Microsoft Project ist seit Jahrzehnten der Standard für das Projektmanagement. Doch wie kann man ein ganzes Portfolio von Projekten mit Microsoft Project managen? Seit der Abschaltung von Project Online am 30. September 2026 stellt sich die Frage nach Alternativen. Eine davon ist Microsoft Project Server Subscription Edition (SE), die genau wie Microsoft Project von Microsoft weiter angeboten wird. Nachfolgend ein Überblick über Funktionsumfang, Support, Voraussetzungen und Lizenzierung.
Das Wichtigste in Kürze
Microsoft Project Server Subscription Edition (SE) wendet sich nicht nur an Projektleiter, sondern stellt jedem Projektbeteiligten genau die Informationen und Rückmeldemöglichkeiten zur Verfügung, die er im Rahmen seiner Mitarbeit am Projekt benötigt. Zu diesen Projektbeteiligten gehören neben dem Projektleiter u.a. Projektmitarbeiter, Ressourcenmanager und Führungskräfte.
Microsoft Project Professional in Verbindung mit Microsoft Project Server stellt die mehrplatzfähige Netzwerkversion der gemeinhin als MS Project bekannten Projektmanagementlösung dar. Der Project Server ist das zentrale Element der Lösung, auf das die Projektleiter mit Microsoft Project und alle anderen Projektbeteiligten über die Weboberfläche der Project Web App zugreifen. Er dient dabei u.a. zur zentralen Datenhaltung, der Vereinheitlichung der Programmfunktionen und der Steuerung des Zugriffs. Da der Project Server alle Daten zentral speichert, entfällt die Verwendung von lokalen mpp-Dateien. Es existiert auf den Arbeitsplätzen der Projektleiter nur noch eine im Hintergrund synchronisierte Kopie der Projektpläne, sodass diese auch bei fehlender Verbindung zum Server zur Verfügung stehen. Der Project Server sorgt dafür, dass für jeden Projektplan die gleichen Standards gelten, z.B. können Ansichten oder Felder zentral definiert werden. Auch stellt der Server sicher, dass jeder nur das sieht, was für ihn relevant ist und im Rahmen des Sicherheitskonzeptes freigegeben wurde.
Im Nachfolgenden werden wir die aus Microsoft Project und Microsoft Project Server bestehende Lösung zum unternehmensweiten Projekt- und Portfoliomanagement beschreiben. Die Lösung zielt auf das Management eines gesamten Projektbereiches ab, d.h. es können nicht nur einzelne Projekte mit ihrer Hilfe u.a. geplant und gesteuert werden, sondern alle Projekte eines Bereichs (Multiprojektmanagement), alle nicht projektbezogenen Aktivitäten, wie z.B. Wartungsaufgaben und auch alle Abwesenheiten. Dadurch eignet er sich auch für das projektübergreifende Ressourcenmanagement (u.a. Kapazitätsplanung) sowie das Portfolio- und Programmmanagement inkl. dem Management von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten.
Microsoft Project Server kann bei der Beantwortung der gleichen Fragen helfen wie die Standard Version (vgl. auch Produktüberblick Microsoft Project) und darüber hinaus:
Die Fähigkeit, diese Fragen mit ausreichender Qualität beantworten zu können, ist im heutigen Wirtschaftsleben einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren. Nur dann ist bei häufigen Änderungen der Anforderungen an Unternehmen und ihren Leistungen, bei gleichzeitig hoher Komplexität und hohen Investitionskosten eine profitable Wertschöpfung möglich. In vielen Fällen betrifft dies nicht nur den Projektbereich eines Unternehmens, sondern auch alle anderen Bereiche, da die Projektarbeit in vielen Fällen die Grundlage für die Leistungserstellung schafft, z.B. durch Entwicklung von neuen Produkten im Rahmen von Entwicklungsprojekten.
Letztlich geht es um die Aufgabe, die Projektarbeit besser planbar und steuerbar zu machen, um u.a. die Risiken zu minimieren. Der wesentliche Beitrag hierfür resultiert in erster Linie aus kompetenten Projektmanagern. Diese werden diese Aufgabe jedoch nur dann erfolgreich lösen können, wenn ihnen das hierfür nötige Instrumentarium, bestehend aus einer ausgereiften Methodik und Software, zur Verfügung steht. Microsoft Project Server ist methodisch neutral, d.h. er kann z.B. zum Projektmanagement nach PMI, Prince 2 oder IPMA/GPM eingesetzt werden. Wir verwenden hier die Begrifflichkeit des Project Management Institutes (PMI), da dieses der weltweit bedeutendste Standard ist. Im Abschnitt Microsoft Project Server – im Detail stellen wir exemplarisch die Umsetzung einiger der nach diesem Standard definierten Prozesse dar.
Project Server SE setzt SharePoint Server Subscription Edition voraus und wird als zusätzlicher Dienst für SharePoint bereitgestellt, wie es auch der SharePoint Server mit seinen Diensten, wie z.B. Excel Services, Search Services, etc. macht. Das bedeutet, dass Project Server in eine bestehende SharePoint Server Farm installiert wird und sich dann nahtlos integriert. Die Integration besteht neben der Verwendung derselben Infrastruktur auch darin, dass für jedes Projekt ein SharePoint Site erstellt wird. Dieser erlaubt u.a. die Ablage von Dokumenten mit Bezug auf Projektvorgänge, das Management von offenen Punkten und Risiken.
Für die Auswertung setzt der Project Server auf die Analysis Services des SQL Servers, sodass projekt- und ressourcenübergreifende Auswertungen mit Excel PivotCharts und PivotTables einfach möglich sind (siehe Abbildung oben). Ergänzend lässt sich Power BI als Berichtswerkzeug auf die Reporting-Datenbank aufsetzen.
Wie auch bei Project Standard zeichnet sich der Project Server durch eine Vielzahl von Programmierschnittstellen aus, die Drittanbietern die Schaffung von Lösungen, z.B. für die Integration in andere IT-Systeme, erleichtern. Stellvertretend seien hier die Integration in andere Anwendungen, wie die Integration in SAP sowie Exchange und Outlook genannt.
Durch die zentrale Speicherung der Ressourcen im Project Server kann der Projektleiter aus diesem Ressourcenpool das Projektteam zusammenstellen. Hierbei kann der Projektleiter z.B. die Qualifikation der Ressourcen und deren Verfügbarkeit erkennen. Die Verfügbarkeit ergibt sich aus der Gesamtarbeitszeit abzüglich der Abwesenheitszeiten, der nicht projektbezogenen Zeiten und der bereits verplanten Zeiten in anderen Projekten.
Falls in dem Projekt des Projektleiters Vorleistungen aus anderen Projekten benötigt werden und/oder Leistungen für andere Projekte erstellt werden, können diese Abhängigkeiten in den jeweiligen Projektplänen hinterlegt werden. Auf diese Art und Weise können Abweichungen schnell erkannt werden. Dabei macht die Software nur auf die Abweichungen aufmerksam, nimmt jedoch keine eigenständigen Änderungen vor (Soft Link). Dargestellt ist die Standardfunktion für Lieferumfänge und Abhängigkeiten. Noch einfacher geht es mit TS/SA.
Der Projektleiter kann zu jedem Vorgang ein oder mehrere Dokumente hinterlegen, z.B. für die Dokumentation der Ergebnisse eines Vorgangs. So können alle Projektbeteiligten auf einfache Art und Weise auf einen zentralen Ort (Projektraum) in SharePoint bzw. Microsoft Teams zugreifen, der auch die Versionierung automatisch übernimmt.
In Kapitel 1 unseres Buchs beschreiben wir ausführlich, wie Sie als Projektleiter entsprechend des PMI PMBOK Guides Ihr Projekt leiten.
Ohne eine Version von Project zu benötigen, erhalten Projektmitarbeiter über die Project Web App Zugriff auf den aktuellen Projektplan. Die Abbildung unten zeigt zudem in der Indikatorspalte den Hinweis auf ein verknüpftes Dokument. Entsprechend der Berechtigungen sehen die Projektmitarbeiter so z.B. die Termine, jedoch keine Kosten.
Neben dem Projektplan erhalten die Projektmitarbeiter zudem eine personalisierte Ansicht (Arbeitsvorrat/Arbeitskarte), in der alle aktuellen Vorgänge aus allen Projekten angezeigt werden, an denen diese mitarbeiten (vgl. Abbildung unten). Über diese Ansicht können die Projektmitarbeiter auch aktuellen Fortschritt zurückmelden, sodass der Projektleiter diese automatisiert oder teilautomatisiert in den Projektplan übernehmen kann. Der Project Server berechnet dann entsprechend der logischen Struktur des Projektplans evtl. verknüpfte Vorgänge automatisch neu und aktualisiert ggf. nach manuellem Eingriff des Projektleiters die Projektstatusberichte.
Neben der an den Projektleiter gerichteten Fortschrittserfassung verfügt die Microsoft Project Web App zudem über eine Aufwandserfassung/Zeiterfassung, gewissermaßen einem Stundenzettel, der z.B. an den Ressourcenmanager geschickt werden kann. Dieser kann diesen dann genehmigen und z.B. als Grundlage für die Rechnungsprüfung an die Buchhaltung weiterleiten.
In Kapitel 2 unseres Buchs beschreiben wir, wie Sie aus Sicht der Projektmitarbeiters mit der Project Web App arbeiten.
Noch einfacher und ohne zusätzliche Project Lizenz, können Mitarbeiter Ihre Projektzeiten mit Allocatus über Microsoft Outlook zurückmelden.
Der Ressourcenmanager kann durch zentrale Auswertungen stets ermitteln, wie die Ressourcen ausgelastet sind (Personaleinsatzplan). Dies schafft die Grundlage, um schnell auf Änderungen zu reagieren, z.B. Umplanung wg. Verzögerungen bei der Projektarbeit oder Abwesenheit durch Krankheit, neue Projekte etc. Somit kann der Ressourcenmanager aktiv auf die Projektleiter zugehen, um ihnen Umplanungen zu empfehlen und ggf. aktiv den Ressourcenpool anzupassen.
Wenn in der Microsoft Project Web App die Qualifikationen der Ressourcen hinterlegt werden, unterstützt diese den Ressourcenmanager zudem bei der Analyse des Ressourcenpools, um geeignete freie und qualifizierte Ressourcen auch standortübergreifend zu ermitteln. So kann der Ressourcenbedarf einfach mit dem Ressourcenangebot verglichen werden und z.B. durch Qualifizierungs- und Rekrutierungsmaßnahmen aneinander angeglichen werden.
In Kapitel 3 unseres Buchs beschreiben wir das Ressourcenmanagement mit Microsoft Project umsetzen.
Führungskräfte benötigen für das Projektcontrolling einen Überblick über die Grenzen eines einzelnen Projektes hinaus. In der Project Web App finden sie eine zusammenfassende Darstellung aller Projekte z.B. gruppiert nach Programmen oder Portfolios. Das Multiprojektmanagement wird dabei durch integrierte Verfahren zur Abweichungsanalyse vereinfacht. Z.B. können durch Ampelindikatoren Abweichungen bezüglich der Termine und Kosten auf grafische Art und Weise visualisiert werden (vgl. Abbildung am Anfang des Artikels). Zu jedem Zeitpunkt kann die Führungskraft dann in einem Drill-down den zugehörigen Projektplan anzeigen, um etwaige Abweichungen tiefergehend zu analysieren. In Kapitel 4 unseres Buchs beschreiben wir, wie Sie die Portfoliomanagementprozesse nach PMI mit der Microsoft Project Web App umsetzen.
Numerische und grafische Berichte können nach individuellen Bedürfnissen leicht angepasst und die Werte beliebig aggregiert werden. So können beispielsweise die Ressourcenauslastung, Abweichung des geplanten und aktuellen Aufwands, kumulierte Gesamtkosten über alle Projekte, Aufwand über alle Projekte und Ressourcen oder nur Teile hiervon berechnet werden. Ebenso lassen sich diese Auswertungen nach Bereichen oder Perioden wie z.B. dem Quartal eines Geschäftsjahrs abgrenzen.
Gerade für Führungskräfte können die Portfolio Management Funktionen die Auswahl und Steuerung von Projekten in Abstimmung mit den Unternehmenszielen noch weiter standardisieren und vereinfachen.
Wie Sie selbst Projekt- und Projektportfolioberichte mit Microsoft Excel und Microsoft Power BI erstellen und mit Excel for the web und der Power BI App auswerten beschreiben wir in Kapitel 5 in unserem Buch.
Am 14. Juli 2026 ist der erweiterte Support für Project Server 2016 und Project Server 2019 ausgelaufen – zeitgleich mit SharePoint Server 2016 und 2019, auf denen diese Versionen aufsetzen (vgl. Microsoft-Übersicht Ending Support in 2026). Seitdem gibt es für diese Versionen keine Sicherheitsupdates, keine sonstigen Fixes und keinen Support mehr. Wer eine dieser Versionen noch produktiv betreibt, arbeitet damit auf einer nicht mehr gepatchten Plattform – bei einer Server-Anwendung, die typischerweise unternehmensweite Plan-, Ressourcen- und Kostendaten hält, ist das ein relevantes Compliance- und Sicherheitsthema.
Damit ist die Project Server Subscription Edition die einzige noch unterstützte On-Premises-Variante. Sie folgt der Modern Lifecycle Policy und hat damit kein festes Support-Enddatum; Microsoft sichert den Support aber mindestens bis zum 31. Dezember 2031 zu. Im Gegenzug muss die Farm laufend auf einem aktuellen Stand gehalten werden – die Updates erscheinen monatlich als kumulative Updates für SharePoint Server SE.
Project Online Essentials hat bislang auch die Zugriffsrechte (CAL) für Project Server abgedeckt und wurde deshalb häufig für Teammitglieder eingesetzt, die in der Project Web App Fortschritt und Zeiten zurückmelden. Diese Lizenz ist am 1. Oktober 2026 ausgelaufen. Betroffene Nutzer benötigen jetzt entweder eine Project Server CAL – wenn sie ausschließlich mit Project Server SE arbeiten – oder Planner Plan 1 bzw. Planner and Project Plan 3, wenn sie zusätzlich Premium-Pläne in Planner nutzen. Es empfiehlt sich, die Lizenzzuweisungen jetzt zu prüfen, bevor Teammitglieder den Zugriff auf die Project Web App verlieren.
Wer ohnehin migrieren muss, sollte den Anlass nutzen, um die Zielarchitektur grundsätzlich zu prüfen: Nach der Abschaltung von Project Online stellt sich die Frage, ob eine eigenbetriebene SharePoint-Farm langfristig die richtige Basis für das unternehmensweite Projekt- und Portfoliomanagement ist – oder ob eine Cloud-Lösung besser passt.
Ja. Project Server SE folgt der Modern Lifecycle Policy und wird nach Angabe von Microsoft mindestens bis zum 31. Dezember 2031 unterstützt – vorausgesetzt, die Farm wird mit den monatlichen Updates aktuell gehalten.
Nein. Die Abschaltung am 30. September 2026 betraf nur den Cloud-Dienst Project Online. Project Server SE und der Project-Desktop-Client bleiben verfügbar.
Nein. Die Datenbanken müssen zunächst auf Project Server 2016 oder 2019 aktualisiert und anschließend an eine neue SE-Farm angehängt werden. Ein In-Place-Upgrade ist nicht vorgesehen.
Wer nur in der Project Web App Vorgänge aktualisiert und Zeiten erfasst, benötigt eine Project Server CAL. Wer zusätzlich Premium-Pläne in Planner nutzt, erhält die Zugriffsrechte über Planner Plan 1 oder Planner and Project Plan 3.
Nein. Der Project OData Service wurde in Project Server SE entfernt. Berichte, etwa mit Power BI, greifen stattdessen auf das Reporting-Schema der Datenbank zu.
Ein Wechsel auf Project Server SE ist mehr als eine technische Migration: Es braucht eine neue Farm, nicht mehr unterstützte Clients müssen ersetzt und Lizenzen umgestellt werden. Gleichzeitig müssen Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Portfoliosteuerung im neuen System wieder so funktionieren, dass PMO und Management ihnen vertrauen. Und nicht zuletzt stellt sich die Frage, ob eine On-Premises-Plattform überhaupt die richtige Basis für die nächsten Jahre ist.
Holert implementiert und optimiert seit über 25 Jahren Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement auf Basis von Microsoft und Atlassian, methodisch gestützt auf PMI und SAFe. Wir beraten herstellerneutral, ob Project Server SE, Microsoft Planner, Altus PPM oder Projectum xPM zu Ihren Anforderungen passt, und begleiten die Migration – unter anderem für Kunden wie KUKA, Miele und Rohde & Schwarz. Mehr dazu in unserer Beratung zu Microsoft-Project-Online-Alternativen und in unseren Referenzen.
Renke Holert : 16. Oktober 2026
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