Office 365 Planner Screenshot

Microsoft Planner in Teams, im Web, Windows Desktop App und Mobil/Benachrichtigungen

Dank der Diagramm Ansicht behalten Sie und jeder Mitarbeiter stets den Überblick darüber, ob das Team Fortschritte gemacht hat und Sie Ihren gesteckten Zeitrahmen einhalten können. Neben der Web App ist Planner auch für Mobilgeräte (iOS/Android) verfügbar ist, kann sich jeder überall und jederzeit auf dem aktuellsten Stand des Teams halten. Es gibt keine eigentständige Desktop App für Planner. Allerdings können die Inhalte aus Planner in der Aufgaben App der Microsoft Teams Desktop App angezeigt werden.

Wenn Sie möchten, informiert Planner Teammitglieder über Ihnen neu zugewiesen Aufgaben per E-Mail. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Benachrichtigungen über Vorgänge in den, ebenfalls in Planner enthaltenen, Unterhaltungen informiert zu werden.

Screenshot Chart Ansicht

Microsoft Planner ist Teil von Microsoft 365

Da Microsoft Planner Teil von Microsoft 365 ist, können Sie  ganz einfach an jede Aufgabe alle zugehörige Dateien an zu hängen und diese direkt in Planner zu bearbeiten. Damit ersparen Sie sich das mühsame Suchen nach Dateien und Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen.

Document Attached to Task

Microsoft Planner/Microsoft Project Integration

Falls Sie Microsoft 365 Kunde sind und über die neueste Version von Microsoft Project verfügen, haben Sie die Möglichkeit einen Vorgang aus Project mit einem Plan zu verknüpfen. Damit kann der Projekt Manager die Planungen dieses Vorgangs an einen Nutzer von Planner delegieren.

plannerButton

Der Plan kann über ein kleines Symbol neben dem Vorgang direkt aus Project eingesehen werden. Damit kann der Projekt Manager den Fortschritt einsehen und nachvollziehen um den Vorgang in Project entsprechend zu aktualisieren.

LinkedTast

Oft ist die Zuordnung eines Plans zu einem Vorgang in der Praxis nicht geeignet, daher empfehlen wir einen Plan pro MS Project Projekt anzulegen, um dort alle offenen Punkte zu einem Projekt zu erfassen.

Tipp: Legen Sie automatisch pro Projekt einen Planner Plan in Microsoft Teams mit unserer Automatisierung Project2Team an.

Microsoft Planner/Microsoft Teams Integration

Microsoft Planner ist standardmäßig in Microsoft Teams integriert. Sie können einen Planner Plan als zusätzliche Registerkarte in Microsoft Teams hinzufügen oder auch die Microsoft Aufgaben App (Task für Microsoft To do und Planner nutzen, um an einer Stelle alle Aufgaben aus allen Plänen an einer Stelle in Microsoft Teams anzuzeigen.

Microsoft Planner/Outlook Integration

Standardmäßig kann sich jeder MS Planner Nutzer seine Aufgaben über einen iCal-Feed in Outlook als zusätzlichen Kalender anzeigen lassen. Hierzu müssen die Aufgaben veröffentlicht werden und die Aufgabe müssen ein Fälligkeitsdatum haben. Ist beides gegeben, dann wird am Fälligkeitstag ein ganztätiges Ereignis in diesem Kalender angezeigt. Damit der Nutzer diese Termin sieht, muss er den Kalender zusätzlich zu seinem eigenen Kalender anzeigen, z.B. per Überlagerung (Calendar Overlay).

Da die meisten IT Abteilungen Bedenken bezüglich der Sicherheit haben, ist die von Microsoft standardmäßig angebotene Funktion zur Verknüpfung von Planner und Outlook oft deaktiviert. Der Grund ist, dass bei Kenntnis der Freigabeadresse prinzipiell jeder aus dem Internet auf vertrauliche Informationen zugreifen kann.

Weiterhin ist die standardmäßige Integration zwischen MS Planner und Outlook auf reines Lesen beschränkt. Typische Anwendungsfälle wie die Einsatzplanung und Zeiterfassung werden nicht unterstützt.

Eine sichere und leistungsfähige Integration Microsoft Planner bzw. der Microsoft Task App und Outlook gibt mit dem Add-On Allocatus. Dieses nutzt für den Zugriff auf Outlook einen sicheren Weg. Zudem unterstützt analog zu Microsoft Project Integration alle Anwendungfälle, u.a. die Zeiterfassung

 

Gantt Chart/Balkendiagramm für Microsoft Planner

Microsoft Planner hat standardmäßig kein Gantt Chart für die Terminplanung. Microsoft plant hierfür auch keine Unterstützung einzuführen, da diese Funktion über Microsoft Project for the web bereits angeboten wird. Alternativ zum Einsatz von Microsoft Project for the web, können Sie auch das Add-On Allocatus nutzen, um zu Microsoft Planner Gantt Chart im Web und Microsoft Teams darzustellen.

Microsoft Planner Desktop App

Für den Microsoft Planner gibt es keine Desktop App. Sie können aber den Planner über die App Aufgaben von Planner und To Do zu Microsoft Team hinzufügen und damit auch in der Microsoft Teams Desktop App für Windows verwenden. 

Verschieben von Aufgaben zwischen unterschiedlichen Plänen in Microsoft Planner 

Aufgaben können einfach zwischen Plänen verschoben, aber nicht delegiert werden.

Aufgaben/Tasks zwischen Microsoft Planner/Microsoft Teams Plänen verschieben

 

Aufgaben in Microsoft Planner untereinander verknüpfen

Ab einer bestimmten Anzahl von Aufgaben in einem Planner Plan verliert man leicht den Überblick über zusammenhänge Aufgaben. Wie kann man die einzelnen Aufgaben in Planner untereinander verknüpfen?

Dies Funktion bietet Microsoft nicht an, da diese dem größeren Produkt Microsoft Project for the web vorbehalten ist.

Vorlagen für Microsoft Planner

Wie kann man Microsoft Planner Pläne bzw. Projekte auf Basis von Vorlagen anlegen? Standardmäßig gibt es die Funktion, dass man einen bestehenden Projektplan kopieren kann. Das ist hilfreich, erfordert aber oft viel manuelle Arbeit. Einfacher können Sie mit Allocatus vordefinierte Microsoft Team Arbeitsbereiche für Ihr Projekt erstellen lassen inkl. eines Planner Plans.

Wie kann man in Microsoft Planner suchen? 

Innerhalb eines Plans kann man in der Web App von Microsoft Planner mit der Filterfunktion suchen. Zudem kann man in der mobilen App kann man nach den Namen von Plänen oder nach den Namen der eigenen Aufgaben suchen.

Die Inhalte von Planner werden aber nicht von der Office 365 Suche oder Teams Suche gefunden. 

Kann man in Microsoft Planner jemanden erwähnen?

Nein, bisher kann man in Microsoft Planner nicht in Kommentaren oder anderswo eine Person erwähnen. Alternativ in Microsoft Project for the web oder Microsoft Project zu einem Vorgang in Microsoft Teams diskutieren und hierin eine Person erwähnen.

Kann man in Microsoft Planner eine Standardansicht festlegen?

Kann man in MS Planner z.B. standardmäßig die Ansicht nach Fortschritt gruppieren? Nein, derzeit werden die Planner Aufgaben beim Aufruf der Web App nur nach Buckets sortiert angezeigt.