Microsoft Planner: Einfaches, visuelles Aufgabenmanagement für Teams

Legen Sie in Ihrem Plan für jede Aufgabe eine Kanban Karte an, fügen Sie Details hinzu und organisieren Sie alle Karten, um leicht den Überblick zu behalten.

Jeder Plan hat seine eigene Pinnwand, auf der Sie einzelne Aufgaben in Gruppen zusammenfassen können. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben wie es für Sie am passendsten ist, z.B. nach zugewiesener Ressource oder Bearbeitungsstatus. Um die Zuordnung zu ändern, ziehen Sie eine Karte einfach mit der Maus in eine andere Kategorie.

Nutzen Sie die Aufgaben App z.B.für

  • ein Projektteam, das offene Punkte für ein Projekt verfolgen möchte (PMBOK)
  • ein Lean Portfolio Management Team, um alle Initiativen Ihres Unternehmens zu steuern (SAFe)
  • ein Team, das agil für ein Value Stream arbeitet und ein Backlog führt (SAFe).

Office 365 Planner Screenshot

Microsoft Planner in Teams, im Web, Windows Desktop App und Mobil/Benachrichtigungen

Dank der Diagramm Ansicht behalten Sie und jeder Mitarbeiter stets den Überblick darüber, ob das Team Fortschritte gemacht hat und Sie Ihren gesteckten Zeitrahmen einhalten können. Neben der Web App ist Planner auch für Mobilgeräte (iOS/Android) verfügbar ist, kann sich jeder überall und jederzeit auf dem aktuellsten Stand des Teams halten. Es gibt keine eigentständige Desktop App für Planner. Allerdings können die Inhalte aus Planner in der Aufgaben App der Microsoft Teams Desktop App angezeigt werden.

Wenn Sie möchten, informiert Planner Teammitglieder über Ihnen neu zugewiesen Aufgaben per E-Mail. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Benachrichtigungen über Vorgänge in den, ebenfalls in Planner enthaltenen, Unterhaltungen informiert zu werden.

Screenshot Chart Ansicht

Microsoft Planner ist Teil von Microsoft 365

Da Microsoft Planner Teil von Microsoft 365 ist, können Sie  ganz einfach an jede Aufgabe alle zugehörige Dateien an zu hängen und diese direkt in Planner zu bearbeiten. Damit ersparen Sie sich das mühsame Suchen nach Dateien und Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen.

Document Attached to Task

Microsoft Planner/Microsoft Project Integration

Falls Sie Microsoft 365 Kunde sind und über die neueste Version von Microsoft Project verfügen, haben Sie die Möglichkeit einen Vorgang aus Project mit einem Plan zu verknüpfen. Damit kann der Projekt Manager die Planungen dieses Vorgangs an einen Nutzer von Planner delegieren.

plannerButton

Der Plan kann über ein kleines Symbol neben dem Vorgang direkt aus Project eingesehen werden. Damit kann der Projekt Manager den Fortschritt einsehen und nachvollziehen um den Vorgang in Project entsprechend zu aktualisieren.

LinkedTast

Oft ist die Zuordnung eines Plans zu einem Vorgang in der Praxis nicht geeignet, daher empfehlen wir einen Plan pro MS Project Projekt anzulegen, um dort alle offenen Punkte zu einem Projekt zu erfassen.

Tipp: Legen Sie automatisch pro Projekt einen Planner Plan in Microsoft Teams mit unserer Automatisierung Project2Team an.

Microsoft Planner/Microsoft Teams Integration

Microsoft Planner ist standardmäßig in Microsoft Teams integriert. Sie können einen Planner Plan als zusätzliche Registerkarte in Microsoft Teams hinzufügen oder auch die Microsoft Aufgaben App (Task für Microsoft To do und Planner nutzen, um an einer Stelle alle Aufgaben aus allen Plänen an einer Stelle in Microsoft Teams anzuzeigen.

Microsoft Planner/Outlook Integration

Standardmäßig kann sich jeder MS Planner Nutzer seine Aufgaben über einen iCal-Feed in Outlook als zusätzlichen Kalender anzeigen lassen. Hierzu müssen die Aufgaben veröffentlicht werden und die Aufgabe müssen ein Fälligkeitsdatum haben. Ist beides gegeben, dann wird am Fälligkeitstag ein ganztätiges Ereignis in diesem Kalender angezeigt. Damit der Nutzer diese Termin sieht, muss er den Kalender zusätzlich zu seinem eigenen Kalender anzeigen, z.B. per Überlagerung (Calendar Overlay).

Da die meisten IT Abteilungen Bedenken bezüglich der Sicherheit haben, ist die von Microsoft standardmäßig angebotene Funktion zur Verknüpfung von Planner und Outlook oft deaktiviert. Der Grund ist, dass bei Kenntnis der Freigabeadresse prinzipiell jeder aus dem Internet auf vertrauliche Informationen zugreifen kann.

Weiterhin ist die standardmäßige Integration zwischen MS Planner und Outlook auf reines Lesen beschränkt. Typische Anwendungsfälle wie die Einsatzplanung und Zeiterfassung werden nicht unterstützt.

Eine sichere und leistungsfähige Integration Microsoft Planner bzw. der Microsoft Task App und Outlook gibt mit dem Add-On Allocatus. Dieses nutzt für den Zugriff auf Outlook einen sicheren Weg. Zudem unterstützt analog zu Microsoft Project Integration alle Anwendungfälle, u.a. die Zeiterfassung