Projektmanagement mit künstlicher Intelligenz von Microsoft und Atlassian (KI)

Wie kann mich KI bereits heute bei der Arbeit als Projektmanager oder im Projektmanagementbüro unterstützen? Was können Microsoft Planner, Microsoft Project, Azure DevOps, Project Operations, Jira, Confluence mit Copilot, Rovo und Co? Was leisten darüber hinaus die weltweit führenden Portfolio-, Produkt-, Ressourcen- und Projektmanagement Power Apps wie Projectum xPM und Altus für Microsoft 365 inkl. der Add-Ons von Holert?

 

Termine aus Vertragsdokumenten automatisch mit KI in die Projektmanagementsoftware übernehmen

Wer kennt das nicht? Als Projektleiter plant man Termine am liebsten in einer Projektmanagementsoftware im Gantt Chart. Viele andere wie der Einkauf, die Rechtsabteilung, der Kunde und andere Stakeholder kommunizieren in Dokumenten. Oft landet eine lange Listen von Terminen in großen Vertragsdokumenten. Wie kann man diese am einfachsten aus dem Dokument ohne manuelle Arbeit in seine Projektmanagementsoftware übernehmen? Mit etwas KI von Holert und Altus, sehen Sie selbst:

 

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Strukturiertes Ablegen von unstrukturierten Inhalten aus Chat, E-Mail, etc. in der Projektmanagementsoftware

Projektideen, Fortschrittberichte, Statusmeldungen, Beschreibungen von Problemen, Risiken, Änderungsanforderungen und vieles andere mehr kommt per E-Mail, Chat oder auf sonst wie unstrukturierte Art und Weise. Mit der Power Apps basierten PPM Software Altus kann man einfach den Text kopieren, die KI analysiert die Inhalte und fügt diese über eine spezielle Einfügefunktion in die jeweils passende Felder ein.

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Passende und verfügbare Ressource mit KI finden und zuordnen

Ressourcenplanung ist mühsam. Ständig müssen Sie überlegen, welcher Mitarbeiter oder Mitarbeiterin zum Zeitpunkt der geplanten Tätigkeit mit der richtigen Qualifikation verfügbar ist. Wie wäre es, wenn hier in Altus die Software schon einmal infrage kommende Ressourcen vorschlägt?

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SWOT Analyse für Projektideen mit KI

Viele neue Ideen für neue Produkte und Projekte? Super, aber jede einzeln zu klassifizieren und zu bewerten ist mühsam. Da ist es doch sehr hilfreich, wenn das hier in Projectum xPM die KI übernimmt.

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Fragen zu Projekten und Risikoanalyse mit KI

Jetzt haben Sie schon alle Daten in Ihrer Projekt- und Portfoliomanagementsoftware. Trotzdem fragen Sie die Kollegen nach dem Status, offenen Punkten, Risiken usw. Oder Sie waren im Urlaub und sie möchten wissen, was während Ihrer Abwesenheit in Ihren Projekten passiert ist. Wäre es nicht praktisch, wenn man einfach den Computer fragt und er antwortet? Mit der KI von Microsoft und Projectum bekommen Sie in Sekundenschnelle die Antwort. 

Gerade unerfahrene Projektleiter- und Projektleiterinnen sind bei Projekten und Produktentwicklungen oft zu optimistisch und sehen Risiken nicht. Wie wäre es, wenn die KI mit dem Wissen Ihrer Organisation und dem gesamten Wissen des Internets für jedes Projekt automatisch eine Risikoanalyse durchführt. Mit der KI von Projectum und Microsoft geht das:

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Mit KI Fragen im PMO Help Desk beantworten

Ständig kommen neue Fragen an Ihre Abteilung und Sie denken sich, dass das eigentlich schon in Ihrer sorgsam gepflegten Dokumentation steht. Antworten Sie Ihren Kollegen schneller mit der KI von Atlassian. Hier ein Beispiel mit Rovo für den Jira Service Desk für Ihren PMO Help Desk:

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Stakeholder Kommunikation mit KI

Der Projekterfolg hängt maßgeblich von der Einbindung und der Kommunikation mit Ihren Projektbeteiligten ab. Aber jeder interessiert sich für andere Themen und möchte auf unterschiedlicher Flugebene informiert werden. Als Projektleiter verfassen Sie daher oft viele personalisierte E-Mails, um den aktuellen Status zielgruppengerecht zu verschicken. Wäre das nicht hilfreich, wenn die KI das für Sie macht. Sehen Sie hier, wie mit Projectum xPM und etwas KI von Holert automatisch jeder Stakeholder entsprechend seiner Präferenzen genau die für ihn relevanten Informationen bekommt.

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Projektanträge und andere Dokumente digitalisiert mit KI in Ihre PPM Software übertragen

In vielen Organisationen gibt es immer noch Projektanträge auf Papier oder in elektronischen Dokumenten, sei es als PDF-, Excel-, Wordformular. Wie lästig ist es, diese dann zentral zu bewerten und miteinander zu vergleichen. Wie viele Stunden hier das PMO schon damit verbracht hat, das aufzubereiten? Das muss nicht sein, mit etwas KI von Microsoft, konfiguriert und trainiert von Holert werden auch Informationen aus Dokumenten automatisch in die jeweils passende Fehler in der Projekt- und Portfoliomanagementsoftware übernommen. Wir zeigen, wie hier wie magisch Initiativen wunderbar strukturiert in Projectum xPM werden:

Berichte per Chat mit KI erstellen 

Ständig steht einer vor dem Schreibtisch und möchte wieder etwas ausgewertet haben, das das Standardberichtswesen nicht beantworten kann. Wie entwickeln sich in bestimmten Bereichen die Kosten? Was machen wir im Bereich der KI? Welche Projekte zahlen auf wichtige Transformationsziele ein? Fragen Sie doch einfach die KI. Hier hilft Copilot und mit wenigen kurzen Anweisungen erstellen Sie im nu einen perfekten Bericht mit Microsoft Power BI bzw. Fabric. Hier im Beispiel mit den Daten von Projectum xPM. Das Besondere: Projectum xPM historisiert alle Daten mit dem Add-On Power Hub, d.h. Sie können auch Berichte erstellen, die Fragen über die Vergangenheit beantworten.

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Berichte per Chat mit KI erstellen 

Hier ein Beispiel wie Sie mit einfachen Worten mit der KI von Microsoft einen Bericht aus den Daten der PPM Software Altus erstellen:

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Fragen zum Projektmanagement mit KI beantworten (Copilot/Confluence)

Wichtige Daten liegen in Microsoft 365 in SharePoint, in Microsoft Teams Chats und in Atlassian Confluence. Trotz allem Fortschritt suchen Sie dennoch an verschiedenen Stellen? Wenn Sie wie hier, von Renke Holert demonstriert, die Microsoft 365 Suche mit der Atlassian Cloud verbinden, können Sie auch in Confluence und Jira suchen. Und das Beste: Die KI von Microsoft, also Copilot, kann diese auch bei seinen Antworten berücksichtigen.

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Weitere KI Anwendungsfälle für das Projektleiter und Projektbüromitarbeiter zeigen wir in unseren weiteren Veranstaltungen