Von Backlog-Chaos zu Workflow-Klarheit: Wie wir Jira mit Power Automate Process Mining transformiert haben

Wenn Jira-Boards voll sind, aber der Fortschritt stockt

Jira ist für viele Teams das zentrale Tool, wenn es um die Steuerung von Software- und IT-Projekten geht. Doch mit der Zeit treten immer wieder dieselben Muster auf: Der Backlog wächst, Tickets bleiben liegen – und niemand kann so richtig erklären, warum. Die Boards sind voll, aber der tatsächliche Fortschritt? Kaum sichtbar. Meetings basieren auf Annahmen. Und Transparenz? Fehlanzeige.

Wir kennen diese Situation nur zu gut – und wollten wissen: Liegt dies wirklich an Teamleistung? Oder vielleicht doch an verborgenen Prozesslücken?

Die Antwort lag näher, als gedacht – und ließ sich mit nur wenigen Klicks über Power Automate Process Mining an Jira Daten sichtbar machen.

Wenn die To-Do-Liste nur die halbe Wahrheit erzählt

Zweifellos: Jira ist leistungsstark. Doch mit steigender Anzahl an Tickets und Interaktionen wächst auch die Anzahl an toten Winkeln:

• Issues verbleiben lange im Backlog ohne klaren nächsten Schritt.

• Statuswechsel erfolgen unstrukturiert oder werden übersehen.

• Manuelle Nachverfolgung wird zur fehleranfälligen Zeitfalle.

Das Ergebnis: Alle sind beschäftigt, aber niemand erkennt auf Anhieb, wo es wirklich hakt. Warum werden Stufen übersprungen? Warum schließen Tickets ohne sichtbaren Fortschritt? Und was passiert eigentlich zwischen „In Progress“ und „Done“?

Vom Bauchgefühl zu klaren Prozess-Insights – unser Demo-Setup

Wir wollten nicht länger spekulieren – sondern verstehen, wie unsere Prozesse tatsächlich ablaufen.

Dazu haben wir ein Test-Setup gebaut – mit Power Automate Process Mining und simulierten Jira-Daten:

• Automatisierter Datenexport aus Jira: Statuswechsel, Zeitstempel, Zuständigkeiten

• Speicherung der Daten in Microsoft Dataverse

• Visualisierung im Process Mining Tool – um die tatsächlichen Abläufe sichtbar zu machen

Und selbst mit Testdaten waren die ersten Ergebnisse verblüffend.

Was uns die Prozessvisualisierung gezeigt hat

Schon auf den ersten Blick wurde klar, wie viele Schwachstellen sich im Alltag verstecken:

• 102 von 112 Demo-Issues blieben im Backlog stecken.

• Nur ein einziges Ticket erreichte den Status „Done“.

• Mehrere Tickets übersprangen aktive Bearbeitungsphasen komplett – von „Backlog“ direkt zu „Closed“.

• Schleifen und Wartezeiten waren deutlich sichtbar – Prozesse, die ziellos hin und her pendelten.

Diese Klarheit offenbarte, wie wirkungsvoll Process Mining dabei sein kann, Engpässe aufzuspüren – selbst in einer simulierten Umgebung.

Einfache Analyse, große Wirkung

Obwohl dies lediglich in einer Testumgebung durchgeführt wurde, wurde eines deutlich: Mit echten Prozess-Einblicken wird Verbesserung strukturiert, messbar und skalierbar.

Der nächste Schritt ist nun die Einführung in unsere eigene Produktionsumgebung – mit dem Ziel, unsere Prozesse zu beschleunigen.

Warum das auch für andere Teams relevant ist

Viele Unternehmen, die Jira (oder vergleichbare Tools) einsetzen, kennen das: mangelnde Transparenz, inkonsistente Abläufe und unklare Engpässe.

Process Mining zeigt nicht nur, was nicht funktioniert – sondern wo man konkret ansetzen kann. Mit der Microsoft Power Platform lassen sich diese Erkenntnisse direkt in automatisierte Maßnahmen übersetzen – ohne bestehende Systeme über Bord zu werfen.

Und das geht weit über Jira hinaus: Übergaben automatisieren, Verzögerungen mit KI vorhersagen, das gesamte Projektportfolio mit Power BI visualisieren – alles auf Basis echter, systemgestützter Daten.

Neugierig, was sich in euren Prozessen versteckt?

Wenn sich euer Backlog wie ein schwarzes Loch anfühlt oder sich eure Lieferzyklen ohne klaren Grund verlängern – dann ist es Zeit, von Annahmen auf Fakten umzusteigen.

Nicht mit noch mehr Meetings. Sondern mit echten, verwertbaren Insights.

Wir teilen gerne, was wir aus unserem Proof-of-Concept gelernt haben – und was wir bald aus unserer Live-Umgebung lernen werden. Vielleicht hilft es auch euch, eure Projektprozesse transparenter und effizienter zu gestalten.