Dokumente rechtssicher vollständig digital signieren mit Adobe Sign auch integriert in Microsoft 365 (SharePoint/Teams)
Um ein pdf-Dokument mit und ohne Integration in Microsoft Teams/SharePoint qualifiziert digital per E-Mail signieren zu lassen, führen Sie folgende Schritte aus:
Um ein Dokument zur rechtsicheren Unterschrift an einem Empfänger zu senden, gehen Sie wie folgt vor.
Wandeln Sie das Dokument in ein pdf-Dokument um und öffnen Sie es mit Adobe Acrobat Pro DC.
Klicken Sie auf Fill & Sign
Klicken Sie auf Request signatures.
Geben Sie im Feld Signers die E-Mail-Adresse der Person oder der Personen ein, die das Dokument, digital unterschreiben sollen. Diese Personen benötigen keine elektronisches Zertifikat.
Klicken Sie auf Specify Where to Sign.
Klicken Sie im Dokument auf den Bereich, wo die Unterschrift eingefügt werden soll und wählen Sie dann die Spitze des Füllers aus, um das Unterschriftenfeld einzufügen.
Klicken Sie auf Senden.
Danach sehen Sie einen Bestätigungsdialog, dass das Dokument erfolgreich versendet wurde.
Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, dann wurde im Hintergrund automatisch für jedes Team auch eine SharePoint Dokumentenbibiliothek für das Dokumentenmanagement erstellt. Wenn Sie dort alle Dokumente verwalten, können Sie über die Integration mit Adobe Sign auch direkt von hier Dokumente zur Signatur versenden und die signierten Dokumente archivieren.
Vorausetzung hierfür ist, dass Sie die Integration von Adobe Sign und SharePoint Online konfiguriert haben. Sie können den oben beschriebenen Unterschriftenlauf dann direkt über das Kontextmenü in der Dokumentenbibliothek starten:
Aus Sicht des Empfängers läuft die digital Unterschrift wie folgt mit Adobe Sign (Echo Sign) ab.
Link in der E-Mail öffnen und Dokument überprüfen
Klick auf Click here to sign
Unterschrift einfügen, Klick auf Apply
Klick auf Click to Sign
Erfolgsnachricht, ggf. Kopie des Dokuments herunterladen
Bestätigungsemail, inkl. Anhang