Telefonieren mit Microsoft Teams

Telefonate und Anrufe mit Microsoft Teams am PC und mit mobilen Geräten führen.
Wenn Sie mit Microsoft Teams arbeiten, können Sie das Kommunikationstool auch zum Telefonieren und zum Verwalten von Anrufen verwenden. Ob mobil, aus dem Homeoffice oder vom Firmen-PC - mit Microsoft Teams können Sie ganz leicht auf jeden Festnetzanschluss oder auf jedes Mobiltelefon telefonieren.

Mit Microsoft Teams können Sie beliebig viele Telefonate zu sehr günstigen Preisen durchführen. So schonen Sie die Liquidität Ihres Unternehmens und können auf die neueste Infrastruktur zurückgreifen.

In diesem Artikel gehen wir unter anderem auf folgende Fragen ein:

• Wie können Sie Personen im eigenen Unternehmen über Microsoft Teams anrufen?
• Wie können Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens über Microsoft Teams anrufen?
• Wie können Sie Anrufe in Microsoft Teams annehmen, halten oder durchstellen?
• Wie können Sie Personen zu einem Anruf in Microsoft Teams hinzufügen oder mehrere Anrufe gleichzeitig tätigen?
• Kann ich die Firmentelefonanlage in Microsoft Teams integrieren?

Kurzüberblick

• Anrufe innerhalb des eigenen Unternehmens sind über die Teams-App kostenlos und benötigen keine zusätzliche Telefonie-Lizenz.
• Für Anrufe ins Festnetz oder Mobilfunknetz benötigen Sie eine Teams-Phone-Lizenz plus eine PSTN-Anbindung: Direct Routing, Microsoft-Anrufplan (Calling Plan) oder Operator Connect.
• Die Lizenz „Microsoft Teams Phone Standard“ ist nur in Microsoft 365 E5 bereits enthalten; bei allen anderen Plänen (u. a. Business Basic/Standard/Premium, E1, E3, F1/F3) muss sie separat hinzugebucht werden.
• Über Direct Routing lassen sich bestehende Telefonanlage und Rufnummern weiterverwenden – ein Anbieterwechsel ist nicht nötig.

Personen im eigenen Unternehmen anrufen

• Klicken Sie im vertikalen Menü auf der linken Seite auf die Schaltfläche "Anrufe"
• Unter dem Reiter "Kontakte" werden Ihre bestehenden Kontakte aufgelistet. Sollten Sie einen Kontakt nicht auf Anhieb finden, können Sie den Namen in die Suchleiste eintippen
• Den ausgewählten Kontakt können Sie durch einen Klick auf das „Telefon-Icon“ anrufen

• Alternativ haben Sie die Möglichkeit direkt aus einem Chat heraus Einzel- oder Gruppenanrufe zu tätigen
• Dafür müssen Sie lediglich im Reiter "Chat" einen bestehenden oder einen neuen Chat öffnen und oben rechts auf das „Telefon-Icon“ klicken

Personen außerhalb Ihres Unternehmens anrufen

• Klicken Sie im vertikalen Menü auf der linken Seite auf die Schaltfläche "Anrufe"
• In dem sich öffnenden Menü können Sie neue Kontakte hinzufügen, diesen eine Kurzwahl zuordnen, die Wähltastatur nutzen, Ihre Voicemails anhören oder Ihr Anrufprotokoll einsehen

Annehmen, halten und durchstellen eines Anrufs

• Wenn Sie in Microsoft Teams angerufen werden, können Sie auswählen ob, Sie den Anruf annehmen oder ablehnen möchten.
• Wenn Sie den Anruf angenommen haben, können Sie entscheiden ob Sie Ihr Mikrofon und/oder Ihre Kamera, durch einen Klick auf das Mikrofon- bzw.- Kamerasymbol, aktivieren möchten. In unserem Beispiel ist die Kamera deaktiviert und das Mikrofon aktiviert.

• Durch einen Klick auf die drei Punkte öffnet sich ein Menü, in dem Sie u.a. auswählen können, ob Sie den Anruf halten oder durchstellen möchten oder sich die Tastatur einblenden lassen möchten.

Microsoft-Telefonsystem

Mit dem Microsoft Telefonsystem können Sie direkt aus Microsoft Teams ins Festnetz telefonieren und Anrufe aus dem Festnetz empfangen. Hierfür gibt es u.a. drei Optionen.

1. Sie konfigurieren Teams so, dass alle Anrufe über einen unabhängigen Telefonanbieter abgewickelt werden (Direct Routing).
2. Sie kaufen die Telefonfunktion direkt von Microsoft und telefonieren direkt über Microsoft 365 (Anrufplan).

Option 1: Microsoft Direct Routing

Bei dieser Option können sie ihre bestehende Telefonanlage (PBX) direkt mit Microsoft Teams verbinden. Das Praktische daran: Sie müssen weder ihren Telefonanbieter, noch ihre Rufnummer wechseln. Dies geht mit jeder Telefonanlage die von Microsoft als SBC-(Session Board Controller)-Partner zertifiziert ist oder über unseren Partner mit einem beliebigen SIP Telefonieanbieter.

Option 2: Microsoft-Anrufpläne

Bei dieser Option fungiert Microsoft als Ihr Telefonanbieter. Für unterstützte Länder, darunter Deutschland, können Sie Anrufpläne (Calling Plans) erwerben und diese Nutzern über das Teams Admin Center zuweisen. Voraussetzung ist zunächst die Teams-Phone-Lizenzierung: Diese ist in Microsoft 365 E5 bereits enthalten; bei allen anderen Plänen (u. a. Business Basic/Standard/Premium, E1, E3, F1/F3) muss die Zusatzlizenz „Microsoft Teams Phone Standard“ separat erworben werden, bevor der eigentliche Anrufplan lizenziert werden kann.

Option 3: Routing über virtuelle Telefonanlage/Operator Connect

Bei dieser Option benötigen Sie keine eigene Telefonanlage, sondern buchen diese direkt von einem Telefonanbieter. Voraussetzung hier für ist die Team Phone Standard Lizenz.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet Telefonieren mit Microsoft Teams?
Anrufe zwischen Kolleg:innen innerhalb der Organisation sind über die Teams-App kostenlos und benötigen keine zusätzliche Telefonie-Lizenz. Für Anrufe ins Festnetz oder Mobilfunknetz fallen je nach gewählter Option (Direct Routing, Calling Plan oder Operator Connect) Kosten für die Teams-Phone-Lizenz sowie nutzungs- oder anbieterabhängige Gesprächsgebühren an.

Kann ich meine bestehende Rufnummer und Telefonanlage behalten?
Ja. Mit Direct Routing verbinden Sie Ihre bestehende Telefonanlage (PBX) oder einen SIP-Trunk-Anbieter über einen zertifizierten Session Border Controller (SBC) mit Microsoft Teams – Rufnummer und Anbieter bleiben unverändert.

Was ist der Unterschied zwischen Calling Plan, Operator Connect und Direct Routing?
Beim Calling Plan ist Microsoft selbst Ihr Telefonanbieter. Bei Operator Connect bindet ein zertifizierter Carrier seinen Anschluss direkt im Teams Admin Center an, ohne dass Sie eigene Hardware betreiben müssen. Bei Direct Routing verbinden Sie einen beliebigen SIP-Anbieter über eine eigene oder gehostete SBC-Instanz – mit dem größten Konfigurationsaufwand, aber der größten Flexibilität.

Brauche ich zusätzliche Hardware zum Telefonieren mit Teams?
Nein, Anrufe lassen sich über PC, Mobilgerät oder Tischtelefon führen; ein Headset genügt für die meisten Anwendungsfälle. Für Gemeinschaftsbereiche gibt es zusätzlich zertifizierte Teams-Telefone.

Telefonie als Teil Ihrer Projektarbeit in Microsoft Teams

In der Praxis bleibt die Telefonfunktion von Microsoft Teams oft von der eigentlichen Projektarbeit getrennt: Rückfragen mit Auftraggebern, Lieferanten oder Teammitgliedern laufen weiter über separate Kanäle, obwohl Chat, Besprechungen, Dateien und Aufgaben längst in Teams zusammenlaufen. Der Bezug des Anrufs zu Projekt, Aufgabe oder Vorgang geht dabei häufig verloren.

Holert begleitet Unternehmen seit über 25 Jahren dabei, Microsoft Teams als durchgängige Projektmanagement-Umgebung zu nutzen – Chat, Besprechungen und Telefonie eingebettet in Aufgaben, Vorgänge und Projektstruktur statt als isolierte Werkzeuge. Im Rahmen unseres Einführungspakets für Projektmanagement-Software zum Festpreis richten wir Microsoft 365 und Teams entsprechend ein; unsere Projektmanagement- und Portfoliomanagement-Referenzen zeigen, wie wir das für unsere Kunden umsetzen. Wie sich Telefonie in die gesamte Projektarbeit mit Microsoft Teams einordnet, zeigt unser Artikel Projektmanagement mit Microsoft Teams.

Holert unterstützt Sie gern bei der Auswahl und Einrichtung der passenden Telefonie-Option für Microsoft Teams – nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.