Microsoft Project for the web - ganz leicht und einfach. Das neue MS Project.

Microsoft Project for the web (Project Plan 1) ist die einfachste Variante der bewährten Projektmanagementlösung von Microsoft. In der komplett neu entwickelten Weboberfläche legen Sie Vorgänge an, terminieren diese und weisen Sie Kollegen zur Bearbeitung zu. Das frische Design umfasst drei neu gestaltete Ansichten: Raster, Board und Zeitachse.

Drei einfache Ansichten für den "unofficial Project Manager"

Die Standardansicht is Raster, eine einfache Vorgangsliste. Hier tragen Sie Vorgänge in eine Liste ein und fügen Spalten je nach Bedarf hinzu, um weitere Informationen zu den Vorgängen (wie Anfangs und Endtermin) erfassen.

Die Ansicht Board ist eine einfache Vorgangstafel, die auch als Kanban-Board verwendet werden kann. Die Vorgänge werden als Karten auf dargestellt, die Sie per Drag-and-Drop durch die einzelnen Buckets bewegen. Wenn Sie nicht die Buckets verwenden wollen, gruppieren Sie das Board nach Status oder Endtermin der Vorgänge.

Die Ansicht Zeitachse ist eine Balkendiagramm, also das vertraute Gantt-Diagramm in neuem Design. Sie sehen, wie die Vorgänge auf der Zeitachse verteilt sind und modellieren Abhängigkeiten indem Sie sie verknüpfen.

Lesezugriff und Rückmeldung ohne zusätzliche Lizenzkosten

Besonders interessant ist die Lizenzierung. Sie benötigen nur einen Benutzer der Vorgänge/Aufgaben erstellt eine Project Plan 1 Lizenz. Alle anderen Personen im und außerhalb des Unternehmens brauchen zum Anzeigen und Fertigmelden aller Vorgänge/Aufgaben keine Lizenz. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie ein Microsoft 365 Konto besitzen.

MS Project for the web Tabellenansicht

Web-Projektmanagement-MS-Project-for-web-Excel
Die Raster-Ansicht ist eine Tabellendarstellung alles Vorgänge ähnlich zu Microsoft Excel. Sie können sogar Aufgabenlisten aus Microsoft Excel mithilfe von der MS Project Desktop App in Microsoft Project for the web importieren.

MS Project for the web Kanban Board

Web-Projektmanagement-MS-Project-for-web-Kanban

Die Vorgangstafel (Task Board/To Do Liste) kann die Vorgänge wie ein Kanban Board nach unterschiedlichen Kriterien gruppieren, u.a. nach dem Bearbeitungsstand, dem zugewiesene Bearbeiter und frei gewählten Kriterien (Buckets). Dieses eignet sich auch um z.B. neue Anforderungen zu sammeln (Backlog), einzelne Aufgaben für die Bearbeitung auszusuchen und den Anteil der gleichzeitig in Bearbeitung befindlichen Arbeiten (WIP) zu visualisieren und zu minimieren.

MS Project für das web Balkendiagramm/Gantt-Diagramm

Web-Projektmanagement-MS-Project-for-web-Gantt

In der Ansicht Zeitachse (Timeline) erstellen auf einfache Art und Weise die Zeitplanung für Ihr Projekt. Die Ansicht tellt die Vorgänge in einem Balkendiagramm dar, das auch als Gantt Chart bezeichnet wird und für das quasi Microsoft Project das Synonym ist. Im Gegensatz zur Microsoft Project Desktop App können hieran aber alle Projektbeteiligten parallel arbeiten. Besonderer Vorteil hier, Sie können die Dauer für jeden Vorgang festlegen und die Vorgänge untereinander verknüpfen. Project errechnet Ihnen dann automatisch die Gesamtlaufzeit für Ihr Projekt aus.

 

Microsoft Project PowerApp

Zu Project for the web gehört auch eine, automatisch für Sie erstellte, model-driven PowerApp. Durch anpassen dieser App nach Ihren Anforderungen, haben Sie unter anderem die Möglichkeit benutzerdefinierte Felder auf Projektebene anzulegen und einen Geschäftsprozess abzubilden.

Einfache Stammdatenerfassung für ihre Projekte

Project PowerApp

Alle Ansichten aus Project for the web

In der PowerApp sind die drei neuen Ansichten aus Project for the web, Task Grid, Task Board sowie Timeline, integriert. Sie bearbeiten also das ganze Projekt direkt aus Ihrer App heraus und müssen nicht zwischen PowerApps und Project hin und her springen.

MS Project PowerApp Tabellenansicht

Project PowerApp Tasks Grid

Vorgangsliste in PowerApps

 

MS Project Power App Kanban Board

Project PowerApp Tasks Board

Vorgangstafel in PowerApp

 

MS Project Power App - Balkendiagramm/Gantt Diagramm
Project Power App Tasks Timeline

Balkendiagramm in PowerApp

 

Programmmanagement und Portfoliomanagement mit der Power App für MS Project for the web

Model-driven PowerApps sind eine no-code Lösung von Microsoft. Sie erweitern die Standard MS Project App daher einfach und ohne dass Sie eine Programmiersprache beherrschen müssen. Hier haben wir als Beispiel die neue Entität Program hinzugefügt, mit der wir Projekte in Programme einteilen können.

Diese Programme steuern wir dann über neu angelegte Felder in einer Übersichtsseite. Diese Felder bedienen sich der von uns angelegten Relation zwischen der Projekt und Program Entität und können auch als Roll-Up oder berechnete Felder angelegt werden.

R&D Projects

Programmmanagement in der Project Power App

 

Program Management

Berichtswesen für das Projektcontrolling mit Microsoft Power BI und Microsoft Project for the web

Welche Berichte gibt es für Project for the web? Es gibt standardmäßig u.a. Berichte für Power BI  für den Status eines einzelnen Projekts, über das gesamte Portfolio und über alle Ressourcen. Weitere Berichte z.B. über die Ressourcenauslastung bieten wir als Add-On an.

Ressourcenmanagement mit Microsoft Project for the web

Für eine Auslastungsplanung können Sie in Project for the web u.a. den Ressourcenbedarf pro Projekt unabhängig von der Vorgangsplanung erfassen und über zugehörige Berichte die Ressourcenauslastung gegenüber der verfügbaren Kapazität Ihrer Mitarbeiter darstellen. Daneben können Sie eine vereinfachte Ressourcenplanung auf Basis der zugeordneten Vorgänge nutzen. Für diesen Herbst ist zudem eine neue Ansicht "People view" angekündigt.

Program Dashboard

Microsoft Project for the web und Microsoft Teams Integration

Microsoft teams Diskussion zu Vorgang in Microsoft Project for the web 

und auch in Microsoft Teams ist alles integriert, u.a. können sie innerhalb von Teams alle Ansichten von Microsoft Project for the Web anzeigen als auch zu den Vorgängen in Microsoft Teams diskutieren.

Mit Allocatus können Sie zudem automatisiert neue Teams inkl. Microsoft Project for the web erstellen.

Tipp: mit der Power App können sie sowohl Daten aus Microsoft Project Online, Project for the web an einer Stelle zusammenführen. Zudem können auch weitere Projektmanagementlösung integriert werden u.a. Atlassian Jira.

Microsoft Project for the web - Bezug auf Vorgänge nehmen

Wenn Sie nicht über Teams zu einem Vorgang Rückfragen oder die gesamte Kommunikation erfassen möchten, können Sie alternativ auch den Link zu einem Vorgang per E-Mail, Chat oder über einen anderen Kommunikationskanal versenden. So ist sichergestellt, dass die gesamte Projektkommunikation an einer Stelle gebündelt werden kann.

Microsoft project for the web Link bzw. Verknüpfung zu Vorgang in E-Mail oder Chat versenden

Besprechungsprotokoll für Projekt erstellen

In vielen Meeting ist es üblich ein Besprechungsprotokoll zu erstellen. Irgendjemand bekommt die leidige Aufgabe während der Besprechung mitzuschreiben. Beschlüsse werden protokolliert, Themen diskutiert und Aufgaben verteilt. Meist wird das Protokoll per E-Mail verschickt und im nächsten Meeting dann hervorgeholt, um zu prüfen, ob alles zwischenzeitlich erledigt wurde. Diejenigen die Aufgaben mitgenommen haben, übertragen diese dann oft manuell in ihre eigene Aufgabenverwaltung. Der Projektleiter pflegt mitunter noch eine separate Liste mit offenen Punkten und aktualisiert ggf. noch die bestehende Projektdokumentation. 

Wie kann man ein Protokoll für eine Besprechung mit Office 365 besser organisieren?

Ein gängiger Ansatz ist es, alle Dokumente in Microsoft Teams/SharePoint zu erfassen, ggf. noch OneNote oder das Teams Wiki für die Erfassung Tagesordnungspunkte der Besprechung zu verwenden. Vielleicht wird hier und dort noch Microsoft Planner für die Erfassung der offene Punkte statt einer Excel Liste verwendet. Aber ist das besser? Das ist einfach nur eine veralte Denke, einen analogen Prozess zu digitalisieren, ohne die die Vorteile von Office 365 auszunutzen.

Wie geht es also besser? Was ist das Ziel für eine effizienteres Besprechungsprotokoll

Nutzen Sie nur einen Ort, um die offenen Punkte zu erfassen, z.B. Microsoft Project for the web oder auch Microsoft Planner. 

Alle Punkte, die in der Besprechung besprochen werden sollen, müssen ja ohnehin als offene Punkte vorher bekannt sein oder beim Überprüfen des Projektstatus an die Oberfläche kommen. Wenn hierzu etwas besprochen wird, dann schreiben Sie es direkt in die Notizen zu dem entsprechenden Punkt, das geht entweder direkt in den Vorgangsnotizen bzw. Aufgabennotizen oder über in Microsoft Project for the Web direkt in den Teams Notizen zu jedem Vorgang.

Ergibt sich eine konkrete Aufgabe für einen Mitarbeiter, dann weisen Sie in direkt dort der Aufgabe zu, sodass diese dann auch diese zusammen mit seinen übrigen Aufgaben in seiner Aufgabenliste sieht, z.B. direkt in Microsoft To Do oder über Allocatus auch in Microsoft Outlook.

Damit haben alle Projektbeteiligten an einer Stelle den gesamten Überblick über das Projekt und der Status bleibt aktuell und veraltet nicht wie ein Besprechungsprotokoll. Es vermeidet auch den Versand von E-Mail, da jeder den Ort kennt und etwaige Rückfragen direkt an der Stelle z.B. über das Erwähnen einer Person in dem zugehörigen Teams Chat gesteuert werden kann. Wenn das ganze Team bereits in der Besprechung die Notizen arbeitsteilig erfasst, entfallen lästige formelle Nacharbeiten zu einer Besprechung.

Project for the web - Fortschrittserfassung

Wie kann ich den Fortschritt zu meinen Aufgaben in Microsoft Project for the web zurückmelden. Alle Benutzer können Vorgänge als erledigt markieren, die Zugriff auf den Projektplan haben, z.B. innerhalb von Teams oder über die Weboberfläche. Hierfür kein Project Plan 1 Lizenz erforderlich, wenn die Benutzer eine gültige Microsoft 365 Lizenz haben und Project for the web in der Standardumgebung läuft.

Project for the web und Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern (Gast Benutzer)

Microsoft Project for the web Projektplan teilen, exportieren, schicken und versenden

Wenn Sie in einem Projekt mit externen Ressourcen zusammenarbeiten, können auch diese auf den Projektplan zugreifen, ohne dass diese in Ihrem Unternehmen ein Konto haben. Voraussetzung ist, dass diese über ein Microsoft 365 Konto verfügen. Dieses wird dann für die Anmeldung verwendet. Diese Funktion ist u.U. noch nicht in Ihrer Microsoft 365 Umgebung verfügbar.

Microsoft project for the web projektplan kostenlos teilen/Leseansicht

Auch wenn Sie nur Lesezugriff ohne eine Lizenz für Project for the web haben (Project Plan 1), können Sie zu jedem Vorgang eine Diskussion in Team starten

Project for the web und Microsoft To Do

Microsoft Project for the web Microsoft To Do Integration

Microsoft hat mit Microsoft To Do eine neue App geschaffen, die Aufgaben sowohl aus Outlook als auch aus Microsoft Planner an einer Stelle zusammenfasst. Analog werden auch in Microsoft Teams in der App Task by To Do und Planner die Aufgaben aus beiden Quellen angezeigt. Nun stellt sich natürlich die Frage, wo man die einem persönlich zugeordnenten Aufgaben bzw. Vorgänge aus Microsoft Project for the Web sieht. In Microsoft To Do ist dies gegenwärtig noch nicht der Fall. Sie können aber hier dafür abstimmen.

Microsoft Project for the web My work Meine Arbeit/Aufgaben/Vorgänge

Alternativ können Sie einen Power BI Bericht hierfür verwenden oder mit der Software Allocatus die Vorgänge mit der persönlichen Aufgabenliste von Outlook und damit auch mit Microsoft To do bzw. Microsoft Teams synchronisieren. So können Sie auch mobil auf Ihre Vorgänge zugreifen.

Microsoft Project for the web - Mobile App für iPhone und Android Smartphones

Für Microsoft Project for the web wird anders als für Microsoft Planner bislang von Microsoft keine mobile App angeboten. Wenn Sie in Microsoft Teams zu Vorgänge aus Microsoft Project for the web diskutieren, können Sie hierzu auch die mobile App von Microsoft Teams nutzen. Zudem funktioniert Project for the web auch in mobilen Browsern auf iPhone und Android.

Microsoft Project for the web - Zeiterfassung

Microsoft Project for the web enthält keine zentrale Projektzeiterfassung, in der Mitarbeiter alle ihre Vorgänge sehen und hierzu ihre Ist-Zeiten zurückmelden können (Stundenzettel). Es ist standardmäßig nur möglich, das Feld Effort completed (Ist-Aufwand) in jedem Vorgang manuell zu setzen. Dies spiegelt jedoch nur den gesamten Ist-Aufwand wieder und es keine tägliche Buchung möglich.

Diese Lücke füllt das Add-On Allocatus. Hiermit können Sie auf beliebige Vorgänge aus Microsoft Project for the Web stundengenau und mit Beschreibung Ihre Projektzeitenbuchen.Besonders einfach direkt aus Microsoft Outlook: https://www.allocatus.de/zeiterfassung-mit-project-for-the-web oder ohne Outlook: https://www.allocatus.de/projektzeiterfassung-fuer-microsoft-project-planner-jira-devops-teams

Microsoft Project for the web - Checklisten für Vorgänge bzw. Aufgaben

Project for the web Checklisten für Vorgänge-Aufgaben

Zu jedem Vorgang bzw. Aufgabe in Microsoft Project for the web können Sie eine Checkliste anlegen. Die einzelnen Actions Items können einzelner abgehakt werden. Das Abhaken der Checklisteneinträge führt jedoch nicht dazu, dass der Fortschritt des Vorgangs bzw. der Aufgabe geändert wird.

In Project for the web den kritschen Pfad/Weg anzeigen

In Microsoft Project for the web können Sie den kritischen Pfad ganz einfach darstellen. Lizenzrechtliche Voraussetzung hierfür allerdings ein Project Plan 3.

Project for the web kritischen Pfad anzeigen

Project for the web und Etiketten/Tags/Labels

Wie bei Microsoft Planner gibt es in Microsoft Project for the Web auch weitere Etiketten, mit denen Sie die einzelnen Vorgänge markieren und im Nachgang dann filtern können. 

Microsoft Project for the web Etiketten Tags Label Filter

Project for the web - Berichtswesen

 

Microsoft Project for the web Vorlagen

Aktuell kann man bestehende Projekte in Microsoft Project for the web kopieren. In Kürze wird es auch eine eigene Vorlagenverwaltung geben. Mehr Infos hier:

 

Migration von anderen Projektmanagementlösungen zu Microsoft Project for the web

Falls Sie derzeit Assana, Monday, Teamwork, ClickUp oder eine andere webbasierte Projektmanagementsoftware einsetzen, bieten wir Ihnen gerne eine Migration der Daten an.

Microsoft Project for the web und Microsoft  Dynamics 365 Project Operations Integration

MS Dynamics 365 Project Operations ist standardmäßig mit Microsoft Project for the web integriert. Damit können Projektdienstleister Ihren kompletten Prozess für das Projektgeschäft mit einer Lösung abbilden. Hierzu gehörten u.a. Funktionen für Kapazitätsplanung und Verrechnung von Projektmitarbeitern

Strategische Planung und Microsoft Project for the web

Jede Arbeit im Unternehmen muss auf die strategischen Ziele Ihres Unternehmens ausgerichtet  sein. Dazu gehören die großen Projekte, die z.B. mit Microsoft Project Online geplant werden, viele mittlere und kleine Projekten die z.B. mit Microsoft Project for the web geplant werden oder andere Initiativen wie z.B. agile Produktentwicklungen, die mit Azure DevOps oder Jira geplant werden. Wenn Sie Power Apps für das Management der strategischen Ziele einsetzen und Ihres Portfolios einsetzen, dann können sehr einfach die Daten aus Project for web darin integrieren, sodass sie sicher gehen, dass auch die hierin geplanten Projekte auf die Ziele einzahlen. Mehr dazu in unserem Video:

 

Die neue Projektmanagementtool von Microsoft 

Microsoft 365

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