Ressourcenüberlastungen können neben einer zeitgleichen Erstverplanung einer Ressource in zwei oder mehr Projekten auch daraus resultieren, dass sich Termine in Projekten verschoben haben oder Ressourcen krank geworden sind. Die eigentlichen Überlastungen können sowohl in Project als auch in der Project Web App dargestellt werden. Mehr zum Thema Ressourcenplanung und Ressourcenenüberlastungen erkennen finden Sie in unserem Buch.

Ressourcenüberlastung in Project erkennen

Um eine Ressourcenüberlastung in Project in den Ansichten Teamplaner und Ressource: Einsatz zu erkennen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie ein Projekt, das alle Ressourcen enthält, also z.B. ein Abwesenheitssonderprojekt.
2. Wechseln Sie in die Ansicht Teamplaner, indem Sie auf die Registerkarte Ressource in der Befehlsgruppe Ansicht den Befehl Teamplaner aufrufen.
3. Öffnen Sie ggf. die Details der Zuweisungen und Sammelzuweisungen der Ressourcen, die Sie analysieren möchten, indem Sie auf das kleine Dreieckssymbol vor dem Ressourcennamen klicken.

Der Teamplaner bietet eine gute Übersicht über die Auslastungssituation. Überlaste Ressourcen werden rot dargestellt und die betroffenen Vorgänge durch eckige rote Klammern eingefasst. In dieser Ansicht können sie jedoch nicht erkennen, um wie viele Stunden die entsprechenden Ressourcen überlastet sind. Um dies darzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in die Ansicht Enterprise-Ressource: Einsatz indem Sie auf die Registerkarte Ansicht auf das Symbol Ressource: Einsatz klicken.
2. Markieren Sie alle Ressourcen, indem Sie auf den linken oberen Eckpunkt der Tabelle klicken.
3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Daten im Dropdown-Listenfeld Gliederung auf das nebenstehend gezeigte Symbol Teilvorgänge ausblenden, um nur die Ressourcennamen und die Sammelressourcenzuweisungen zusehen.

Jetzt sehen Sie die überlasteten Ressourcen rot dargestellt. Um die Ursache für die Ressourcenüberlastung zu finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der Maus in den rechten Teil des Bildschirms, und zwar genau in die Zeile, in der auf der linken Seite des Bildschirms der Ressourcenname steht.
2. Blättern Sie beispielsweise mit der Pfeiltaste nach rechts so lange, bis Sie einen Zeitpunkt gefunden haben, an dem der Arbeitswert ebenfalls rot dargestellt ist.
3. Klicken Sie nun auf das Ausklappsymbol vor dem Ressourcennamen, um die zugehörigen Zuordnungen aufzuklappen und die Ursache für die Ressourcenüberlastung zu finden.

Die Ursache für die Ressourcenüberlastung sind nun die Vorgänge, die an diesem Tag ebenfalls Arbeitswerte haben. Informieren Sie die betroffenen Projektleiter über die identifizierten Überlastungen, damit Sie gemeinsam eine Lösung herbeiführen können.

Für nicht geöffnete Projekte werden nur Sammelressourcenzuweisungen in den Einsatzansichten angezeigt. Damit Sie die Ursache für die Ressourcenüberlastung auf Vorgangsebene ablesen können, öffnen Sie das betroffene Projekt.
Sie können die Projektleiter in der Lösungsfindung unterstützen, indem Sie ihnen gleich qualifizierte verfügbare Ressourcen vorschlagen oder – falls das nicht möglich ist – Alternativtermine nennen. Ist keine geeignete Ressource verfügbar, bleibt nur noch die Terminverschiebung (siehe im nachfolgenden Abschnitt »Ressourcen umdisponieren«).
Kommt das nicht infrage, können Sie durch kurzfristige Maßnahmen wie Urlaubssperre und Beschaffung externer Ressourcen dem Engpass entgegnen. Als mittel- und langfristige Maßnahmen kommen z.B. die Einstellung neuer Ressourcen oder die Weiter- bzw. Umqualifizierung vorhandener Ressourcen in Frage.

Mit jeder Zuordnung wird auch die benötigte Qualifikation gespeichert. Diese kann bei der Auswahl helfen.

Ressourcenüberlastung in der Project Web App erkennen

Um Ressourcenüberlastungen im Enterprise-Ressourcenpool über die Project Web App zu erkennen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in das Ressourcencenter der Project Web App (Schnellstartleiste Ressourcen).
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor den Ressourcen, deren Auslastung Sie ermitteln möchten.
3. Rufen Sie in der Gruppe Navigieren den Befehl Kapazitätsplanung auf.
4. Wählen Sie in der Gruppe Ansichten im Dropdown-Listenfeld Ansicht den Eintrag Ressourcenverwendung nach Projekt aus, um die Ressourcenverfügbarkeit nach Projekt anzuzeigen.

Alle Balken, die die orangefarbene Kapazitätslinie überschreiten, stellen eine Ressourcenüberlastung dar. Wenn Sie die Ressourcen auf Wochenbasis planen, können Sie das Intervall auf eine Woche festlegen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Gruppe Zeitraum auf die Schaltfläche Zeitraum festlegen und legen Sie im sich öffnenden Dialogfenster den Wert Von auf den Montag einer Woche und im Feld Bis das Ende auf einen Sonntag einer Woche fest.
2. Wählen Sie in der Gruppe Filter im Dropdownmenü Zeitskala den Wert Wochen aus.