Best Practices für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement in Microsoft 365

Im Jahr 2026 zählt schnelle Umsetzung von Projekten mehr als je zuvor. Das geht nur mit effektivem Ressourcenmanagement und erfordert eine nahtlose Verbindung zwischen strategischer Planung und operativer Ausführung. Altus PPM stellt hierfür die technologische Infrastruktur direkt in Ihrer Microsoft 365 Umgebung bereit.

Ressourcenmanagement Best Practices

In der Praxis bewährt hat sich ein Ressourcenmanagement, das auf der jeweiligen Planungsebene nur so genau wie nötig plant. Das aber konsequent. Von der Erfassung des Ressourcenbedarfs unterscheiden wir nach strategischer, taktischer und operativer Ressourcenplanung auf Portfolio-, Management- und Ausführungsebene.

Erfassung des Ressourcenbedarfs

Für jedes neue Projekt wird der Ressourcenbedarf pro Rolle abgeschätzt.

Im Beispiel sieht man den Ressourcenbedarf in Höhe von 80h pro Monat vom Mai bis Okt 2026 für die Rolle Project Manager in Altus.

Strategische Kapazitätsplanung (Portfolio-Ebene)

Bevor ein Projekt genehmigt wird, erfolgt eine Kapazitätsprüfung auf Rollenebene, dadurch wird die Auswirkung des neuen Projekts auf die Roadmap sofort sichtbar.

Im Beispiel sieht man in Altus, dass für den Zeitraum von Mai bis Juni 2026 ca. eine halbe Vollzeitkraft zu wenig Kapazität existiert (rot hinterlegte Zellen).

Der Portfolio Manager kann die Projekte jetzt nach Rangfolge oder anderen Kriterien sortieren und überlegen, welches Projekt ausgeschlossen oder verschoben werden sollte oder wieviel Kapazität aufgebaut werden müsste (Szenario-Analyse).

Im Beispiel wurde das Projekt HRMS Migration, um drei Monate verschoben, wodurch die Ressourcenüberlastung weitestgehend ausgeglichen wurde (jetzt grün hinterlegte Zellen).

Taktische Ressourcenallokation (Management-Ebene)

Ist das Portfolio freigegeben, wird der abstrakte Rollenbedarf durch konkrete Personen ersetzt. Die Software schlägt den jeweiligen Teamleitern geeignete und verfügbare Mitarbeiter vor. Der Teamleiter wählt dann die passende Ressource aus.

Im Beispiel werden die Project Manager angezeigt, die in dem angefragten Zeitraum noch Kapazität haben. Da Peter Peterson mehr Kapazität hat, wählt der Teamleiter diesen aus.

Der Teamleiter hat stets den Überblick über Auslastung seines Teams in der Ressourcen-Heatmap.

Im Beispiel ist Peter Peterson bis August weitestgehend voll ausgelastet, ab September hat er zunehmend mehr Kapazität (erkennbar an der von grün nach blau wechselnden Farbe).

Zudem steht die gesamte Übersicht über den angefragten Ressourcenbedarf und die erfüllten Ressourcenanfragen stets in den Power BI-Berichten jederzeit bereit.

Operatives Ressourcenmanagement (Ausführungsebene)

Da Altus mit vielen operativen Aufgaben- und Projektmanagement- sowie agilen Work Management-Tools wie Planner, MS Project, Azure DevOps und Jira integriert ist, sieht man jederzeit den Vergleich zwischen der Planung auf Management- und Ausführungsebene.

Im Beispiel sieht man rechts oben im Power BI Bericht von Altus, dass im Projekt S/4HANA: Core S/4HANA Migration 86 Stunden im Projektplan mehr verplant sind, als vom Teamleiter zugesagt und bei den anderen Projekten entweder der Aufwand deckt bzw. mehr angefragt ist, als bisher verplant ist (grüne Balken).

Feedback und Optimierung (Controlling-Ebene)

Der Kreislauf schließt sich durch die Erfassung des Ist-Aufwands. So kann Altus für alle verbundenen operativen Systeme als Zeiterfassungssystem verwendet werden. Über den Vergleich von Plan- zu Ist-Werten, können Abweichungen schnell erkannt werden und für die weitere Planung berücksichtigt werden.

Typischer Nutzen für die Organisation

Durch die Implementierung dieses strukturierten Ressourcenmanagementprozesses erzielen Unternehmen mit Unterstützung von Holert messbare Vorteile:

1. Erhöhte Durchlaufgeschwindigkeit: Projekte geraten seltener ins Stocken, da Ressourcenengpässe antizipiert statt nur verwaltet werden.
2. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Eine realistische Kapazitätsplanung reduziert Überlastungen und fördert ein gesundes Arbeitsklima.
3. Faktenbasierte Entscheidungsfindung: Das Management entscheidet auf Basis von Echtzeitdaten statt auf Basis von Annahmen, welche Projekte gestoppt, verschoben oder gestartet werden.
4. Kosteneffizienz: Durch die Identifikation von ungenutzten Kapazitäten und die Vermeidung von Doppelarbeiten wird der Ressourceneinsatz optimiert.

Die Transformation bei LAPP

Ein Praxisbeispiel für diesen Reifegradsprung ist die LAPP Group. Durch den Einsatz von Altus PPM in Verbindung mit Jira baut der weltweit führende Hersteller von Kabeln und Verbindungslösungen seine Position weiter aus.

Das Event findet ab 9:00 Uhr in den Urban Spaces in Stuttgart statt – vor Ort (bis 17:00) und online (bis 12:00). Neben der LAPP-Fallstudie stehen das Ende des Supports für Microsoft Project Online und die Weiterentwicklung des PMO zum Value Management Office auf der Agenda.

Die Teilnahme ist kostenlos. Jetzt anmelden und Platz sichern.