• Projektcontrolling mit Microsoft Power BI

    21. Feb 2020

    Power BI ist Microsofts Self-Service BI Lösung und eignet sich gut für das Projektcontrolling. Das Berichtswerkzeug bietet Ihnen viele Möglichkeiten zur Auswertung und Visualisierung der Projektdaten. Wenn Sie Project Online verwenden, bietet Ihnen Microsoft Standardberichte an, auf die Sie als Einstieg zurückgreifen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Project Web App für Microsoft Power BI installieren und verwenden.

    Öffnen Sie dazu die Power BI Web-Oberfläche unter https://app.powerbi.com

    Microsoft Project-App installieren und verwenden

    Apps werden in Microsoft Power BI dazu verwendet, um zu bestimmten Diensten Verbindungen herzustellen. Es werden aus den Daten eine Reihe von Power BI Berichten erstellt. Sie können auch eigene Apps in Ihrem Unternehmen bereitstellen.

    Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie die App für Microsoft Project zu Power BI hinzufügen und verwenden.

    Klicken Sie zuerst unten links auf die Schaltfläche Daten abrufen. Dann klicken Sie im Bereich Inhalt ermitteln im Feld Dienste auf die Schaltfläche Abrufen.

    Daten abrufen

    Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Apps für Power BI. Suchen Sie nach Project web. Klicken Sie bei der App Microsoft Project Web App auf Jetzt holen.

    AppSource

    Geben Sie im nächsten Dialogfeld Ihre PWA-Url ein. In unserem Fall https://holert.sharepoint.com/sites/demo. Darunter geben Sie ein, welche Sprache diese PWA hat. In unserem Fall 3 für Deutsch. Melden Sie sich mit Ihrer Authentifizierungsmethode an und betätigen Sie die Schaltfläche Anmelden.

    Die App wird nun hinzugefügt. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Hamburger-Menü-Symbol und wählen Sie unter Berichte den Eintrag Microsoft Project Web App aus. Nun öffnen sich die Berichte, die von der App bereitgestellt werden.

    Portfolioberichte

    Die Startseite bildet das Portfolio Dashboard. Links sehen Sie auf sieben Kacheln projektübergreifende Informationen. Die Anzahl der Projekte in Project Online, die gesamten Projektkosten und Projektkostenvarianz, die gesamte verplante Arbeit und Varianz der Arbeit zu den Basisplänen sowie die Anzahl der Risiken und Probleme. Im Balkendiagramm Projects by Governance Phase sehen Sie eine Übersicht, wie viele Projekte sich in den einzelnen Workflow-Phase befinden. Das Diagramm Projects by Type gibt einen Überblick über die Anzahl Projekte der verschiedenen Projekttypen.

    In der grünen Leiste finden Sie bei jedem Report Filtermöglichkeiten nach Abteilung (Department), Projekttyp (Project Type), Projektbesitzer (Project Owner) und Workflow-Phase (Governance Phase).

    Portfolio Dashboard

    Klicken Sie oben links auf Seiten und sehen Sie sich die einzelnen Berichte, die die App beinhaltet genauer an. Der nächste Bericht von oben ist die Portfolio Timeline. Sie bildet die Projekte auf einer verstellbaren Zeitachse übereinander ab.

    Portfolio Timeline

    Als nächstes betrachten wir den Bericht Portfolio Costs. Er stellt eine Übersicht über die Kosten aller Projekte dar und wie diese von den Kosten der ursprünglich gespeicherten Basispläne abweichen. Die Projektliste unten auf der Seite ist gegliedert nach solchen Projekten, für die noch kein Basisplan gespeichert wurde und solche, die den Basisplan zu mehr als 20% übersteigen. Oben mittig sehen Sie die Projekte nach Kosten absteigend sortiert und rechts daneben sehen Sie auf einem Tacho, wie viele Ist-Kosten bereits angefallen sind und wie hohe Kosten Sie nach aktuellem Forecast erwarten. Der schwarze Strich symbolisiert dabei die, in den Basisplänen angenommenen, Kosten.

    Portfolio Costs

    Der nächste Bericht heißt Portfolio Milestones. Er listet abgeschlossene und anstehende Meilensteine der letzten und nächsten 30 Tage auf. Rechts neben den Tabellen sind die Daten der abgeschlossenen und insgesamt geplanten Meilensteine jeweils noch mit einem Donut-Diagramm visualisiert.

    Portfolio Milestones

    Die zu Ihren Projekten erfassten Risiken behalten Sie mit dem Bericht Portfolio Risks im Blick. Dieser beinhaltet eine Tabelle, die alle Risiken mit ihren Kenndaten auflistet und in der oberen Hälfte drei Diagramme. Links oben ein Donut, der visualisiert wie viele Risiken es pro Kategorie gibt. Mittig ein Balkendiagramm, das die erfassten Kosten und Auswirkungen (=Kosten mal Wahrscheinlichkeit) gegenüberstellt. Rechts noch ein Tortendiagramm, das zeigt in wessen Projekten sich Risiken befinden.

    Portfolio Risks

    Sehr ähnlich zum Risikobericht ist der letzte Porfolio Bericht Portfolio Issues, der die erfassten Probleme wiedergibt, aufgebaut. Unten eine Tabelle aller Probleme mit den dazu erfassten Metadaten; oben drei Diagramme, die die Verteilung nach Kategorie, Status und Projektbesitzer visualisieren.

    Portfolio Issues

    Ressourcenberichte

    Kommen wir nun zu den Ressourcen Berichten, die in der App enthalten sind. Der erste, Resource Availibility, beinhaltet verschiedene Visulisierungen zu Ressourcenauslastung und -kapazität. Oben sind ein klassisches Ressourcen Histogramm und ein Balkendiagramm zu den verbleibenden Verfügbarkeiten, jeweils gruppiert nach Ressourcen Gruppe, zu sehen. Die untere Bildhälfte füllt eine Ressourcen Heatmap, die auf Engpässe einzelner Ressourcen in den Monaten des aktuellen Jahres und eventuell verfügbare Kapazitäten aufmerksam macht.

    Resource Availibility

    Der zweite Ressourcen Bericht namens Resource Overview ist eine generelle Übersicht über die in Project vorhandenen Ressourcen. Er enthält eine Liste der Ressourcen und Diagramme um zu visualisieren, wie viele den Gruppen, Abteilungen und RSP-Werten zugeteilt wurden.

    Resource Overview

    Die App beinhaltet außerdem einen Bericht zu den vorhandenen Ressourcenzuweisungen. Resource Assignments visualisiert einerseits je Ressource, zu welchen Vorgängen diese zugewiesen ist, mit Filtermöglichkeit auf einzelne oder mehrere Ressourcen. Andererseits beinhaltet er zwei Donut-Diagramme, die eine Drilldown Möglichkeit anbieten. Auf oberer Ebene visualisieren Sie die Arbeit pro Ressourcengruppe und Projekttyp. Sie können dann per Drilldown heruntergebrochen werden auf die Ressourcen einer Gruppe und die Projekte eines Typs.

    Statt eines Drilldowns auf einen Wert kann auch das gesamte Diagramm eine Ebene granularer gestellt werden und zeigt dann Arbeit je Ressource und Projekt über alle Ressourcen und Projekte an. Im Screenshot zeigt das linke Diagramm die Arbeit heruntergebrochen auf alle Ressourcen; beim rechten wurde ein Drilldown auf Tiefbauprojekte ausgeführt.

    Ganz rechts oben befindet sich außerdem ein Balkendiagramm, das Ist- und Restarbeit nach Projekttypen gruppiert wiedergibt. Resource Assignments

    Auch ein Bericht, der Details zu einzelnen Ressourcen anzeigt, ist verfügbar. Im Bericht Resource Details wählen Sie eine Ressource aus und erhalten eine detaillierte Übersicht über alle relevanten Informationen, wie Auslastung und Kapazität über die Zeit, Kosten, Projekte in denen die Ressource eingesetzt wird sowie geplante, Ist- und Restarbeit.

    Resource Details

    Der letzte Ressourcen Bericht befasst sicht mit dem bekannten und erwarteten Ressourcenbedarf. Die grüne Linie zeigt den bekannten Ressourcenbedarf, die graue Fläche dagegen einen mathematisch errechneten erwarteten Ressourcenbedarf.

    Resource Demand Forecast

    Projektberichte

    Zuletzt stellt Microsofts App noch zwei Berichte zur Verfügung, die sich auf den Stand einzelner Projekte beziehen. Es bietet sich an, sie z.B. als Grundlage für Meetings zum Projektsachstand zu verwenden.

    Der erste der beiden Berichte heißt Project Status und gibt eine Übersicht über die Kennzahlen, Arbeit und Meilensteine eines Projekts. Auch der Projektfortschritt und erfasste Risiken und Probleme werden gezeigt. Welches Projekt gezeigt wird, wählen Sie oben rechts über das Dropdown Menü Project aus.

    Project Status

    Der letzte in der App enthaltene Bericht ist der Project Risks & Issues. Auch hier wählen Sie bitte wieder oben rechts das Projekt aus, zu dem Sie die Daten betrachten möchten. Dieser Bericht bietet wieder Drilldown Möglichkeiten an. Wie diese funktionieren, haben wir bereits weiter oben im Abschnitt Ressourcenberichte beschrieben.

    Sie erhalten hier eine Auflistung aller Probleme und Risiken in einem Projekt und Visualisierungen der Probleme nach Besitzer, Prioriät, Kategorie und Status. Zu den Risiken gibt es eine Risikomatrix und Visualisierungen nach Kategorie, Besitzer und Status.

    Project Risks & Issues

    Fazit

    Microsoft hat mit der Power BI App Project Web App eine umfangreiche Sammlung an Power BI Berichten für Project Online Nutzer vorgelegt. Sie beinhaltet sowohl Berichte zum Portfolio, den Ressourcen, als auch zu einzelnen Projekten. Aus unserer Sicht ist sie damit ein schöner und schneller Einstieg in das Projektcontrolling mit Power BI.

    Möchten Sie mehr zum Thema Berichte und Projektcontrolling erfahren? Renke Holerts Buch Microsoft Project 2019 beinhaltet ausführliche Informationen, sowohl zum Reporting und Controlling mit Microsoft Power BI, aber auch mit anderen Technologien und Tools wie Excel oder SQL Server Reporting Services.

  • Microsoft Project – mit Kalendern effektiv planen

    17. Feb 2020

    Fachartikel von Renke Holert im Projektmagazin (Ausgabe 23/2019) zum Kalendermanagement mit Microsoft Project 

    Kalender 3

    Jeder Plan ist nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten. Wer realistische Terminziele in MS Project ermitteln will, muss daher bei der Planung auch Abwesenheitszeiten, Teilzeit-Ressourcen, prozentuale Zuteilung und geänderte Arbeitszeiten berücksichtigen. Auf diese Weise werden wesentliche Einflussfaktoren besser abgebildet, sodass z.B. unrealistische Terminziele frühzeitig erkannt werden.

    Im Artikel erfahren Sie, welche Kalenderarten dafür in Microsoft Project verwendet werden können, wie typische Anwendungsfälle in der Praxis aussehen, wann man besser nicht mit Kalendern planen sollte und welche Fragen häufig zum Einsatz von Kalendern gestellt werden. Zudem enthält der Artikel am Ende ein Glossar mit den wichtigsten Kalender-Begriffen. 

    #Kalendermanagement #Kalenderarten #Terminplanung #Ressourcenmanagement 

  • Microsoft Project 2016 - Praxisnahes Handbuch für die Projektarbeit mit Microsoft Project

    31. Okt 2019

    Profibuch2016 Unser Handbuch mit allem Wissenswerten rund um Microsoft Project ist jetzt als Hardcover oder Ebook  bei Amazon verfügbar.

    Eine unternehmensweit einsetzbare Projektmanagement-Lösung stellt hohe Anforderungen an Projektleiter, Projektmitarbeiter, Ressourcenmanager und Führungskräfte. Dieses Buch zeigt allen Projektbeteiligten, wie sie durch Microsoft Project und Project Server 2016 bei der Arbeit effizient unterstützt werden und geht dabei auch auf die Besonderheiten von Project Online ein. Dabei konzentriert sich das Buch auf die Kern-Prozesse und ordnet die zielgruppenbezogenen Aufgaben in den methodischen und technischen Gesamtkontext ein. Übergänge zu anderen Funktions-Bereichen wie dem Controlling, aber auch Schnittstellen zu anderen technischen Systemen, wie Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Server, werden aufgezeigt.

    Highlights der sechsten Auflage (hervorgegangen aus Microsoft Project - Das Profibuch):

    • Alle Neuerungen in Project und Project Server 2016, u.a. Verbesserungen beim Ressourcenmanagement, werden praxisnah erläutert
    • Alle Prozesse werden auf Basis des PMBOK Guide 6th Edition, der neuesten Ausgabe des größten Projektmanagementstandards, beschrieben

      Tipp: Das Buch eignet sich auch für die Vorbereitung auf die Prüfungen 74-343 Managing Projects with Microsoft Project und 74-348 Managing Projects and Portfolios with Microsoft PPM.
  • Das neue Microsoft Project "Project for the Web"

    29. Okt 2019

    Das neue Microsoft Project ist da (Project for the web). Es ist eine unter dem bekannten Produktnamen völlig neue entwickelte Projektmanagementsoftware, die einen sehr einfachen, allerdings aber im Vergleich zum bisherigen Microsoft Project sehr viel geringeren Funktionsumfang aufweist. Fokus ist eine einfache Vorgangsverwaltung. Vorgänge können als Liste mit wenigen Eigenschaften, als Board oder als Balkendiagramm dargestellt werden.

    Vorgänge können simultan von mehreren Personen bearbeitet werden ("Coauthoring").  

    Project for the web ist der große Bruder von Microsoft Planner und der kleine von Microsoft Project Online. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Gemeinsamkeiten und die Unterschiede von Project for the Web und Microsoft Project Online:

    Funktion

    Microsoft Project for web 

    Microsoft Project Online

    Vorgänge x x
    Benutzerdefinierte Felder   x
    Benutzerdefinierte Nachschlagetabellen   x
    Prozentuale Zuordnung zu Vorgängen   x
    Benutzerdefinierte Kalender   x
    Filter   x
    Benutzerdefinierte Zeitskala   x
    Benutzerdefinierte Balkenarten   x
    Darstellung von Ressoucenkonflikten
      x
    Tabellen Ansicht  x x
    Tabellen Ansicht mit benutzerdefinierten Feldern   x
    Gantt Ansicht  x x
    Gantt Ansicht mit benutzerdefinierter Tabelle   x
    Board Ansicht  x x
    Benutzerdefinierte Ansichten   x
    Differenzierte Berechtigungen
      x
    Einsatz ohne Internetverbindung   x

    Mehr Informationen zum neuen Microsoft Project können Sie auf der Homepage von Microsoft finden:

  • Microsoft Project – diese Grundeinstellungen erleichtern die Bedienung

    17. Okt 2019

    Fachartikel von Renke Holert im Projektmagazin (Ausgabe 14/2019) zu den effektivsten Grundeinstellungen in Microsoft Project

    Work

    Microsoft Project wird von vielen Anwendern als komplex wahrgenommen. Legt man jedoch die Grundeinstellungen in Project richtig fest, lässt sich die Bedienung deutlich vereinfachen. Renke Holert erklärt in der neuen Ausgabe des Projektmagazins welche Optionen Sie ändern sollten, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden und mit welchem Vorgehen Sie den Projektplan auch bei umfangreichen Projekten im Griff behalten - für ein effektives Projektmanagement mit Microsoft Project!


Microsoft Project
Das Buch

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Unser Buch zu Microsoft Project, Project Server 2019 und Project Online.

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