Power BI ist ein leistungsfähiges Controlling-Tool für das gesamte Unternehmen. Hierzu gehört u.a. das Strategiecontrolling, Portfoliocontrolling, Projektcontrolling.
Effektives Projektcontrolling sichert das Erreichen der Projektziele und die Kontrolle des Projektablaufs. Wichtige Bestandteile des Projektcontrollings sind Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen, um Konsequenzen zu bewerten und Korrekturmaßnahmen vorzuschlagen. Der Blick ist u.a. darauf gerichtet, welche Ressourcen für ein Projekt erforderlich sind und, ob Projektziele und Projektkosten eingehalten werden.
Mit Microsoft Power BI und Microsoft Power BI Paginated Reports halten Sie das gesamte Projektteam auf dem aktuellen Stand. Die Berichte sind leicht zu benutzen. Mit Power BI erstellen auch Endanwender auf einfache Art und Weise eigene Ad Hoc Auswertungen. Das gibt insbesondere Projektleitern, Führungskräften, dem Projektbüro und Projektcontrollern die Möglichkeit, ohne IT Unterstützung alle Fragestellungen rund um die laufenden Projekte und die eingesetzten Ressourcen zu beantworten.
Für den Einstieg stellt Ihnen Microsoft Power BI Berichtsvorlagen für das Projektportfoliocontrolling, Projektcontrolling und Ressourcencontrolling kostenlos zur Verfügung. Sie sind für Microsoft Project Online und für Microsoft Planner Premium ausgelegt, das in der Anleitung von Microsoft noch unter dem früheren Namen Project for the web geführt wird. Da Project Online am 30.09.2026 abgeschaltet wird, stellt sich die Frage, wie Daten aus Microsoft Project weiterhin visualisiert werden können. Doch zunächst zu den kostenlosen Power BI Berichten von Microsoft.
Microsoft bietet für Nutzer von Microsoft Project Online und Planner Premium kostenlose Vorlagen für Projektcontrolling an. Darin enthalten sind eine ganze Reihe nützlicher Berichte, mit denen Sie sofort einen Einstieg ins Projektcontrolling mit Power BI finden. Der Screenshot zeigt als Beispiel den Portfolio Dashboard Bericht.
Sie können die Berichtsvorlagen von Microsoft auch selbst anpassen oder ganz eigenständig auf den Daten von Microsoft Project Online oder Planner Premium Berichte erstellen. Hierfür können Sie z.B. Power BI Desktop verwenden.
Nachfolgend ein Beispielbericht für das Projektcontrolling, das Ressourcenhistogramm. Es zeigt in der oberen Hälfte die Ressourcenauslastung und Kapazität, gruppiert nach Projekt und in der unteren Hälfte gruppiert nach Ressource.
Power BI Berichte können Sie u.a. in jedem modernen Internet-Browser nutzen, in Microsoft Teams sowie mobil in der Power BI App für Android und iPhone bzw. iPad.
Wie kann man aber ein darüberhinausgehende umfassendes Controlling auf Strategie, Portfolio, Programm, Projekt und Ressourcenebene mit Power BI und Fabric aufbauen, das sowohl die Projektdaten aus Microsoft Project, Microsoft Planner Basic Plänen und Microsoft Planner Premium Plänen, Azure DevOps und Jira visualisiert und unabhängig vom abgekündigten Project Online ist?
Hierzu liefert Altus fertige sofort nutzbare Berichte die über die Integration von Altus mit Microsoft Project, Microsoft Planner Basic Plänen und Microsoft Planner Premium Plänen, Azure DevOps und Jira ein einheitliches Controlling erlauben. Nachfolgend eine Auswahl der mitgelieferten Berichte:
Übersicht über den Wertbeitrag aller Projekt zu den strategischen Zielen organisiert nach strategischen Themen.
Im Challenge Dashboard werden die Herausforderungen bzw. die Problemräume die das Unternehmen lösen möchte geordnet nach den Strategischen Zielen dargestellt. Die Strategischen Ziele selbst in Themen gebündelt
Übersicht über alle Ideen, um die definierten Herausforderungen bestmöglich zu meistern .
Übersicht über eingereichte Projektanträge
Trichter der neuen Projektanträge und Projekte, dargestellt nach Projektlebenszyklus, Phase, Genehmigungsstufe
Gesamtübersicht alle Portfolien u.a. IT Portfolio (Projekte und agile Initiativen)
Programmübersicht für das Kostencontrolling und Termincontrolling mit Power BI
Übersicht aller laufenden Projekte aus Microsoft Project, Planner Basic, Planner Premium, Azure Boards, Azure DevOps, Jira inkl. KPIs. Diese werden standardmäßig von Altus integriert und können in einer Übersicht dargestellt werden.
Übersicht aller Meilensteine z.B. gefiltert nach Abteilung oder Projektleiter
Change Requests, RFCs, Änderungsanträge
Überblick über den eigenen Arbeitsvorrat, der alle Aufgaben aus Microsoft Project, Microsoft Planner, Microsoft Planner Premium, Azure DevOps Atlassian Jira enthält. Hinzu kommt u.a. ein Überblick ergänzende Übersichten über alle Liefergegenstände (Deliverable), offene Punkte (Issues), Risiken (Risks), Entscheidungen (Decisions), Änderungsanträge (Change Requests) und gewonnene Erkenntnisse (Lessons Learned).
Microsoft Planner Basic Pläne speichern ihre Daten in der Planner App von Microsoft 365 und bieten standardmäßig keine Datenquelle für die Erstellung von Power BI Berichten. Planner Premium Pläne speichern ihre Daten in Dataverse. Dataverse kann einfach als Datenquelle für Power BI genutzt werden. Mit Altus können Sie die Daten aus Planner Basic und Planner Premium gemeinsam auswerten.
Power BI bietet Ihnen die Möglichkeit aus einer Vielzahl von Konnektoren zu wählen und ohne tiefere Programmiererfahrungen so weitere Datenquellen aus Ihrem Unternehmen anzubinden.
Es können Datenbanken, wie z.B. der SQL Server, Oracle Datenbanken oder SAP HANA-Datenbanken angebunden werden.
Aber auch Konnektoren für Onlinedienste wie z.B. Salesforce oder Google Analytics stehen zur Verfügung.
Dies ist nur eine Auswahl der Konnektoren, die in Power BI zur Verfügung stehen und es Ihnen ermöglichen ohne große Programmierfähigkeiten auf Ihre Daten zuzugreifen.
| Kriterium | Microsoft-Berichtsvorlagen | Eigene Power-BI-Berichte | Altus PPM mit Power-BI-Berichten |
|---|---|---|---|
| Datenquellen | Project Online (bis 30.09.2026), Planner Premium über Dataverse | Alle Quellen mit Power-BI-Konnektor, z. B. Dataverse, SQL Server, SharePoint; Jira über Drittanbieter-Apps | Microsoft Project, Planner Basic und Premium, Azure DevOps, Jira über die Altus-Integration |
| Aufwand bis zum ersten Bericht | Gering: Vorlage in Power BI Desktop öffnen und verbinden | Hoch: Datenmodell, Kennzahlen und Berichte selbst aufbauen | Gering: Berichte werden mitgeliefert |
| Controlling-Ebenen | Portfolio, Projekt, Ressourcen | Frei gestaltbar | Strategie, Innovation, Portfolio, Programm, Projekt, eigene Aufgaben |
| Planner Basic | Nicht abgedeckt | Nur über Microsoft Graph API oder Export | Abgedeckt |
| Lizenzierung | Power BI Pro oder Premium Per User, dazu Planner- bzw. Project-Lizenz | Power BI Pro oder Premium Per User, bei Bedarf Fabric-Kapazität | Eigenständiges Altus-Abonnement zusätzlich zu den Microsoft-Lizenzen |
Welche Power-BI-Lizenz braucht das PMO für Projektberichte?
Wer Berichte erstellt und teilt, braucht Power BI Pro oder Premium Per User. Power BI Pro ist in Microsoft 365 E5 enthalten. Paginierte Berichte lassen sich laut Microsoft bereits mit Pro veröffentlichen; Leser ohne eigene Lizenz benötigen eine Kapazität ab F64.
Funktionieren die Microsoft-Vorlagen nach dem Ende von Project Online weiter?
Für Project-Online-Daten nicht: Project Online wird am 30.09.2026 abgeschaltet. Die Vorlage für Planner Premium greift auf Dataverse zu und ist davon nicht betroffen.
Kann ich Planner-Basic-Pläne mit Power BI auswerten?
Nicht direkt. Für Planner Basic gibt es keinen Power-BI-Konnektor; die Daten sind nur über die Microsoft Graph API oder einen Export erreichbar. Altus PPM wertet Planner Basic und Planner Premium gemeinsam aus.
Wie binde ich Jira und Tempo an Power BI an?
Microsoft bietet in Power BI keinen eigenen Jira-Konnektor. Tempo stellt mit dem Power BI Connector for Jira eine Marketplace-App bereit, die Jira- und Tempo-Daten nach Power BI überträgt. Altus PPM bindet Jira über die eigene Integration an.
Vorlagen und Konnektoren sind schnell verbunden, aussagekräftiges Controlling ist es nicht. In vielen PMOs fehlen einheitliche Kennzahlen, ein gemeinsames Datenmodell über Microsoft Project, Planner, Azure DevOps und Jira hinweg und klare Zuständigkeiten für die Datenqualität. Mit dem Ende von Project Online fallen zudem bestehende Berichte weg.
Holert konzipiert und implementiert Projektcontrolling mit Power BI für PMOs und IT-PMOs – von der Datenanbindung über das Datenmodell bis zum fertigen Berichtspaket und dessen Betrieb. Grundlage sind Microsoft 365, Dataverse, Altus PPM, Projectum xPM und Jira, der methodische Rahmen stammt aus PMI- und SAFe-Praxis. Holert ist seit über 20 Jahren auf Projekt- und Portfoliomanagement spezialisiert und implementiert Altus PPM und Projectum xPM seit 2019 bei Kunden wie Rohde & Schwarz, KUKA, LAPP und KWS. Mehr dazu unter Power BI Governance & Managed Services und in unseren Projekterfahrungen aus PMO und VMO.
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