Microsoft Project Online endet – Alternativen und Migration

Microsoft Project Online wird am 30. September 2026 abgeschaltet – bis dahin bleiben weniger als zwei Monate. Wer bis heute nicht migriert hat, braucht jetzt eine Entscheidung und einen belastbaren Fahrplan. Zusätzlich ist am 14. Juli 2026 der erweiterte Support für Project Server 2016 und 2019 ausgelaufen. Wir beantworten die häufigsten Fragen zu Nachfolgern und Migrationspfaden und zeigen auf, wieso wir das insgesamt für eine positive Entwicklung halten.

Was ist der Nachfolger von Microsoft Project Online?

Wie weiter unten dargestellt bietet Microsoft selbst keinen Nachfolger von Project Online an und empfiehlt die Migration auf die Power Plattform mit nur Planner oder komplementären Lösungen. Altus PPM und Projectum xPM basieren auf der Power Plattform und sind die weltweit führenden Lösungen, die bei über 400 Unternehmen im Einsatz sind. Sie sind damit die führenden Nachfolger für Project Online, u.a. auch weil Sie eine schnelle Datenübernahme aus Project Online erlauben und auch den Microsoft Project Desktop Client für die Terminplanung unterstützen.

Welche Alternativen bietet Microsoft als Ersatz zu Microsoft Project Online an?

Microsoft bietet schon seit längerem modernere Apps für das Management von Projekten und die agile Softwareentwicklung an, und zwar Planner, Loop, Azure DevOps und Dynamics 365 Project Operations, was jedoch fehlt sind Lösungen, die sich als Ersatz für Project Online eignen. Doch zunächst zu den Produkten von Microsoft.

Hinter Microsoft Planner verbergen sich zwei Produkte, und zwar Planner Premium (ursprünglich Microsoft Project for the web) und Planner Basic (ursprünglicher Planner). Die Planner-Premium-Pläne verwenden intern die Logik von Microsoft Project und kommen dem am nächsten. Basic-Pläne eignen sich vor allen Dingen, um ein einfaches Kanban-Board zu führen.

Neu hinzugekommen ist Microsoft Loop, das sich teilweise für das Aufgabenmanagement in Planner und To Do integriert und im Wesentlichen eine Art Wiki ist, das auch die Basis für Copilot Pages bildet.

Zudem bietet Microsoft Azure DevOps bzw. die Azure Boards Funktionen, die sich speziell für die agile Produktentwicklung eignen.

Und letztlich gibt es noch Microsoft Dynamics 365 Project Operations, Microsofts Lösung für große Professional-Service-Organisationen.

Was allen diesen Lösungen jedoch fehlt, ist die Fähigkeit für das organisationsweite Management von Projekten und Produkten, also z. B. für das Anforderungsmanagement, Szenarioplanung, Portfolio Management, Programmmanagement, einfaches übergreifendes Ressourcenmanagement und auch die Fähigkeit für die Integration der Apps untereinander und mit Produkten anderer Hersteller wie z. B. Atlassian Jira.

Die Lücke füllen leistungsstärkere Next-Gen-PPM-Lösungen auf Basis der Microsoft Power Platform wie z. B. Projectum xPM und Altus.

Welche Vorteile bietet die Abschaltung von Microsoft Project Online?

Die Abschaltung von Project Online ist eine Herausforderung – aber auch eine Chance. Unternehmen können den Wechsel nutzen, um ihre Projektlandschaft zu modernisieren und leistungsfähigere Next-Gen-PPM-Lösungen einzuführen. Diese Lösungen bieten gegenüber Project Online viele Vorteile:

Sie unterstützen die Prozesse Anforderungsmanagement, Szenarioplanung, Portfolio Management, Programmmanagement, Ressourcenmanagement, agiles Produktmanagement und Zeiterfassung und haben ein leistungsfähigeres Berichtswesen. Sie ergänzen nur, was Microsoft selbst nicht anbietet, und nutzen Microsoft 365 ideal aus, z. B. Microsoft Teams, Power BI und Power Apps. Durch Microsofts Copilot KI sind diese Lösungen perfekt auf die Zukunft ausgerichtet. Zudem integrieren sie Planner Basic und Premium sowie Azure DevOps und Atlassian Jira.

Warum sollten Sie als Nutzer von Project Online auf eine Next-Gen-PPM-Lösung auf Basis der Microsoft Power Platform wechseln?

Grundsätzlich steht Ihnen als Anwender eine breite Auswahl an Projektmanagementlösungen zur Verfügung.

Der Markt für Projekt- und Portfoliomanagement-Software lässt sich grob in zwei Kategorien einteilen: eigenständige SaaS-Lösungen sowie Lösungen, die auf No-Code- bzw. Low-Code-Plattformen basieren. Eigenständige SaaS-Produkte sind in der Regel schnell einsatzbereit, bringen jedoch oft den Nachteil mit sich, dass sie Funktionen duplizieren, die in einer Microsoft-365-Umgebung bereits vorhanden sind – etwa die Chat-Funktion von Microsoft Teams oder Reporting mit Power BI.

Hinzu kommt, dass die IT-Abteilung jede zusätzliche Lösung einzeln auf Datensicherheit prüfen und gegebenenfalls neue Prozesse für Betrieb und Integration etablieren muss. Außerdem lassen sich diese Systeme meist nur im Rahmen der vorgesehenen Konfigurationsmöglichkeiten anpassen – eine flexible Erweiterung ist in der Regel nicht vorgesehen.

Dem gegenüber bietet Projekt- und Portfoliomanagementsoftware auf Basis von No-Code-/Low-Code-Plattformen, die nicht von Microsoft stammen, schon eine freiere Erweiterung. Für Organisationen, die Microsoft 365 bereits nutzen, haben diese Lösungen aber ebenfalls den Nachteil, dass viele Funktionen redundant zu denen von Microsoft sind. Zudem profitieren sie nicht von Power Apps, einer der besten Plattformen in diesem Bereich, und es kommt der zusätzliche Aufwand für Datensicherheit, Betrieb und Integration hinzu. Aus diesem Grund empfehlen wir die Projectum xPM und Altus. Beide Lösungen integrieren Microsoft Project bzw. Project Online wodurch eine Migration mit sehr wenig Aufwand möglich ist.

Warum sollten Sie als Nutzer von Microsoft Project Online auf Projectum xPM oder Altus als Next-Gen-PPM-Lösungen wechseln?

Sowohl Projectum xPM als auch Altus bzw. die dahinterstehenden Organisationen Context& und Sensei sind Unternehmen, die über Jahrzehnte PPM-Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologien implementiert haben. Beide haben seit vielen Jahren etablierte PPM-Lösungen im Markt, die international und im deutschsprachigen Raum sehr viele zufriedene Kunden nutzen. Die beiden weltweit führenden Lösungen unterscheiden sich im Profil. Abhängig vom jeweiligen Einsatzzweck ist die eine oder andere passender. Beides sind echte Standardprodukte, die regelmäßig durch den Hersteller aktualisiert werden.

Sie unterstützen u.a. die Prozesse Anforderungsmanagement, Szenarioplanung, Portfoliomanagement, Programmmanagement, Ressourcenmanagement, agiles Produktmanagement und Zeiterfassung, können alle Daten historisieren und haben ein leistungsfähigeres Berichtswesen. Sie ergänzen nur, was Microsoft selbst nicht anbietet, und nutzen Microsoft 365 ideal aus, z. B. Microsoft Teams, Power BI und Power Apps. Durch Microsofts Copilot KI sind diese Lösungen perfekt auf die Zukunft ausgerichtet. Zudem integrieren sie Project Online während der Koexistenzphase , den MS Project Desktop Client, Planner Basic und Premium sowie Azure DevOps und Atlassian Jira.

Damit unterscheiden sie sich grundlegend von vielen anderen Lösungen, insbesondere auch im deutschsprachigen Markt, die eher Individualsoftware entsprechen, die der Kunde im Rahmen von Beratungsprojekten pflegen und warten lassen muss.

Wünschen Sie eine Übersicht über die Unterschiede beider Lösungen? Dann  kontaktieren Sie uns.

Warum sollten Sie auf Holert als Partner für die Migration von Project Online auf eine Next-Gen-PPM-Lösung setzen?

Holert implementiert seit über 25 Jahren Microsoft-basierte Projekt- und Portfoliomanagementlösungen sowie Lösungen für die agile Produktentwicklung. Holert hat mit einem Team von über 35 Mitarbeitern vor über sechs Jahren damit begonnen, bestehende Kunden auf die Zeit nach Project Online vorzubereiten und auf die modernen Next-Gen-Lösungen Altus (früherer Name Sensei IQ) und Projectum xPM (früherer Name Projectum Power PPM) zu migrieren. Dadurch, dass Holert tiefe Kenntnis in Project Online hat, kann das Unternehmen den Umstieg stark erleichtern. Nur Holert hat im deutschsprachigen Raum Erfahrungen bei der Migration und Implementierung von Altus und Projectum xPM u.a. bei KPT, Rohde & Schwarz, KUKA, Amer Sports, KWS, LAPP, Stadtreinigung Hamburg, Accompio, Frischli, Swoboda und SteelcoBelimed (Miele). Da Holert nicht der Hersteller, sondern Implementierungspartner ist, können wir neutral beraten. Zudem haben wir eine starke Spezialisierung auf die Produkte von Atlassian u.a. auf Jira und Rovo.

Weitere Referenzen finden Sie hier: Holert Projektmanagement und Portfoliomanagement Referenzen

Warum sollten Unternehmen, die Microsoft Project Online nutzen, besser jetzt handeln?

Am 30. September 2026 wird der Zugriff auf Project-Online-Daten eingestellt – das ist in weniger als zwei Monaten. Für eine geordnete Migration ist das ein sehr knappes Zeitfenster, denn solche Vorhaben erfordern weit mehr als rein technische Anpassungen: Auch Change Management, Schulungen und die Einführung neuer Prozesse sind notwendig. Wer jetzt noch startet, sollte auf vorkonfigurierte Standardlösungen und fertige Migrationsroutinen setzen und die Koexistenzphase bewusst einplanen: Weil unsere Migrationsroutinen synchronisieren statt einmalig zu kopieren, können Sie in der neuen Lösung produktiv gehen, während einzelne Projekte noch in Project Online laufen.

Wenn Sie konkret besprechen möchten, was das bevorstehende Ende von Project Online für Ihre Organisation bedeutet und wie Migrationspfade aussehen können, kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie direkt mit uns einen Termin.

Was kann ich jetzt tun, um meine Organisation auf die Abschaltung von Project Online vorzubereiten?

Um die für Ihre Organisation beste Vorgehensweise und Ziellösung für die Ablösung von Project Online zu finden, hat Holert folgende Angebote:

• Um einen Überblick über die neuen Lösungen zu bekommen, sehen Sie sich gerne die Aufzeichnungen unserer bisherigen Events mit VOLVO, KPT, KUKA, Rohde & Schwarz, Stadtreinigung Hamburg, Miele und LAPP an. Beim PMO Summit bei LAPP am 29. April 2026 in Stuttgart war der Umstieg von Project Online ein Schwerpunkt – die Aufzeichnung ist kostenlos verfügbar. Unsere kommenden Termine finden Sie auf der Event-Seite.

• Folgen Sie uns auf LinkedIn, wo wir im Laufe der nächsten Zeit mehr zum Ende von Project Online sowie Tipps & Tricks für die Verbesserung der Schlagkraft Ihres PMOs veröffentlichen.

• Wenn Sie bereits jetzt konkret besprechen möchten, was das bevorstehende Ende von Project Online für Ihre Organisation bedeutet, kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie direkt mit uns einen Termin.

Was bedeutet die Einstellung von Microsoft Project Online?

• Ab dem 30.09.2026 wird Project Online nicht mehr verfügbar sein.

• Die Microsoft Project Server Subscription Edition bleibt verfügbar. Microsoft hat im April 2026 zugesagt, dass sie mindestens bis zum 31. Dezember 2031 im Support bleibt; ein Enddatum ist derzeit nicht geplant (Additional support for select server products).

• Seit dem 1. April 2026 können keine neuen PWA-Sites mehr erstellt werden. Tenants, die kein einziges Projekt in einer PWA-Site haben, wurden zudem vom Zugriff auf Project Online ausgeschlossen (Änderungen ab 1. April 2026).

• Bereits seit dem 2. April 2026 funktionieren SharePoint Add-Ins in allen Tenants nicht mehr – das betrifft auch Project Online (SharePoint Add-In Retirement).

• Der erweiterte Support für die On-Premises-Versionen Project Server 2016 und Project Server 2019 ist am 14. Juli 2026 ausgelaufen (Project Server 2016, Project Server 2019).

• Die Microsoft Project Desktop App bleibt verfügbar.

Weitere häufig gestellte Fragen zum Ende von Microsoft Project Online

Wo finde ich weitere Informationen zu den Alternativen zu Project Online?

Einen kurzen Überblick über die von Microsoft empfohlen Alternativen zu Microsoft Project Online finden Sie auch im folgenden Video:

Wann hat Microsoft bekannt gegeben, dass Microsoft Project Online eingestellt wird?

Microsoft hat mit einem Tag Vorlauf für Partner am 5. September 2025 bekanntgegeben, dass Project Online zum 30. September 2026 abgeschaltet wird: Microsoft Project Online is retiring: What you need to know

Wann wird Project Online abgeschaltet?

Project Online wird am 30. September 2026 endgültig abgeschaltet. Neue Lizenzen (SKUs) für Project Online sind seit dem 1. Oktober 2025 nicht mehr erhältlich.

Bleibt der Project Online Service bis zum Enddatum verfügbar?

Ja, bestehende Kunden können Microsoft Project Online bis Ende September 2026 vollständig nutzen. Projekte, Daten und Integrationen bleiben bis dahin aktiv.

Kann sich der Abschalttermin noch verschieben?

Darauf sollte niemand planen. Microsoft hat den 30. September 2026 im September 2025 angekündigt und im offiziellen Retirement-Beitrag seither mehrfach bestätigt, zuletzt in der Aktualisierung vom März 2026. Auch die Microsoft-Lifecycle-Seite nennt den Termin unverändert. Die vorbereitenden Schritte sind zudem längst vollzogen: Verkaufsstopp am 1. Oktober 2025, Sperre neuer PWA-Sites und Ausschluss projektloser Tenants seit dem 1. April 2026 (Änderungen ab 1. April 2026), Wegfall der SharePoint Add-Ins am 2. April 2026. Eine Verschiebung ist damit sehr unwahrscheinlich – und wer darauf setzt, riskiert am 1. Oktober 2026 den Zugriff auf alle Projektdaten.

Können wir bei Microsoft eine Verlängerung der Nutzung über den 30. September 2026 hinaus beantragen?

Öffentlich dokumentiert ist ein solcher Weg nicht. Im offiziellen Retirement-Beitrag heißt es, dass die Abschaltung zu den genannten Terminen automatisch erfolgt und keine Admin-Aktion erforderlich ist. Eine Karenzphase, ein Read-only-Zugriff oder ein dokumentiertes Antragsverfahren sind nicht vorgesehen – nach dem Abschalttermin besteht kein Zugriff mehr auf Projekte und zugehörige Daten im Service. Dass Microsoft den Zeitplan konsequent umsetzt, zeigen die bereits vollzogenen Zwischenschritte, etwa die Änderungen ab 1. April 2026.

In der Partner-Community wird allerdings berichtet, dass Microsoft in Einzelfällen befristete Verlängerungen gewährt – fallweise geprüft, über das zuständige Microsoft-Account-Team beantragt, mit Nachweis eines belastbaren Migrationsplans und Genehmigung noch vor dem Abschalttermin. Microsoft hat das öffentlich nicht bestätigt, veröffentlichte Kriterien gibt es nicht. Als Backup-Plan ist eine Verlängerung damit nicht belastbar: Ohne erteilte Genehmigung endet der Zugriff am 30. September 2026.

Ob ein Antrag in Ihrem Fall sinnvoll ist, was Sie dafür vorlegen müssten und welcher Migrationsweg in der verbleibenden Zeit realistisch trägt – dazu beraten wir Sie gerne. Schreiben Sie uns über unser Kontaktformular oder vereinbaren Sie direkt einen Termin.

Gibt es eine Last-Minute-Migration?

Ja. Holert hat sehr viel Erfahrung bei der Migration von Project Online auf die Nachfolgelösungen Altus PPM und Projectum xPM – abhängig vom Umfang können wir eine Migration oft in wenigen Tagen realisieren.

Möglich ist das, weil beide Lösungen fertig konfigurierte Standardprodukte mit Best Practices und mitgelieferten Berichten sind und wir auf erprobte, speziell für den DACH-Raum angepasste Migrationsroutinen zurückgreifen. Eine Testumgebung in Ihrem Tenant steht in etwa drei Stunden, Ihre Project-Online-Daten sehen Sie bereits im Testbetrieb in der neuen Lösung. Da die Routinen synchronisieren statt einmalig zu kopieren, wählen Sie den Umstiegszeitpunkt selbst und arbeiten bis dahin in Project Online weiter. Auch die Microsoft Project Desktop App bleibt für Ihre Projektleiter nutzbar, sodass kaum Schulungsaufwand entsteht.

Wie viel in Ihrem Fall in der verbleibenden Zeit machbar ist, hängt von Projektanzahl, Umfang der Historie, Schnittstellen und Berichten ab. Das klären wir gerne in einem kurzen Gespräch: Schreiben Sie uns über unser Kontaktformular oder vereinbaren Sie direkt einen Termin.

Warum wird Microsoft Project Online abgeschaltet?

Project Online basiert auf veralteter Architektur, die Innovation verhindert – wie etwa Integration in moderne Tools wie die Power Platform oder Microsoft 365 Copilot. Daher investiert Microsoft in eine neue Generation intuitiver, skalierbarer Work-Management-Lösungen wie z.B. Microsoft Planner.

Was passiert mit den Daten auf den Project Sites?

Die Daten auf den SharePoint Sites von Project Online, wie z.B. Risiken, Issues, oder Dokumente sind ebenfalls von der Abschaltung betroffen. Microsoft bietet hierfür Migrationstools kostenlos an. Gerne unterstützt wir von Holert Sie auch hier bei einer Migration auf die Power Platform bzw. für die Dokumente auf moderne SharePoint Sites. Wir nutzen hierzu fertige Migrationsroutinen, die in kurzer Zeit, mit wenig Aufwand Ihre gesamten Daten von Project Online auf die neue Lösung migrieren. Unsere Power Apps basierten Lösungen Altus und Projectum xPM bieten auch eine SharePoint/Teams Integration.

Wie sichern wir unsere Project-Online-Daten rechtzeitig (Backup)?

Microsoft empfiehlt im offiziellen Retirement-Beitrag ausdrücklich, die Daten vor dem Abschalttermin zu sichern, stellt dafür aber kein Werkzeug bereit. Zu sichern sind mehr Bestandteile, als zunächst sichtbar ist: die Projekt- und Vorgangsdaten inklusive Zuordnungen und Baselines, die Enterprise-Felder und Projekttypen, der Ressourcenpool, Zeiterfassungs- und Statusdaten, die OData-Berichtsdaten sowie die Inhalte der Project Sites – Risiken, Issues, Dokumente und Listen. Wichtig: Auch archivierte Bereiche unterhalb der PWA-Site-Collection sind betroffen, ein Read-only-Stellen genügt hier nicht.

Ein reiner Datei-Export löst das Problem meist nur halb, weil Struktur und Zusammenhänge verloren gehen und die Daten anschließend nirgends auswertbar sind. Sinnvoller ist, die Sicherung mit der Migration zu verbinden: Bei einer Übernahme nach Altus PPM oder Projectum xPM liegen die Daten strukturiert in Dataverse und bleiben mit Power BI auswertbar – das Backup ist damit gleichzeitig der Zielzustand.

Welche Daten Sie in welcher Tiefe sichern müssen und was davon Aufbewahrungs- oder Auditpflichten unterliegt, klären wir gerne gemeinsam mit Ihnen. Melden Sie sich über unser Kontaktformular oder buchen Sie direkt einen Termin.

Was hat sich durch das Ende der SharePoint Add-Ins am 2. April 2026 in Project Online geändert?

SharePoint Add-Ins funktionieren seit dem 2. April 2026 in keinem Tenant mehr, und Microsoft stellt ausdrücklich klar, dass dies auch für Project Online gilt (SharePoint Add-In Retirement in Microsoft 365). Betroffen sind Add-In-basierte Erweiterungen sowie klassische SharePoint-Seiten mit Custom Scripting, wie sie in Project Sites häufig für Projektdaten-Webparts genutzt wurden. Für viele Organisationen ist damit schon vor der eigentlichen Abschaltung Funktionalität weggefallen. Der von Microsoft vorgesehene Weg ist das SharePoint Framework (SPFx) – kurz vor dem Abschalttermin lohnt diese Investition aber kaum. Sinnvoller ist, die betroffenen Erweiterungen direkt im Zielsystem auf der Power Platform neu abzubilden, wo Power Apps und Power Automate an die Stelle von Add-Ins und SharePoint-Workflows treten.

Welche Alternativen zu Microsoft Project Online gibt es, die den Umstellungsaufwand möglichst gering halten?

Speziell Altus PPM und Projectum xPM kommen von zwei international renommierten Herstellern, die ehemalige Implementierungspartner von Microsoft Project Online waren. Beide haben international führende Next-Gen-Projekt- und Portfoliomanagementlösungen entwickelt, die den Übergang von Project Online und auch Project Server leicht machen – sowohl durch einmalige Migration als auch durch Synchronisation in einem Übergangszeitraum. Zudem kann die Microsoft Project Desktop App für eine Übergangszeit oder dauerhaft weiter genutzt werden, sodass der Umstieg für Projektleiterinnen und Projektleiter stark erleichtert wird.

Wenn Sie bereits jetzt konkret besprechen möchten, was das bevorstehende Ende von Project Online für Ihre Organisation bedeutet und wie Migrationspfade aussehen können, kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie direkt mit uns einen Termin.

Wie sieht ein strukturierter Fahrplan für die Ablösung von Project Online aus?

Bewährt hat sich ein Vorgehen in fünf Schritten: Ist-Analyse der Project-Online-Nutzung (Projekttypen, Felder, Berichte, Schnittstellen), Gap-Analyse gegenüber der Ziellösung, Zielbild und Migrationsdesign inkl. Koexistenzphase, Business Case mit Kosten und Nutzen sowie Roadmap bis zum Go-Live. Holert erarbeitet diesen Fahrplan in einem kompakten Workshop – mit dem Project Online SOS Kit inkl. neutraler Empfehlung, ob Altus PPM oder Projectum xPM besser zu Ihrer Organisation passt.

Was passiert bei der Migration mit unseren benutzerdefinierten Feldern und Power BI Berichten?

Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und Projekttypen werden im Zielsystem abgebildet und von den Migrationsroutinen mit übernommen. Bestehende Power-BI-Berichte lassen sich auf das neue Datenmodell (Dataverse) umstellen – oft deckt der mitgelieferte Berichtsstandard bereits den Großteil ab. Holert prüft im Testbetrieb, welche Berichte übernommen, ersetzt oder angepasst werden.

Sollten wir alle historischen Daten migrieren oder nur aktive Projekte?

Es gibt drei Optionen: nur aktive Projekte (schlanker Neustart), vollständige Historie (z. B. für Audit- und Berichtspflichten) oder ein hybrider Ansatz. Da die Holert-Migrationsroutinen synchronisieren statt einmalig kopieren, kann die Entscheidung je Projekttyp getroffen und im Testbetrieb validiert werden – auf Basis der Erfahrung aus Migrationen u. a. bei KPT, KUKA und Rohde & Schwarz.

Was wird aus OData-Berichten, SharePoint-Workflows und Project-Online-Schnittstellen?

Mit der Abschaltung enden auch das OData-Reporting und SharePoint-basierte Workflows. Die Nachfolger sind Dataverse mit Power BI für das Reporting und Power Automate für Workflows. Holert migriert bestehende Workflows und Schnittstellen (z. B. SAP, Jira) auf die Power Platform.

Welche Fragen sollten wir vor der Auswahl einer Project-Online-Alternative klären?

Zu klären sind vor allem: unterstützte Prozesse (Antrag → Portfolio → Ressourcen → Zeiterfassung), Nutzerrollen und Reifegrad, Schnittstellen, Datenresidenz, Berichtsbedarf und Umgang mit der Historie. Holert führt als Implementierungspartner beider Lösungen neutral durch diese Auswahl.

Wie gewinnen wir Projektleiter und Teams für die neue Lösung?

Die Next-Gen-Lösungen sind deutlich intuitiver als Project Online, MS Project Desktop kann weiter genutzt werden, und die Arbeit findet in vertrauten Umgebungen wie Microsoft Teams statt. Holert begleitet den Umstieg mit Schulungen und Change Management – Erfahrungsberichte unserer Kunden finden Sie in den Event-Aufzeichnungen.

Ist Microsoft Planner eine Alternative zu Project Online?

In diesem Blogartikel haben wir einige Merkmale der beiden Planner Basic und Planner Premium Plänen gegenübergestellt: Vergleich von Microsoft Planner, SharePoint Listen, Planner Premium, Loop und Jira Business Projects

Die Project Online Alternative Altus bringt als Alternative zu Planner Premium eine eigene Termin- und Ressourcenplanungsfunktion mit und Teams können flexibel entscheiden, ob Sie mit dem Altus Scheduler, Planner, Planner Premium Vorgänge und/oder mit Azure DevOps und Jira arbeiten.

Projectum xPM bringt einen leistungsfähigen Scheduler, der auf einzigartige Weise die Integration mit Jira und Azure DevOps unterstützt sowohl in Roadmap als auch Gantt Darstellung. Sowohl der Altus Scheduler als auch der Project xPM Scheduler unterstützen eine Gantt und Kanban Darstellung.

Wenn Sie einen detaillierten Vergleich zwischen Planner Premium und Microsoft Project Online wünschen,  kontaktieren Sie uns.

Gibt es einen direkten Migrationspfad von Project Online nach Planner Premium?

Nein. Microsoft benennt in der offiziellen Ankündigung mehrere Transition-Optionen – Planner, Project Server Subscription Edition, Dynamics 365 Project Operations und Project Desktop – und empfiehlt, die Daten vor dem Abschalttermin zu sichern und die Umstellung selbst durchzuführen. Einen automatischen Umzug von PWA nach Planner Premium gibt es nicht, schon weil die Architekturen unterschiedlich sind: Project Online liegt auf SharePoint, Planner Premium auf Dataverse. Wer über MPP-Dateien importiert, verliert typischerweise Ressourcenzuordnungen, Baselines, Enterprise-Felder und Projekttypen. Genau hier unterscheiden sich Altus PPM und Projectum xPM: Beide setzen ebenfalls auf Dataverse, bringen aber eine Project-Online-Integration mit, sodass Daten übernommen und in einer Koexistenzphase sogar synchronisiert werden können.

Kann ich den Microsoft Project Desktop auch nach der der Einstellung des Project Online Dienstes weiterhin benutzen?

Ja, zum einen ist Microsoft Project Desktop App nicht von der Abschaltung des Online Dienstes betroffen und wird weiterhin von Microsoft gewartet und aktualisiert. Die Desktop App oder besser gesagt "MS Project" ist das Synonym für Projektmanagementsoftware. Es gibt kaum eine Software, die nicht auch eine Schnittstelle zu MS Project gibt. Es gibt sehr viele Menschen, die vertraut im Umgang mit der Desktop App sind und die Excel ähnliche Bedienung schätzen, die so in der Form keine Webanwendung bietet. 

Daher kann man Microsoft Project weiterhin nutzen, nur eben die Daten nicht mehr direkt in Project Online speichern. Alternativ können die Projektpläne im Dateisystem gespeichert werden und z.B. über Allocatus in der Microsoft Cloud gespeichert werden und damit die Vorgänge aus MS Project in die Outlook Kalender der Mitarbeiter übertragen werden sowie der eigentliche Gantt Chart mit dem Team über die Weboberfläche z.B. in Microsoft Teams geteilt werden.

Zudem können Sie Vorgänge aus MS Project mit Holert Project2Planner von MS Project zu Microsoft Planner senden, sodass Ihr Team bequem in der Planner App und ggf. auch in Microsoft Teams und Microsoft To Do alle Aufgaben sieht, die Sie Ihnen in Microsoft Project zugewiesen haben.

Alternativ können Sie auch Microsoft Project Projekte direkt in Altus und Projectum xPM in Microsoft 365 (Dataverse) speichern. Nur bei diesen Lösungen kann man damit weiterhin alle Daten zentral speichern und damit dauerhaft oder während einer Übergangszeit arbeiten. Andere Cloudlösungen bieten, wenn überhaupt, nur einen einmaligen Import. Gerade für aktuelle Nutzer von Project Online kann man damit den Übergang sehr stark erleichtern.

Wenn Sie bereits jetzt konkret besprechen möchten, was das bevorstehende Ende von Project Online für Ihre Organisation bedeutet und wie Migrationspfade aussehen können, kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie direkt mit uns einen Termin.

Wie können unsere Projektleiter mit Microsoft Project genauso weiterarbeiten wie bisher?

Über das Project-Add-In von Altus PPM bzw. Projectum xPM. Projektleiter öffnen ihre Pläne weiterhin im gewohnten Microsoft Project Desktop Client, planen dort Termine, Aufwände und Ressourcen und speichern zentral – nur eben in Dataverse statt in Project Online. An der Arbeitsweise ändert sich damit praktisch nichts: Sie tauschen ausschließlich Project Online gegen eine moderne Lösung aus. Das nimmt der Migration ihr größtes Change-Risiko, weil niemand eine neue Terminplanungslogik lernen muss. Auch das Berichtswesen bleibt nutzbar – die Berichte können nach der Umstellung weiter verwendet werden und greifen dann auf das Dataverse-Datenmodell zu. Wer möchte, kann parallel den Altus- bzw. xPM-Scheduler im Browser oder in Microsoft Teams nutzen; das ist pro Team frei entscheidbar.

Ist Microsoft Dynamics 365 Project Operations ein geeigneter Nachfolger für Microsoft Project Online?

Microsoft Dynamics 365 Project Operations zielt auf projektbasiertes Dienstleistungsunternehmen, die die Arbeit Ihrer Mitarbeiter an externe Kunden verkaufen. Es enthält einige CRM und ERP Funktionen, kann aber nur Proforma Rechnung erstellen. In Verbindung mit Dynamics Finance & Operations kann auch die Rechnungslegung abgebildet werden.

Für andere Projekttypen ist Project Operations in der Regel nicht geeignet, insbesondere nicht für das organisationsweite Projekt- und Portfoliomanagement. Auch nutzt Project Operations ausschließlich Planner Premium als Terminplaner und stößt in diesem Bereich an viele Grenzen.

Ist Microsoft Project Server SE auch von der Abschaltung von Project Online betroffen?

Nein, Microsoft Project Server Subscription Edition (SE) ist genauso wenig wie die SharePoint Server Subscription Edition von der Abschaltung betroffen und bleibt in der aktiven Wartung. Project Server Subscription Edition folgt der Modern Lifecycle Policy, das bedeutet, dass Microsoft das Wartungsende mit einem Vorlauf von mindestens 12 Monaten bekannt gibt. Wartungsende bedeutet aber auch, dass Sie die Software über den Zeitpunkt hinaus nutzen können.

Seit April 2026 ist diese Zusage konkret: Microsoft nennt für Project Server Subscription Edition ein Earliest Possible End of Support zum 31. Dezember 2031 – die Software bleibt also mindestens bis dahin im Support, ein Enddatum ist nicht geplant (Additional support for select server products). Bemerkenswert ist der Vergleich innerhalb derselben Liste: Für SharePoint Server SE, Exchange Server SE und Skype for Business Server SE nennt Microsoft den 31. Dezember 2035, für Project Server SE also vier Jahre weniger. Ein Wechsel auf Project Server SE verschafft Ihnen damit einen belastbaren Zeithorizont für die nächsten Jahre – als dauerhafte Zielarchitektur ist die On-Premises-Variante aber nur bedingt geeignet, zumal Microsoft seine Investitionen erklärtermaßen in Planner und Copilot lenkt.

Was bedeutet das Support-Ende von Project Server 2016 und 2019 am 14. Juli 2026 für unser PMO?

Beide Versionen folgen der Fixed Lifecycle Policy; der erweiterte Support endete am 14. Juli 2026 (Project Server 2016, Project Server 2019). Seitdem gibt es für diese Umgebungen keine Sicherheitsupdates, keine Fehlerbehebungen und keinen Herstellersupport mehr – der Weiterbetrieb ist damit vor allem ein Compliance- und Sicherheitsthema. Zusammen mit der Abschaltung von Project Online am 30. September 2026 fallen innerhalb weniger Wochen beide klassischen Microsoft-PPM-Plattformen weg. Es bleiben zwei Wege: das Upgrade auf Project Server Subscription Edition, das die vertraute PWA-Oberfläche erhält und laut Microsoft mindestens bis zum 31. Dezember 2031 im Support bleibt, aber eigene Serverinfrastruktur erfordert – oder der Wechsel auf eine Next-Gen-PPM-Lösung in Microsoft 365. Wer ohnehin migrieren muss, sollte beide Themen in einem Schritt lösen statt zweimal umzustellen.

Was ist eine gute Alternative zu Project Server und wer bietet im DACH Raum Migration auf Nachfolgelösungen an?

Holert verfügt aus über 20 Jahren Kundenprojekten über umfassende Erfahrung mit dem Einsatz von Project Server und hat in diesem Zuge zahlreiche Organisationen von Project Server auf die Next-Gen-Projekt- und Portfoliomanagementlösungen Altus PPM und Project xPM migriert. Inhaltlich gilt für Project Server alles, was in diesem Blogartikel zu Project Online beschrieben wird.

Wie sieht die Zukunft von Microsoft Project Online aus, und was passiert mit den Daten, die derzeit im Project Accelerator gespeichert sind?

Das sind technisch zwei unterschiedliche Technologien. Project-Online-Daten können nach aktuellem Kenntnisstand über Schnittstellen exportiert werden; unsere Next-Gen-PPM-Lösungen Altus und Projectum xPM können die Daten direkt übernehmen. Der Microsoft Project Accelerator basiert auf Project for the web (heute Planner-Premium). Diese Daten bleiben erhalten und sind von der Abschaltung von Project Online nicht betroffen.

Kann ich die Microsoft Project Desktop App auch mit den Next-Gen-PPM-Lösungen weiternutzen?

Ja, sowohl mit den Next-Gen-Projekt- und Portfoliomanagement-Apps Altus PPM als auch mit Projectum xPM können Sie die Microsoft Project Desktop App als Projektleiter weiterverwenden. Die Daten werden jedoch nicht in Project Online gespeichert, sondern in Dataverse, also in der modernen Power Platform von Microsoft.

Wie kann ich meine Daten von Project Online in eine moderne Next-Gen-PPM-Lösung migrieren?

Holert bietet basierend auf den Lösungen der Hersteller Altus und Projectum erweiterte und speziell für den DACH-Raum angepasste Migrationsroutinen, mit denen Sie bereits im Testbetrieb Ihre Project Online Daten in der neuen Lösung sehen können. Das besondere, die Daten werden nicht einmalig migriert, sondern permanent mit Project Online synchronisiert. Das hießt sie können noch mit Project Online weiterarbeiten und zu einem beliebigen Zeitpunkt im neuen System weiterarbeiten.

Wo finde ich mehr Informationen zu den Next-Gen-Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen, die ich als Alternative zu Project Online einsetzen kann?

Einen Kurzüberblick über die Lösungen finden Sie hier: Projektmanagement mit Microsoft und Atlassian

Schauen Sie sich die Aufzeichnungen unserer bisherigen Events an oder treffen Sie uns auf einem unserer zukünftigen Events: PMO/VMO und Projektmanagement Events

Besuchen Sie die Websites der Hersteller: Altus und  Context& (Projectum)

Was sind die besten Alternativen zu Project Online, die ebenfalls ihre Daten nur im Microsoft 365 Tenant halten?

Neben Planner, Loop und Project Operations halten die Projekt- und Portfoliomanagementlösungen von Altus und Projectum ihre Daten ausschließlich im Tenant des Kunden.

Wie kann ich die Datenresidenz von Project Online Alternativen festlegen?

Alle Microsoft Cloud Produkte halten ihre Daten in der Microsoft 365 Umgebung des Kunden (Tenant), im deutschsprachigen Raum gib es in Deutschland in Berlin und Frankfurt, in Österreich in Wien und in der Schweiz in Zürich und Genf Rechenzentren. Power Apps basierte Projekt- und Portfoliomanagementlösungen wie Altus und Projectum xPM haben ihre Datenresidenz somit nach Wunsch in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Zudem bietet Microsoft auch den Betrieb unter der Hoheit anderer von Microsoft unabhängiger Unternehmen wie z.B. der SAP Tochter Delos an.

Wie lange dauert es typischerweise und wie hoch sind die Kosten für die Implementierung von Altus oder xPM als Project Online Alternative?

Altus und Projectum xPM haben attraktive Lizenzpreise. Dadurch, dass die Software stark standardisiert ist, kommt diese bereits mit Best Practices. So sind beispielsweise typische Projekttypen bereits angelegt, der Projektsteckbrief jeweils dafür vorkonfiguriert, dazu passende Power BI Berichte mitgeliefert und Schnittstellen z.B. für Planner, Project, Project Online, Jira, Azure DevOps, Teams, Word und PowerPoint enthalten. Zudem gibt es bereits begleitende Dokumentation und Online Quellen. Daneben haben wir als Holert bereits sehr viel Erfahrung u.a. bei der Integration weiterer Systeme wie z.B. SAP. In Kombination damit, dass die gesamte Lösung auf der Power Platform basiert, können wir oft mit wenigen Klicks die spezifischen Anpassungen machen. Auf Wunsch können wir den Kunden auch selbst in die Lage versetzen, das zu tun. Oft kann der Kunde in wenigen Tagen oder Wochen mit dem neuen System live gehen kann. Sie können sich selbst davon überzeugen, in dem wir Ihnen ein Testversion kostenlos in Ihrem Tenant bereitstellen.

Zudem bietet Holert standardisierte Implementierungspakte zum Festpreis an. Da das schlau ist, nennen wir das Smart Start.

Welchen Nutzen hat die Implementierung von Altus/Projectum xPM als Project Online Alternative?

Jede Organisation hat mehr Ideen und Umsetzungsvorschläge als Ressourcen, die umzusetzen. Altus und Projectum xPM helfen, die strategisch richtigen auszuwählen und schneller umzusetzen. Größerer Erfolg und zufriedenere Kunden und Mitarbeiter sind die Folge.

Welche organisatorischen Prozesse sollten vorausgesetzt werden für eine erfolgreiche Implementierung einer Project Online Alternative?

Das hängt etwas vom Status Quo ab. In jedem Fall muss für die jeweilige Ausbaustufe der zugehörige Prozess und das Ziel klar festgelegt werden und von den entsprechenden Funktionsträgern gelebt werden. Die Software selbst trägt dann dazu bei, dass diese mit weniger Aufwand, schneller mit besserem Ergebnis umgesetzt werden können, was den Erfolg und Nutzen beschleunigt.

Können wir die Project Online Alternativen Altus und Projectum xPM auch global skalieren?

Ja, sowohl Altus als auch Projectum xPM basierend auf der Microsoft Power Plattform, die weltweit verfügbar ist und alle wichtigen Sprachen unterstützt.

Was braucht Holert vom Kunden für ein erfolgreiches Projekt zur PPM Implementierung?

Um eine PPM Lösung effektiv bei Ihnen zu Implementieren, brauchen den wichtigsten Engpass, der im ersten Schritt gelöst werden soll, sowie eine gemeinsame Vision, wie ein vollständige Implementierung aussieht. Typischerweise erarbeiten wir diese Themen in einem gemeinsamen Workshop. Im Anschluss dieses Workshop haben Sie einen genauen Fahrplan, kennen die Kosten und die zeitlichen Bedarf

Was haben Altus und Projectum xPM als Alleinstellungsmerkmale als Project Online Alternative?

Nur Altus und Projectum xPM sind eine Standardsoftware die Ihre Daten in Ihrem Microsoft 365 hält und decken den gesamten Funktionsumfang einer Ideen-, Antrag-, Portfolio-, Projekt-, Produkt- und Ressourcenmanagement App ab. Ferner haben sie als Alleinstellung auf der Microsoft Plattform eine Szenarioplanung mit Kosten und Ressourcen. Zudem setzen beide auf der Power Plattform auf, die eine sehr einfache und umfassende Anpassung und Erweiterung erlaubt.

Altus hat als Alleinstellung zudem, dass es standardmäßig ohne weitere Programmierung Planner Basic, Planner Premium, Microsoft Project Online, Microsoft Project Desktop, Jira und Azure DevOps Pläne integriert. Zudem hält diese Lösung Ihre Daten ausschließlich in Dataverse, sodass keine zusätzlichen weiteren Komponenten installiert werden müssen.

Projectum xPM hat als Alleinstellung, dass es als universelle Portfoliomanagement Lösung konzipiert und umfangreiches Produktmanagement mit Roadmap Planung mitbringt. Zudem bringt es standardmäßig ein Data Warehouse mit, das die Historisierung aller Daten inkl. der Wiederherstellung auch über dreißig Tage hinaus erlaubt.

Was kosten Alternativen zu Project Online, insbesondere Planner, Planner Premium, Altus und Projectum xPM?

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Wie groß ist der Implementierungsaufwand der Project Online Alternativen Planner, Planner Premium, Projectum xPM und Altus?

Sowohl Projectum xPM als auch Altus kommen fertig konfiguriert inkl. einer Vielzahl von Berichten. Beide Lösungen decken die Best Practices ab und können sofort eingesetzt werden. Die Installation einer typischen Testumgebung dauert benötigt ca. 3 h, danach können Sie sofort loslegen und die Umgebung in Ihrem Microsoft 365 Umgebung testen (Tenant)

Gibt es Schnellstartpakete für die Implementierung der Project Online Alternativen Projectum xPM und Altus?

Ja, dadurch, dass die Lösungen Projectum xPM und Altus echte Standardsoftware sind, die von den Herstellern bereits bei über 400 Kunden im Einsatz sind und wir diese bereits bei vielen Kunden im deutschsprachigen Raum implementiert haben, können wir Ihnen sehr attraktive Implementierungspakete anbieten. Entweder nach Aufwand oder zum Festpreis, z.B. unser Smart Start Paket.

Gibt es flexible Anpassungsmöglichkeiten durch den Kunden an die unternehmenseigenen Prozesse bei den der Project Online Alternativen Projectum xPM und Altus?

Ja, das besondere an Projectum xPM und Altus ist, dass diese auf der Microsoft Power Plattform basieren. Auf dieser Plattform können Sie mit einfach Klick, also ohne Programmierung, Felder und Formulare anpassen, neue Tabelle hinzufügen, Workflows festlegen und vieles anderes mehr. Das besondere an Projectum xPM ist, dass Sie auch die Gantt Diagramme, Roadmaps, Kanban-Boards

Welche Reportingmöglichkeiten gibt es bei den Project Online Alternativen Projectum xPM und Altus?

Die Project Online Alternativen Projectum xPM und Altus kommen beide mit einer Vielzahl von fertigen Power BI Berichten. Diese können Sie sofort nutzen. Sie bekommen Zugriff auf die Original-Dateien und können diese selbst nach Ihren Anforderungen anpassen. Altus unterstützt standardmäßig Berechtigungen in Berichten, sodass Benutzer nur das in den Berichten sehen, was Sie auch in Altus entsprechend Ihrer Berechtigung sehen. Projectum xPM bringt standardmäßig eine Data Warehouse mit, das alle Daten historisiert und auf Wunsch auch jederzeit wiederherstellen kann.

Welche Workflows unterstützen die Project Online Alternativen Projectum xPM und Altus?

Altus kommt mit vordefinierten Workflows, u.a. für den Projektlebenszyklus und den Anforderungs- und Auswahlprozess, diese können ohne Programmierung mit wenigen Klicks angepasst werden. Von Projectum und Holert kommen zudem weitere Vorlagen, die sie ebenso verwenden und Wunsch leicht anpassen können.

Wie funktioniert das Ressourcenmanagement bei den Project Online Alternativen Projectum xPM und Altus?

Ressourcenmanagement findet in beiden Lösungen auf unterschiedlichen Ebenen statt, und zwar einmal auf Projektebene und einmal auf Vorgangsebene. Sie können in beiden Lösungen bereits den Ressourcenbedarf für jedes Projekt oder jeden Projektantrag z.B. gegliedert nach Qualifikation, Abteilung, Standort. Zudem können Sie für jeden Vorgang den Aufwand schätzen und diesen Aufwand ggf. auf Projektebene automatisch aggregieren lassen. Mit den KI-Funktionen von Holert kann dieser Prozess auch erleichtert werden.

Ressourcenanforderungen können dann sehr einfach auf Projektebene an die Teamleiter übermittelt werden, die dann mit wenigen Mausklicks geeignete Ressourcen zuweisen können und ggf. noch den Einsatz anpassen können. Auch hier hilft erleichtert die Software die Arbeit deutlich.

Wo finde ich Kunden die Altus und Projectum xPM im deutschsprachigen Raum, die von Ihren Erfahrungen berichten?

Im deutschsprachigen Raum hat Holert bei sehr vielen Kunden bereits die beiden Lösungen implementiert und Project Online abgelöst. U.a. bei KPT, Rohde & Schwarz, KUKA, Amer Sports, KWS, LAPP, Stadtreinigung Hamburg, Accompio, Frischli, Swoboda und SteelcoBelimed (Miele). Eine vollständigen Übersicht inkl. Videorezensionen und Aufzeichnungen von Kundenvorträgen finden Sie hier: Referenzen

Wir haben Planner Basic Pläne, Planner Premium Pläne, Jira Software Projects und Altus. Wann nutze ich was?

Wir haben neben Planner auch Jira und Altus im Einsatz. Welches App verwende ich am besten für welche Art von Projekt?

Für kleinere Projekte, bei eine Liste offene Aufgaben sukzessive abgearbeitet wird, eignet sich Microsoft Planner Basis Pläne.

Bei etwas größeren Projekten, die eine Terminplanung erfordern, eigenen sich die Planner Premium Pläne. Aufgaben können eine logische Reihenfolge gebracht und hieraus automatisch der Ablauf berechnet werden. Neben der Terminplanung kann auch der Aufwand jedes Teammitglied pro Aufgabe geplant werden.

Bei Softwareentwicklungsprojekten eignet sich Jira Software Spaces. Diese bietet u.a. eine hierarchische Struktur der Aufgaben z.B. nach Epics und Stories und die Organisation der Arbeit unter anderen über Kanban Boards.

Um den Gesamtüberblick über alle Projekte und Ressourcen zu bekommen, eignet sich Altus. Altus integriert alle vorgenannten Projektmanagement-Apps und ergänzt pro Projekt einen Projektsteckbrief inkl. Ressourcen- und Finanzbedarf. 

Planner Basis Pläne

In Planner Basisplänen können Sie Aufgaben u.a. nach Fortschritt oder anderen Kriterien (Buckets) organisieren.

Microsoft Planner Premiumpläne

Planner Premium ergänzt einen Terminplan, in dem man die Aufgaben in eine logische Reihenfolge bringen kann. Zudem kann zu jeder Aufgaben pro Mitarbeiter der Aufwand geplant werden.

Jira Softwareprojekte

Mit Jira Software Projekt wird der gesamte Arbeitsvorrat im Backlog erfasst und passend zur Planungslogik in Board geführt.

Altus

Altus gibt den Gesamtüberblick über alle Projekte, egal in welcher Software diese gesteuert werden.

Zu jedem Projekt gibt es einen Projektsteckbrief, auf dem je nach Umfang des Projekte der Projektauftrag, 

Ressourcen- und Finanzbedarf, Stakeholder, Risiken sowie vieles mehr geplant und verfolgt werden kann.

Zudem unterstützt Altus bei der Projektauswahl und der projektübergreifenden Ressourcen- und Finanzplanung (Szenarioplanung).