Was ist xPM?

Das traditionelle Projektportfoliomanagement hat Mühe, Schritt zu halten. PPM ist seit Jahren ein dynamischer Bereich. Wir haben große Fortschritte bei der Optimierung von Prozessen und der Straffung von Projekten gemacht, aber die Komplexität und das immer schnellere Tempo des Wandels erfordern neue Herangehensweisen.

• Was: xPM (Projectum xPM) verbindet die gesamte Arbeit einer Organisation – Projekte, Betrieb und Geschäftsfunktionen – mit der Unternehmensstrategie.
• Warum jetzt: Microsoft Project Online wurde am 30.09.2026 eingestellt; xPM ist eine der von Projectum positionierten Nachfolgelösungen.
• Plattform: xPM läuft auf Microsoft 365 und der Power Platform (Dataverse, Power Apps).
• Abgrenzung: Anders als Microsoft Planner Premium (Aufgaben- und Projektebene) und Altus PPM (breite PPM-Funktionsabdeckung) liegt der Fokus von xPM auf organisationsweiter Portfolio- und Strategieausrichtung mit starker Berichterstattung.
• Für wen: Organisationen, die über klassisches Projektportfoliomanagement hinaus alle Arbeitsformen strategisch steuern wollen.

Eine Zeit lang sprachen wir über das strategische Portfoliomanagement (SPM), bei dem Portfolios mit der Strategie verknüpft werden.

Aber das reicht nicht mehr aus.

Die heutige dynamische Landschaft erfordert mehr als nur die Ausrichtung von Projekten. Es ist erforderlich, die gesamte Arbeit in der gesamten Organisation aufeinander abzustimmen, um strategisch in die gleiche Richtung zu gehen. Es reicht nicht aus, nur unsere Projekte und Portfolios zu betrachten. Wir müssen die gesamte Organisation berücksichtigen.

Es geht darum, die Dinge richtig zu machen – und die richtigen Dinge zu tun.

Die Grenzen des traditionellen PPM

Lange Zeit lag der Schwerpunkt des PPM auf der Optimierung von Projekten und Portfolios. Der Prozess und die Tools sind für traditionelles PPM optimiert und bis zur Perfektion angepasst. Aber Organisationen funktionieren nicht allein durch Projekte.

In Wirklichkeit besteht ein Unternehmen aus mehreren Arbeitsweisen, agilen Arbeitsabläufen, Produktentwicklung, Betriebsabläufen, täglichen Geschäftsfunktionen und mehr – alles miteinander verbunden, aber oft in Silos organisiert.

Dieser siloartige Ansatz schafft einige zentrale Herausforderungen:

• Begrenzte Transparenz – es ist schwierig, die Lücke zwischen Portfolios und umfassenderen Geschäftsabläufen zu schließen.
• Strategische Fehlausrichtung – Die Ausführung ist oft nicht mit der Strategie verbunden, was zu Ineffizienzen führt, da Unternehmen ins Straucheln geraten oder abteilungsübergreifende Synergien nicht voll ausschöpfen.
• Mangelnde Flexibilität – Traditionelle PPM-Tools unterstützen nicht das gesamte Arbeitsspektrum in modernen Organisationen, sondern zwingen die Mitarbeiter eher dazu, nach unterschiedlichen Prozessen zu arbeiten, anstatt die richtige Arbeit zu erledigen.

Eine Zeit lang haben wir über strategisches Portfoliomanagement (SPM) gesprochen, um dieses Problem zu beheben. Durch die Ausrichtung der Portfolios an der Strategie sind wir der Auswahl unserer Projekte mit einem Ziel einen Schritt näher gekommen: die Strategie voranzutreiben und eine gute Kapitalrendite zu erzielen. xPM geht noch einen Schritt weiter, da es alle Arbeiten mit der Strategie verbindet und sicherstellt, dass jede Anstrengung das Unternehmen voranbringt.

Über PPM hinaus: Organisationsportfoliomanagement mit xPM

Bei Projectum dreht sich alles um xPM. Für uns bedeutet die Vielfalt der Arbeit ein größeres Innovationspotenzial – wenn man die Lücken überbrücken und das Potenzial verbinden kann. Es bedarf eines flexibleren Ansatzes, der all diese Elemente umfassen kann.

xPM ist ein Paradigmenwechsel. Es ist nicht nur eine weitere Methodik, sondern eine neue Sichtweise auf die Arbeit. Anstatt Projekte isoliert zu verwalten, stellt xPM sicher, dass jede Arbeitseinheit, sei es ein Projekt, ein operativer Prozess oder ein hybrider Ansatz, direkt mit den strategischen Zielen verknüpft ist.

Dies bringt völlig neue Anforderungen an die Gestaltung und Definition unserer Produkte mit sich. Es beginnt nicht aus der PPM-Perspektive, sondern mit dem Betriebsmodell Ihrer Organisation, wobei man zu den Grundlagen zurückkehrt und innerhalb der Organisation schaut. Es geht nicht darum, das perfekte Tool zu finden, sondern Prozesse zu entwerfen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Und das beginnt mit Ihrer Strategie. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Organisationsstrategie und vergleichen Sie diese dann mit Ihrem Betriebsmodell. Sie sind die Triebkräfte dafür, wie Sie Ihre Organisation verstehen, und die Antwort darauf, wie Sie großartige Prozesse schaffen. xPM ist das Bindeglied.

Abhängigkeiten, Ressourcen, Fähigkeiten und bestehende Projekte sind alles Elemente, die beeinflussen, welche Prozesse am sinnvollsten sind – und wie sie am besten nachverfolgt werden können.

Es erfordert Mut, das Bekannte hinter sich zu lassen und sich in die Welt der maßgeschneiderten Designprozesse von Grund auf zu begeben, aber das Ergebnis sind Prozesse, die die Strategie tatsächlich umsetzen, und eine optimierte Organisation mit genau der richtigen Anzahl an Prozessen. Nicht zu viel, nicht zu wenig, sondern genau richtig.

xPM ist das Gesamtbild

Kurz gesagt geht es bei xPM darum, die Strategie mit der Umsetzung zu verbinden. Richtiges xPM verbindet alle Arbeit mit der Strategie und verknüpft sie mit strategischen Faktoren. Es ist eine Veränderung in der Art und Weise, wie wir über die Arbeit in einer Organisation denken.

• Vollständige Transparenz über alle Arten von Arbeit hinweg
• Sicherstellung der strategischen Ausrichtung über Projekte, Abläufe und Geschäftsfunktionen hinweg
• Verbesserung der Agilität durch Anpassung der Prozesse an die realen Bedürfnisse
• Optimierung der Ausführung mit einem maßgeschneiderten Ansatz anstelle starrer Rahmenbedingungen

Dies erfordert ein Umdenken. Anstatt veraltete PPM-Modelle zu optimieren, geht es darum, Prozesse von Grund auf neu zu gestalten, die zu Ihrer Strategie, Ihrer Belegschaft und Ihren betrieblichen Anforderungen passen.

Mehr Infos zu Projectum xPM finden Sie hier. Der Artikel ist eine Übersetzung des Blog Posts von Peter Kestenholz What is xPM?

xPM im Vergleich: Microsoft Planner Premium und Altus PPM

Wer eine Nachfolgelösung für Microsoft Project Online sucht, das zum 30.09.2026 eingestellt wurde, muss xPM von anderen Microsoft-nahen PPM-Optionen abgrenzen. Alle drei Lösungen laufen auf Microsoft 365 beziehungsweise der Power Platform, unterscheiden sich aber deutlich in Reichweite und Zielgruppe:

Für Teams, die vor allem Aufgaben und einfache Projektpläne benötigen, reicht Planner Premium häufig aus. Wer die gesamte Organisation – nicht nur Projekte – strategisch ausrichten will, findet in xPM den weitreichenderen Ansatz; Altus PPM positioniert sich dazwischen mit breiter klassischer PPM-Funktionsabdeckung und eigenen Jira- und DevOps-Konnektoren.

Häufige Fragen zu xPM

Was unterscheidet xPM von klassischem Projektportfoliomanagement (PPM)?
Klassisches PPM optimiert Projekte und Portfolios. xPM bezieht zusätzlich Betrieb, Produktentwicklung und Tagesgeschäft ein und verknüpft jede Arbeitseinheit direkt mit der Unternehmensstrategie.

Ist xPM eine eigene Methodik wie Scrum oder PRINCE2?
Nein. xPM ist kein festes Vorgehensmodell, sondern ein Paradigma: Es lässt Projekt-, Produkt- und Betriebsarbeit in ihrer jeweiligen Methodik – klassisch, agil oder hybrid – laufen und verbindet sie über die Strategie.

Auf welcher Plattform läuft Projectum xPM?
Projectum xPM ist auf Microsoft 365 und der Power Platform aufgebaut und nutzt Dataverse als Datengrundlage.

Ist xPM eine Alternative zu Microsoft Project Online?
Ja. Projectum positioniert xPM als Nachfolgelösung für Organisationen, die von Project Online migrieren, das am 30.09.2026 eingestellt wurde.

Wie unterscheidet sich xPM von Altus PPM?
Beide laufen auf der Power Platform. Altus PPM deckt die klassische PPM-Bandbreite von Portfolio bis Zeiterfassung breit ab, xPM legt den Schwerpunkt auf organisationsweite Strategieausrichtung und Reporting.

Wie Holert Sie bei xPM unterstützt

Der xPM-Gedanke klingt einleuchtend – die Umsetzung ist es nicht automatisch. Zwischen „wir wollen alle Arbeit an der Strategie ausrichten" und einem laufenden Betriebsmodell auf Dataverse liegen Prozessdesign, Datenmigration und Change Management, die in vielen PMOs unterschätzt werden, insbesondere wenn parallel eine Migration von Microsoft Project Online ansteht.

Holert begleitet als Implementierungspartner von Projectum xPM und Altus PPM im DACH-Raum Unternehmen entlang dieses Weges – von der Evaluierung über die Prozessgestaltung bis zur Migration, mit einem methodischen Rahmen aus PMI- und SAFe-Praxis sowie tiefer Microsoft-365- und Power-Platform-Expertise. Seit 2019 implementiert Holert diese Lösungen bei Kunden wie Rohde & Schwarz, KUKA, LAPP und KWS und ist seit über 20 Jahren auf Projekt- und Portfoliomanagement spezialisiert. Mehr dazu auf unserer Seite PPM mit Power Apps und Projectum xPM, in unserer Beratung zu Microsoft-Project-Online-Alternativen und in unseren Projekterfahrungen aus PMO und VMO.