• Diskussion zu Vorgängen aus Microsoft Project in Microsoft Teams

    16. Jan 2021

    Häufig plant der Projektleiter die Vorgänge in Microsoft Project. Jedoch ist er oft der einzige, der eine Lizenz hat. Dadurch kann er ohne weitere Kosten seinem Projektteam den Projektplan nur per PDF bereitstellen. Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, können Sie jetzt mit der Project2Teams Funktion unseres Allocatus Project Add-Ins auch alle Vorgänge aus Microsoft Project mit ihrem Team teilen. Besonderer Clou: Das Add-In überträgt auch Daten für Berichte in Power BI und erlaubt die Diskussion zu einzelnen Vorgängen, da die übertragene Taskliste auf Microsoft Lists basiert.

    Microsoft Project Aufgaben/Vorgänge in Microsoft Teams als Task anzeigen

     Vorgangsliste aus Microsoft Project in Microsoft Teams.

    Unterhaltung/Diskussion zu Microsoft Project Aufgabe/Tasks/Vorgang in Microsoft Teams/Microsoft Lists

    Diskussion zu einem MS Project Vorgang im Fenster Unterhaltung in Microsoft Teams.

    Microsoft Teams Unterhaltung/Diskussion mit Beitrag zu Microsoft Project Aufgabe/Arbeitspaket/Vorgang/Task

    Diskussion zum Vorgang aus MS Project auf dem Register Beiträge in Microsoft Teams im Chatverlauf.

    Jetzt eine kostenlose Testversion vom Allocatus Project Add-In anfragen.

     

  • Ressourcenüberlastung in Project und PWA erkennen

    17. Nov 2020

    Ressourcenüberlastungen können neben einer zeitgleichen Erstverplanung einer Ressource in zwei oder mehr Projekten auch daraus resultieren, dass sich Termine in Projekten verschoben haben oder Ressourcen krank geworden sind. Die eigentlichen Überlastungen können sowohl in Project als auch in der Project Web App dargestellt werden. Mehr zum Thema Ressourcenplanung und Ressourcenenüberlastungen erkennen finden Sie in unserem Buch.

    Ressourcenüberlastung in Project erkennen

    Um eine Ressourcenüberlastung in Project in den Ansichten Teamplaner und Ressource: Einsatz zu erkennen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Öffnen Sie ein Projekt, das alle Ressourcen enthält, also z.B. ein Abwesenheitssonderprojekt.
    2. Wechseln Sie in die Ansicht Teamplaner, indem Sie auf die Registerkarte Ressource in der Befehlsgruppe Ansicht den Befehl Teamplaner aufrufen.
    3. Öffnen Sie ggf. die Details der Zuweisungen und Sammelzuweisungen der Ressourcen, die Sie analysieren möchten, indem Sie auf das kleine Dreieckssymbol vor dem Ressourcennamen klicken.

    Der Teamplaner bietet eine gute Übersicht über die Auslastungssituation. Überlaste Ressourcen werden rot dargestellt und die betroffenen Vorgänge durch eckige rote Klammern eingefasst. In dieser Ansicht können sie jedoch nicht erkennen, um wie viele Stunden die entsprechenden Ressourcen überlastet sind. Um dies darzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Wechseln Sie in die Ansicht Enterprise-Ressource: Einsatz indem Sie auf die Registerkarte Ansicht auf das Symbol Ressource: Einsatz klicken.
    2. Markieren Sie alle Ressourcen, indem Sie auf den linken oberen Eckpunkt der Tabelle klicken.
    3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Daten im Dropdown-Listenfeld Gliederung auf das nebenstehend gezeigte Symbol Teilvorgänge ausblenden, um nur die Ressourcennamen und die Sammelressourcenzuweisungen zusehen.

    Jetzt sehen Sie die überlasteten Ressourcen rot dargestellt. Um die Ursache für die Ressourcenüberlastung zu finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie mit der Maus in den rechten Teil des Bildschirms, und zwar genau in die Zeile, in der auf der linken Seite des Bildschirms der Ressourcenname steht.
    2. Blättern Sie beispielsweise mit der Pfeiltaste nach rechts so lange, bis Sie einen Zeitpunkt gefunden haben, an dem der Arbeitswert ebenfalls rot dargestellt ist.
    3. Klicken Sie nun auf das Ausklappsymbol vor dem Ressourcennamen, um die zugehörigen Zuordnungen aufzuklappen und die Ursache für die Ressourcenüberlastung zu finden.

    Die Ursache für die Ressourcenüberlastung sind nun die Vorgänge, die an diesem Tag ebenfalls Arbeitswerte haben. Informieren Sie die betroffenen Projektleiter über die identifizierten Überlastungen, damit Sie gemeinsam eine Lösung herbeiführen können.

    Für nicht geöffnete Projekte werden nur Sammelressourcenzuweisungen in den Einsatzansichten angezeigt. Damit Sie die Ursache für die Ressourcenüberlastung auf Vorgangsebene ablesen können, öffnen Sie das betroffene Projekt.
    Sie können die Projektleiter in der Lösungsfindung unterstützen, indem Sie ihnen gleich qualifizierte verfügbare Ressourcen vorschlagen oder – falls das nicht möglich ist – Alternativtermine nennen. Ist keine geeignete Ressource verfügbar, bleibt nur noch die Terminverschiebung (siehe im nachfolgenden Abschnitt »Ressourcen umdisponieren«).
    Kommt das nicht infrage, können Sie durch kurzfristige Maßnahmen wie Urlaubssperre und Beschaffung externer Ressourcen dem Engpass entgegnen. Als mittel- und langfristige Maßnahmen kommen z.B. die Einstellung neuer Ressourcen oder die Weiter- bzw. Umqualifizierung vorhandener Ressourcen in Frage.

    Mit jeder Zuordnung wird auch die benötigte Qualifikation gespeichert. Diese kann bei der Auswahl helfen.

    Ressourcenüberlastung in der Project Web App erkennen

    Um Ressourcenüberlastungen im Enterprise-Ressourcenpool über die Project Web App zu erkennen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Wechseln Sie in das Ressourcencenter der Project Web App (Schnellstartleiste Ressourcen).
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor den Ressourcen, deren Auslastung Sie ermitteln möchten.
    3. Rufen Sie in der Gruppe Navigieren den Befehl Kapazitätsplanung auf.
    4. Wählen Sie in der Gruppe Ansichten im Dropdown-Listenfeld Ansicht den Eintrag Ressourcenverwendung nach Projekt aus, um die Ressourcenverfügbarkeit nach Projekt anzuzeigen.

    Alle Balken, die die orangefarbene Kapazitätslinie überschreiten, stellen eine Ressourcenüberlastung dar. Wenn Sie die Ressourcen auf Wochenbasis planen, können Sie das Intervall auf eine Woche festlegen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie in der Gruppe Zeitraum auf die Schaltfläche Zeitraum festlegen und legen Sie im sich öffnenden Dialogfenster den Wert Von auf den Montag einer Woche und im Feld Bis das Ende auf einen Sonntag einer Woche fest.
    2. Wählen Sie in der Gruppe Filter im Dropdownmenü Zeitskala den Wert Wochen aus.
  • Projektplanung mit Microsoft Project und Outlook bei DBConcepts

    12. Nov 2020

    Microsoft Project und Outlook integrierte Projektplanung, Ressourcenplanung mit Allocatus

    Der Oracle Datenbankspezialist DBConcepts nutzt unsere Project und Outlook Integration Allocatus für die Planung der Projektarbeit und Abwesenheitszeiten und zieht das Fazit:

    • Die Einbindung von Allocatus hat die Terminorganisation enorm verbessert und erleichtert.
    • Allocatus erspart uns Zeit bei der manuellen Pflege von Projektterminen.
    • Mitarbeiterinnen sehen sogar Ihre Termine am Mobiltelefon (Voraussetzung Outlook Client ist eingerichtet).

    Lesen Sie mehr auf dem Blog von DBConcepts hier: https://www.dbconcepts.at/unterstuetzung-der-projektplanung-mit-allocatus/

    Mehr Informationen zu Allocatus finden Sie hier https://www.allocatus.com

     

  • Microsoft Project 2019 - Praxisnahes Handbuch für die Projektarbeit mit Microsoft Project

    24. Sep 2020

    Profibuch 2019 CoverUnser Handbuch mit allem Wissenswerten rund um Microsoft Project ist jetzt als Hardcover und Ebook  bei Amazon verfügbar.

    Dieses Buch zeigt allen Projektbeteiligten, wie sie durch Microsoft Project und Project Server bzw. Project Online bei der Arbeit effizient unterstützt werden. Für jede Zielgruppe werden die Aufgaben aus etablierten Standards wie dem PMBOK Guide des Project Management Institute (PMI) abgeleitet.

    Schrittweise wird an einem Beispiel eines Bauunternehmens dargestellt, wie Projektleiter, Projektmitarbeiter, Ressourcenmanager und Führungskräfte u.a. mit Microsoft Project, Project Web App und SharePoint effektiv und einfach Projekte umsetzen. Das Buch konzentriert sich dabei auf die Kern-Prozesse und führt die Anwender sicher durch die Software. Berücksichtig werden zudem Übergänge zu anderen Funktions-Bereichen wie dem Controlling, aber auch Schnittstellen zu anderen technischen Systemen wie z.B. Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Power BI und Microsoft Teams.

    Neu in der siebten Auflage (hervorgegangen aus dem Profibuch):

    • Neues in Microsoft Project 2019, u.a. verbesserte Zeitachse
    • Neues in Project Server sowie Project Online und Microsoft 365, u.a. im Berichtswesen mit Power BI
    • Moderne Oberfläche für die integrierten SharePoint Projekträume der Project Web App
    • Mobile Nutzung der Projekträume mit der SharePoint Mobile app für iOS und Android
    • Integration mit Microsoft Teams und Microsoft Outlook
  • Update: Office 365 heißt jetzt Microsoft 365

    12. Mai 2020

    Am 21. April 2020 wurde Office 365 in Microsoft 365 umbenannt. Daraus ergeben sich folgende neue Editionsbezeichnungen für Businesskunden: Microsoft365_logo_horiz_c-gray_rgb

    • Office 365 Business Essentials wird zu Microsoft 365 Business Basic.  
    • Office 365 Business Premium wird zu Microsoft 365 Business Standard.
    • Office 365 Business wird zu Microsoft 365 Business Premium.
    • Office 365 Business and Office 365 ProPlus werden zu Microsoft 365 Apps (um zwischen beiden unterscheiden zu können, wird bei Bedarf der Zusatz "for business" oder "for enterprise" hinzugefügt)

    Folglich wurde auch das Office 365 for Business Affiliate Program in Microsoft 365 for Business Affiliate Program umbenannt. 

    Im Privatkundenbereich gibt es folgende Änderungen:

    • Office 365 Personal wird zu Microsoft 365 Single (für eine Person)
    • Office 365 Home wird zu Microsoft 365 Family (für bis zu sechs Personen)

    Die Änderungen betreffen vorerst nur die Namen. Funktionen, Preise und Vertragslaufzeiten bleiben gleich. Die Namensänderung wird automatisch umgesetzt und soll Kunden dabei unterstützen, leichter die für sie passende Edition zu finden sowie die Vorteile der jeweiligen Produkte unterstreichen. In Zukunft sollen zudem neue Services, Apps und Innovationen folgen. Ein Beispiel für Innovation ist die Kommunikationsplattform Microsoft Teams, die Microsoft kontinuierlich weiterentwickelt. 


Microsoft Project
Das Buch

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Unser Buch zu Microsoft Project, Teams, Power BI und Project Online.

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