FAQ: PPM-Software für Microsoft 365 & Atlassian

PPM (Projektportfoliomanagement) ist die zentrale Steuerung aller Projekte und Initiativen eines Unternehmens. Eine PPM-Software gibt dem PMO einen vollständigen Überblick über alle Projekte, deren Ressourcen, Budgets und strategische Ausrichtung – in einer einzigen Plattform.

PPM-Software eignet sich für Unternehmen mit mehreren parallelen Projekten, die ihr Portfolio strategisch steuern möchten. Typische Nutzer sind PMO-Leiter, Projektmanager, Portfoliomanager und Geschäftsführung. Holert betreut Kunden von mittelständischen Unternehmen bis hin zu Konzernen mit Tausenden von Nutzern.

Projektmanagement steuert einzelne Projekte (Zeitplan, Budget, Aufgaben). Portfoliomanagement steuert die Gesamtheit aller Projekte: Priorisierung, Ressourcenverteilung, strategische Ausrichtung und Portfoliorisiken. Eine PPM-Software verbindet beide Ebenen in einer einheitlichen Übersicht.

Excel stößt bei mehreren parallelen Projekten schnell an Grenzen: keine Echtzeit-Daten, keine rollenbasierte Steuerung, keine Ressourcensicht über alle Projekte. Eine PPM-Software wie Altus PPM oder Projectum xPM bietet Dashboards, automatische Berichte, Kapazitätsplanung und Audit-Trails – alles in Echtzeit.

Holert GmbH ist seit über 25 Jahren im Bereich Projektmanagement-Beratung tätig und gehört zu den führenden Microsoft- und Atlassian-Implementierungspartnern im deutschsprachigen Raum. Dieses Know-how fließt direkt in jede Implementierung ein.

Holert empfiehlt je nach Anforderung primär Altus PPM und Projectum xPM – beide auf Basis von Microsoft Power Apps und vollständig im Microsoft 365 Tenant des Kunden betrieben. Für Atlassian-Umgebungen berät Holert auch zu Jira Premium-Lösungen.

Altus PPM ist eine Projektportfoliomanagement-Software, die vollständig auf der Microsoft Power Platform (Power Apps, Power BI, Dataverse) basiert. Sie unterstützt Portfolio-, Projekt-, Ressourcen- und Produktmanagement inklusive Szenarioplanung und Zeiterfassung. Altus PPM wird von über 400 Unternehmen weltweit genutzt.

Projectum xPM ist eine universelle PPM-Lösung auf Basis von Microsoft Power Apps mit vollständiger Datenhistorisierung. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die umfangreiche Berichterstattung und Portfolioanalysen über Zeit benötigen. Alle Daten verbleiben ausschließlich im eigenen Microsoft 365 Tenant.

Beide sind Power-Platform-basierte PPM-Lösungen. Altus PPM hat Stärken in der breiten Funktionsabdeckung (Portfolio bis Zeiterfassung) und bietet Konnektoren zu Jira und Azure DevOps. Projectum xPM punktet mit historischer Datenspeicherung und starken Reporting-Funktionen. Holert berät Sie bei der Auswahl anhand Ihrer konkreten Anforderungen.

Holert positioniert sich als neutraler Implementierungspartner. Wir evaluieren gemeinsam mit dem Kunden die am besten passende Lösung und sind nicht exklusiv an einen Hersteller gebunden. Neben Altus PPM und Projectum xPM beraten wir auch zu Microsoft Planner Premium, Jira Premium und weiteren PPM-Tools.

Microsoft Project Online wird am 30. September 2026 eingestellt. Ab diesem Datum ist kein Zugriff mehr auf die gespeicherten Daten möglich. Unternehmen sollten jetzt mit der Planung beginnen, um ausreichend Zeit für Implementierung, Datenmigration und Change Management zu haben.

Nach dem 30. September 2026 können in Project Online gespeicherte Daten nicht mehr abgerufen werden. Es ist daher dringend empfohlen, Daten vor diesem Datum zu exportieren und in eine Nachfolgelösung zu migrieren. Altus PPM bietet einen direkten Connector für die automatische Migration von Project Online-Daten.

Microsoft Planner (Basic und Premium) ist kein vollwertiger Project Online-Ersatz für Unternehmen mit komplexen Portfolioanforderungen. Planner fehlen zentrale Funktionen wie Szenarioplanung, Portfoliomanagement, detailliertes Ressourcenmanagement und umfangreiche Berichterstattung. Für diese Anforderungen sind spezialisierte PPM-Lösungen wie Altus PPM oder Projectum xPM besser geeignet.

Die Migration läuft in 5 Schritten: 1) Anforderungsanalyse und Ist-Aufnahme, 2) Konfiguration von Altus PPM, 3) Datenmigration via Connector, 4) Schulung der Nutzer, 5) Go-Live und Support. Holert begleitet alle Phasen und setzt den Connector so auf, dass Project Online-Daten automatisch übertragen werden.

Die Implementierungsdauer hängt von der Komplexität ab. Altus PPM kann bei klaren Anforderungen in 4–8 Wochen produktiv sein. Bei größeren Rollouts mit aufwendigen Integrationen und Change-Management-Programmen sind 3–6 Monate realistisch. Holert bietet auch phasenweise Einführungen an.

Ja. Sowohl Altus PPM als auch Projectum xPM speichern alle Daten ausschließlich in Ihrem eigenen Microsoft 365 Tenant (Dataverse/SharePoint). Die Daten verlassen nie die Infrastruktur Ihres Unternehmens – es gibt keinen externen Drittanbieter-Datenspeicher.

Da alle Daten im Microsoft 365 Tenant des Kunden verbleiben, gelten Microsofts umfangreiche DSGVO-Compliance-Zertifizierungen. Microsoft ist nach ISO 27001, SOC 2 und weiteren Standards zertifiziert. Holert unterstützt zusätzlich bei der datenschutzkonformen Konfiguration.

Ja. Altus PPM und Projectum xPM sind kompatibel mit Microsoft Project Desktop (.mpp-Dateien). Bestehende Projektpläne aus Project Desktop können weiterhin genutzt und mit dem PPM-System synchronisiert werden.

Altus PPM integriert nativ mit Microsoft Project, Microsoft Planner, Azure DevOps und Jira. Über Power Automate sind weitere Integrationen möglich, z.B. mit SAP, Dynamics 365 oder ServiceNow. Projectum xPM bietet ebenfalls breite Integrationsmöglichkeiten innerhalb des Microsoft-Ökosystems.

Beide Lösungen bieten granulare rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC). Typische Rollen sind Portfolio Manager, Projektleiter, Ressourcenmanager, PMO-Mitarbeiter und Teammitglied. Jede Rolle sieht nur die Daten und Funktionen, die für ihre Aufgaben relevant sind.

KI im Projektmanagement automatisiert Routineaufgaben wie Statusberichte, Ressourcenplanung und Risikoanalysen. Microsoft Copilot kann in Verbindung mit Altus PPM und Projectum xPM eingesetzt werden, um Projektzusammenfassungen zu erstellen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Entscheidungsvorlagen automatisch zu generieren.

Microsoft Copilot kann im PMO-Kontext folgende Aufgaben übernehmen: automatische Erstellung von Statusberichten, Zusammenfassung von Projektmeetings in Teams, Beantwortung von Portfoliofragen in natürlicher Sprache, Entwurf von Stakeholder-Kommunikation und Analyse von Ressourcenengpässen.

KI-Agenten sind autonome Softwareprogramme, die proaktiv Aufgaben übernehmen: Sie synchronisieren Daten zwischen Tools (Jira, Planner, Altus PPM), bereiten Statusberichte vor, melden Terminrisiken und koordinieren Stakeholder-Kommunikation – ohne manuellen Eingriff. Holert berät zur Integration von KI-Agenten in bestehende PMO-Prozesse.

Altus PPM und Projectum xPM sind als Microsoft Power Platform-Lösungen nativ in das Microsoft 365-Ökosystem integriert. Das ermöglicht eine direkte Nutzung von Microsoft Copilot auf den Projektdaten in Dataverse – ohne Datenexport oder externe KI-Anbindung.

Ja. Konkret einsatzfähige KI-Funktionen sind heute: automatische Protokollierung von Projektmeetings (Copilot in Teams), Risikoerkennung durch Mustererkennung in Projektdaten, Ressourcenvorschläge bei Engpässen und natürlichsprachliche Abfragen des Projektportfolios. Holert hilft bei der Implementierung praxisnaher KI-Use-Cases im PMO.

Die Kosten setzen sich zusammen aus Lizenzkosten (pro Nutzer/Monat), Implementierungskosten und laufenden Support- und Wartungskosten. Altus PPM und Projectum xPM sind als Microsoft 365-Add-ons lizenziert. Kontaktieren Sie Holert für ein individuelles Angebot – wir erstellen gerne eine Kosten-Nutzen-Analyse für Ihre Situation.

Holert übernimmt den gesamten Implementierungsprozess: Anforderungsanalyse, Systemkonfiguration, Datenmigration, Schulung und Change Management sowie laufenden Support. Als erfahrener Partner mit über 25 Jahren im Projektmanagement-Umfeld kennen wir typische Herausforderungen und Best Practices aus hunderten Projekten.

Ja. Holert bietet Managed Services für den laufenden Betrieb Ihrer PPM-Lösung: Support, Administration, Weiterentwicklung und Schulungen on-demand. So können sich Ihre Teams auf die Projektarbeit konzentrieren, während Holert den technischen Betrieb sicherstellt.

Holert hat Implementierungsprojekte in zahlreichen Branchen erfolgreich abgeschlossen: Industrie, Pharma, Finanzdienstleistungen, öffentliche Verwaltung, IT-Unternehmen und Bauwirtschaft. Branchenspezifische Anforderungen – z.B. regulatorische Vorgaben in Pharma oder Compliance-Regeln in der öffentlichen Hand – fließen direkt in die Konfiguration ein.

Der einfachste Einstieg ist ein kostenfreies Erstgespräch. Wir analysieren Ihre aktuelle Situation (bestehende Tools, Anforderungen, Zeitplan) und zeigen Ihnen passende Lösungsoptionen. Schreiben Sie uns unter info@holert.com oder nutzen Sie das Kontaktformular auf holert.com.